Estimations d’inspection véhicule
Les VIEs dans Garage Hive vous permettent de gérer et de surveiller vos ventes additionnelles, autorisations supplémentaires et devis pour l'ensemble de votre personnel de service. Les VIEs sont créés en confirmant un Liste de contrôle d'inspection du véhicule ou une liste de contrôle de la qualité.
Table of contents
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Comprendre le processus du Jobsheet au VIE puis retour au Jobsheet
Pour vous aider à comprendre le processus de création d’un VIE à partir d’un Jobsheet, nous avons créé le diagramme de flux ci-dessous, qui montre toutes les étapes impliquées.
Une fois la fiche de travail créée, le technicien crée une Inspection du véhicule liée à la fiche de travail et inspecte le véhicule.
Selon le résultat de l'inspection, le véhicule peut nécessiter des travaux supplémentaires ou non. Sinon, il n'est pas nécessaire de créer une IVE.
Si oui, alors le conseiller de service vérifie et confirme l'inspection du véhicule et crée une Estimation d'inspection du véhicule.
L'estimation de l'inspection du véhicule est remplie avec les articles et la main-d'œuvre nécessaires pour les travaux identifiés, puis le conseiller de service partage le devis avec le client pour autorisation.
Lorsque le client donne son approbation pour les travaux à effectuer, les travaux approuvés sont copiés dans la fiche de travail liée, et les travaux non approuvés reçoivent une date de rappel pour référence future.
Confirmer une liste de contrôle à une IVE
Pour vérifier une liste de contrôle qui a été complétée par un technicien :
Sur la page de la liste de contrôle, cliquez sur Accueil puis sur Confirmer dans la barre de menu.
Pour créer un VIE, répondez Oui à la question qui s'affiche.
Si la fiche de travail liée contient des commentaires, vous recevrez une invite : 'Voulez-vous copier les commentaires liés à la fiche de travail actuelle ?' Sélectionnez Oui pour copier les commentaires de la fiche de travail vers le VIE créé.
Pour remplir automatiquement le Code Conseiller Service lorsqu'il est vide, recherchez Configuration Gestion Service GH dans l'icône de recherche en haut à droite.
Sélectionnez Oui pour le champ Remplissage automatique du conseiller de service dans les estimations VI dans l’onglet rapide Général, ce qui garantit désormais que le Code du conseiller de service est rempli après la confirmation de l’inspection du véhicule.
Remarque : Après avoir confirmé la liste de contrôle, changez le statut du processus sur la liste de contrôle en Terminé afin d'archiver la carte de la liste de contrôle.
Différents statuts VIE
Depuis le Centre de rôle, le VIE passe par les statuts suivants :
- En attente d'action tuile - affiche le nombre de VIE créés à partir de listes de contrôle complétées mais qui n'ont pas encore été traités.
- En attente de pièces tuile - affiche le nombre de VIE auxquels des articles et de la main-d'œuvre ont été ajoutés mais qui attendent maintenant que le service des pièces renseigne les informations sur les pièces.
- En attente du conseiller - affiche le nombre de VIE complétés qui attendent la confirmation et la vérification du conseiller service avant d'être envoyés au client.
- En attente d'autorisation - le nombre de VIE complétés qui ont été envoyés au client et qui attendent maintenant son approbation.
Le statut du VIE peut être modifié depuis le document comme suit :
Cliquez sur la tuile contenant le VIE dont vous souhaitez changer le statut.
Sélectionnez le VIE dans la liste qui apparaît en cliquant sur le N° du VIE à ouvrir.
Dans l’onglet rapide Général du VIE, faites défiler jusqu’au champ Statut du VIE et sélectionnez le statut à changer dans le menu déroulant.
Ajouter des articles et de la main-d'œuvre à l'estimation de l'inspection du véhicule
Après avoir créé un VIE à partir de la liste de contrôle, le statut est En attente d'action, pour alerter le conseiller service qu'une action est nécessaire :
Cliquez sur la tuile En attente d'action pour ouvrir la liste des VIE, et sélectionnez le VIE sur lequel travailler.
Ajoutez des articles et de la main-d'œuvre au VIE selon les vérifications effectuées.
Changez le Statut VIE en En attente d'autorisation de la part du client, ce qui le déplace de la tuile En attente d'action à la tuile En attente d'autorisation.
Si vous cliquez sur n'importe quel montant sous le Total TTC, en dessous des lignes d'estimation de l'inspection du véhicule.
Une fenêtre contextuelle apparaît et affiche les totaux de Total du Document, Calcul du Prix, Valeur de la Fiche de Travail (Actuelle), les totaux Client Autorisé, les totaux Client Non Autorisé et le Total Combiné (Autorisé).
Ajout de l'autorisation du client et copie des lignes autorisées dans la feuille de travail
Vous avez déjà communiqué avec le client et été informé des travaux à effectuer à ce stade. L'étape suivante consiste à approuver les lignes du document. Il existe deux méthodes pour autoriser les lignes du document :
La première est à partir des lignes du document :
- Faites défiler vers la droite du document jusqu'à atteindre la colonne Autorisé par le client. Cochez toutes les lignes que le client a approuvées.
- Dans la barre de menu, sélectionnez Accueil puis Copier les lignes autorisées dans la feuille de travail.
Alternativement, à partir des éléments de groupe où les lignes de document ont été ajoutées :
- Faites défiler vers le haut jusqu'à la section Éléments de groupe (voir Grouper les lignes de document ), où les groupes ont déjà été créés.
- Sélectionnez les éléments de groupe qui ont été approuvés dans la colonne Client Autorisé. Toutes les lignes de document au sein d'un groupe sont approuvées lorsqu'un groupe est coché. Une seule ligne de document qui fait déjà partie d'un groupe ne peut pas être autorisée séparément.
- Dans la barre de menu, sélectionnez Accueil puis Copier les lignes autorisées vers la feuille de travail.
- S'il y a des commentaires dans le document, vous serez invité, « Voulez-vous copier les commentaires liés au VIE actuel ? » Sélectionnez Oui pour copier les commentaires dans la fiche de travail, et Non pour ignorer les commentaires.
- Appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier pour sélectionner tous les commentaires à copier dans la fiche de travail, puis cliquez sur OK.
- Cela ajoutera les lignes et commentaires sélectionnés à la fiche de travail choisie.
- Sélectionnez le document sur lequel copier dans la page qui apparaît, puis cliquez sur OK.
- Sélectionnez Ouvrir la fiche de travail pour ouvrir la fiche de travail, ou Ouvrir la fiche de travail et marquer VIE comme terminée pour ouvrir la fiche de travail et marquer le VIE comme terminé.
Remarque : Pour archiver les lignes non approuvées après un certain temps en l'absence d'approbation, vous pouvez changer le statut VIE en complet pour archiver les lignes non approuvées.
Comment copier les lignes VIE dans une estimation
Lorsque vous souhaitez copier les lignes d'un VIE vers une estimation :
Ouvrez le VIE à partir duquel vous souhaitez copier les lignes. Cliquez sur Accueil puis sélectionnez Copier les lignes vers l'estimation dans le menu déroulant.
Pour inclure des lignes spécifiques, cochez les cases dans la colonne incluse à côté de chaque ligne que vous souhaitez copier.
Pour sélectionner toutes les lignes simultanément, utilisez l'action Tout inclure située dans la barre de menu.
Avec vos lignes sélectionnées, procédez en cliquant sur l’action Copier les lignes vers les devis dans la barre de menu.
Une fois les lignes copiées, une nouvelle estimation est automatiquement créée. Vous pouvez consulter et modifier cette estimation en allant à la liste des estimations.
Voir aussi
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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