Rapprocher les paiements à l’aide de l’application automatique
Les lignes dans le Journal de rapprochement des paiements peuvent être remplies en important un relevé bancaire sous forme de fichier ou en saisissant manuellement les transactions effectuées sur votre service de paiement. Ce qui suit décrit comment rapprocher les paiements en utilisant l'application automatique :
Choisissez l'icône de recherche, en haut à droite, saisissez Journaux de rapprochement des paiements, et sélectionnez le lien correspondant.
Sélectionnez Nouveau Journal dans la barre de menu pour commencer un nouveau journal de rapprochement de paiement.
Sur la page Liste des comptes bancaires de paiement, sélectionnez le compte bancaire pour lequel vous souhaitez rapprocher les paiements, puis choisissez le bouton OK.
Sélectionnez Importation personnalisée de transactions dans la barre de menu, puis le format d'importation bancaire de l'entreprise. Dans notre exemple, nous utiliserons l'action NatWest Bankline pour importer le relevé bancaire obtenu auprès de la banque.
Sélectionnez le fichier contenant les transactions bancaires pour les paiements que vous souhaitez rapprocher sur la page Sélectionner un fichier à importer, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. L'autre option serait de saisir manuellement les transactions dans le journal.
La page Journal de rapprochement des paiements est remplie de lignes pour les paiements représentant les transactions bancaires provenant de l'extrait bancaire importé ou des transactions saisies manuellement.
Pour appliquer le rapprochement automatiquement, sélectionnez Accueil dans la barre de menu, puis Appliquer automatiquement.
Le champ Confiance de correspondance sur les lignes des paiements qui ont été automatiquement appliqués à leurs écritures ouvertes associées a une valeur de Faible, Moyenne ou Élevée pour indiquer la qualité de la correspondance des données sur laquelle l'application de paiement suggérée est basée. De plus, les champs Nom du compte, Type de compte et N° de compte sont remplis avec des informations sur le client ou le fournisseur auquel le paiement est appliqué.
Choisissez l'action Lignes avec différence en bas pour examiner, accepter/supprimer ou modifier manuellement plusieurs demandes de paiement qui ont une valeur dans le champ Différence.
La page Revue de la demande de paiement apparaît, avec la première demande à examiner affichée. Pendant que vous traitez la demande précédente, la suivante sera affichée sur la page. Toutes les informations pertinentes concernant le client ou le fournisseur auquel le paiement est appliqué, les détails de correspondance et les actions pour traiter la ligne, telles que les actions Accepter la demande et Appliquer manuellement, sont affichées.
Choisissez l'action Lignes à examiner en bas, puis choisissez l'action Accepter l'application pour accepter l'application automatique, ou Supprimer l'application pour supprimer l'application automatique dans la page Revue de l'application de paiement pour la ligne de journal sélectionnée. La Confiance de correspondance passe à Acceptée.
Pour modifier une application automatique, sélectionnez une ligne de journal, puis choisissez Application manuelle dans la barre de menu, puis choisissez l'action Appliquer manuellement.
Sur la page Demande de paiement, vous pouvez refaire une demande ou appliquer manuellement le paiement. Voir Revoir ou appliquer les paiements après application automatique .
Sélectionnez une ligne de journal non appliquée pour un reçu ou une dépense récurrente, tels que les frais bancaires, puis choisissez Application manuelle dans la barre de menu, suivie de l'action Mapper le texte au compte. Voir Mapper le texte sur les paiements récurrents pour la réconciliation automatique.
Après avoir terminé de mapper le texte de paiement aux comptes, cliquez sur Modifier la liste pour enregistrer les modifications, puis sur le bouton Fermer. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Oui.
Lorsque vous configurez une correspondance texte-vers-compte, l'application de paiement automatique résultante aura Élevé - Correspondance texte-vers-compte dans le champ Confiance de correspondance.
Pour une ligne de journal qui n'a pas d'application suggérée parce qu'aucune écriture comptable n'existe à laquelle elle peut être appliquée, utilisez l'action Transférer la différence au compte dans les sous-menus Application manuelle du menu, pour créer et enregistrer l'écriture comptable générale manquante nécessaire pour appliquer le paiement. Le champ Confiance de correspondance pour la ligne de journal change en Manuelle. Voir Réconcilier les paiements qui ne peuvent pas être appliqués automatiquement .
Pour examiner le résultat de la publication avant de publier les lignes du journal, sélectionnez Plus d’actions, puis Actions dans la barre de menu. Dans les sous-menus Actions, sélectionnez Traiter, Publier, puis l’action Rapport de test. Le rapport de relevé de compte bancaire s’ouvre et affiche les mêmes champs en bas de la page du journal de rapprochement des paiements.
Lorsque plus aucune ligne n'a besoin d'être revue et que le champ Différence est vide sur toutes les lignes, sélectionnez Accueil dans la barre de menu, puis choisissez l'une des options suivantes dans le menu déroulant du bouton fractionné Publier les paiements uniquement :
- Publier les paiements et rapprocher les comptes bancaires - Pour publier les paiements appliqués et clôturer les écritures du grand livre des comptes bancaires concernées comme rapprochées.
- Publier les paiements uniquement - Pour publier uniquement les paiements appliqués tout en laissant les écritures du grand livre des comptes bancaires concernées ouvertes. Cette action nécessite que vous rapprochiez le compte bancaire séparément.
Note : Si vous ne souhaitez pas rapprocher le compte bancaire depuis la fenêtre Journal de rapprochement des paiements, vous devez alors utiliser la fenêtre Rapprochement du compte bancaire.
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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