Comprendre le planning d’entretien

Le planning de service est un outil principalement utilisé pour gérer votre atelier. Garage Hive fonctionne en allouant du temps plutôt que des feuilles de travail dans le planning ; cela vous permet de charger le temps avec précision.

Comprendre la disposition de l'Agenda

La disposition du planning de service est divisée en les parties suivantes :
    La barre de menu : c'est ici que vous trouvez les différentes actions à utiliser lorsque vous naviguez dans le planning.
    L'onglet Vue : cela vous aide à filtrer ce que vous souhaitez voir dans le planning selon vos préférences.
    La chronologie du planning : cela montre le jour et l'heure dans le planning. La ligne rouge dans le planning, allant de haut en bas, représente l'heure actuelle de la journée.
    Les créneaux de réservation : c'est ici que les réservations d'allocations sont faites et affichées. Vous pouvez faire plusieurs allocations pour une seule fiche de travail. La couleur de la réservation change en fonction du statut de l'allocation ; voir  Comprendre les couleurs dans le planning .
ExempleSi vous réservez une réparation de boîte de vitesses, vous ne ferez pas tout le travail en une seule fois.Garage Hive vous permet de faire plusieurs allocations pour un même travail, ce qui vous permet de charger précisément votre journée avec les travaux sur lesquels vous allez réellement travailler, rendant ainsi vos statistiques d'heures disponibles également précises.
    Les ressources : ce sont toutes les ressources disponibles pour travailler. Lorsque la ressource est en cours de travail, la couleur passe au vert.

Comprendre les couleurs dans le planning

Les couleurs du planning sont utilisées pour aider à comprendre les différents statuts de travail pour chaque planning de travail. Le tableau suivant explique les couleurs par défaut configurées dans le système. Vous pouvez modifier les couleurs selon vos préférences.
Couleur par défaut
Status
Notes
 
(Vert clair)
EN COURS
Un technicien travaille actuellement sur cette allocation (Ne déplacez pas cette allocation). Elle est dynamique et va augmenter ou diminuer en fonction des pointages du technicien pour cette allocation.
 
(Bleu)
EN ATTENTE
Ceci est une allocation qui n’a pas encore été commencée.
 
(Violet)
TERMINÉ
Un technicien s'est connecté à cette affectation et a terminé sa partie de ce travail, que ce soit en raison de la nécessité d'une autorisation supplémentaire ou parce qu'il est entièrement terminé (Ne déplacez pas cette affectation).
 
(Vert)
PRÊT
Le statut de la fiche de travail a été défini manuellement sur PRÊT, ce qui signifie que le véhicule est prêt à être récupéré. Le client a été contacté et la facture a été préparée. (Ne pas déplacer cette allocation)
 
(Gris avec Closed Mailbox with Raised Flag)
PUBLIÉ
Le symbole de la boîte aux lettres signifie que la feuille de travail pour cette affectation a été facturée et envoyée aux comptes.
 
(Gris avec Check Mark Button)
RÉAFFECTÉ
Le véhicule est toujours sur place et la feuille de travail est toujours ouverte. Une nouvelle affectation a été faite pour ce véhicule dans le planning, rendant toutes les affectations précédentes grises.
 
(Rouge)
EN ATTENTE
Une allocation en pause peut être déplacée dans l'emploi du temps au cours de la même journée pour qu'un technicien reprenne ce travail. Si la fin de la journée est atteinte et qu'il reste encore des allocations en pause, désallouez-les et créez une nouvelle allocation pour le jour suivant.
 
(Rose)
EN ATTENTE D'AUTORISATION
Vous attendez l'autorisation soit du client, du bailleur ou de la société de flotte (Vous devez changer manuellement le code de statut de travail en attente d'autorisation)
 
(Marron)
EN ATTENTE DE PIÈCES
Les pièces ont été commandées et vous attendez leur arrivée avant de réaffecter. (Vous devez changer manuellement le code de statut du travail en "en attente des pièces")
Modifier la vue du planning
Le planning peut être personnalisé selon vos préférences ; par exemple, vous pouvez réduire le nombre d'heures affichées dans le planning, etc. Voici comment changer la vue du planning :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Vues du planning et sélectionnez le lien correspondant.
    Sélectionnez Modifier la liste pour activer le mode édition.
    Les options suivantes sont disponibles pour la modification :
  • Type de période - Il s'agit de la durée affichée dans la vue du planning, cela peut être un jour, une semaine ou un mois.
  • Formule de date de début - C'est la formule pour calculer le jour qui sera utilisé dans la vue du planning lorsqu'elle est ouverte ; par exemple, 0J indique que la vue du planning commencera aujourd'hui, -1J indique que la vue du planning commencera hier, et ainsi de suite.
  • Heure de début et Heure de fin - Ce sont l'heure de début et l'heure de fin pour la période dans le planning.

Afficher et configurer les grilles horaires et les heures de service depuis le planning

Les grilles horaires sont des allocations de temps système qui aident à gérer la disponibilité des créneaux horaires pour les réservations en ligne et les heures de service sont les heures programmées pendant lesquelles les ressources sont disponibles pour le travail. Pour afficher et configurer les grilles horaires et les heures de service depuis le planning :
    Ouvrez le planning depuis le Centre de rôle, sélectionnez Associé dans la barre de menu et choisissez soit Grilles horaires soit Heures de service.
    Pour en savoir plus sur la configuration des grilles horaires, suivez ce lien,  Configurer les grilles horaires. 
    Pour en savoir plus sur la façon de configurer les Heures de service, suivez ce lien,  Configuration des heures de service. 

Ajout de ressources dans le planning

Dans Garage Hive, les ressources désignent tous les actifs que l'entreprise possède et qui aident et soutiennent l'activité dans l'accomplissement de son travail, y compris les techniciens. Les techniciens sont ajoutés via  Gestion des utilisateurs , mais leur apparition dans le planning peut être contrôlée. Voici comment ajouter ou gérer les ressources dans le planning en général :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Modification du calendrier des ressources et sélectionnez le lien correspondant.
    Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le groupe de ressources Par défaut puis cliquez sur Modifications dans la barre de menu.


    Les ressources du groupe de ressources Par défaut sont affichées dans la liste. Vous pouvez ajouter une ressource au planning à partir d'ici en sélectionnant une cellule dans la colonne N° de ressource et en choisissant dans la liste déroulante.

    La ressource est automatiquement ajoutée au planning après avoir été ajoutée à la liste.

Réorganisation des ressources dans le planning

Réorganiser les ressources, la façon dont elles apparaissent de haut en bas, aide à organiser quelles ressources doivent être en haut et comment elles doivent se suivre.
Remarque : Il est recommandé d'avoir les baies en haut et les techniciens en bas.
Pour réorganiser :
    Recherchez Groupe de ressources du planning à partir de l'icône de recherche, en haut à droite, et sélectionnez-le parmi les options qui apparaissent.
    Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Par défaut, car c'est le groupe dans lequel les ressources sont créées.
    Cliquez sur Spécifications dans la barre de menu.
    Dans la liste de toutes les ressources affichées, sélectionnez la ressource à réorganiser et cliquez sur Monter ou Descendre dans la barre de menu.

Conseil : Supprimez tous les espaces avant le nom de la ressource pour garantir la cohérence.

Gestion des heures de service dans le planning

Les heures de service sont les heures dans le planning pendant lesquelles les ressources sont disponibles pour travailler. Par exemple, vous pouvez ajouter les heures de travail des techniciens de 08h00 à 17h00 tous les jours. Pour modifier les heures de service d’une ressource :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Heures de service et sélectionnez le résultat correspondant.
    La liste qui apparaît contient toutes les ressources ajoutées dans le système, avec leurs heures de service spécifiées pour différents jours de la semaine.
    Faites défiler jusqu'à la ressource pour laquelle vous souhaitez modifier les heures de service, puis cliquez sur la ligne avec le jour pour lequel vous souhaitez changer l'heure et saisissez l'heure.
    La disposition du planning est mise à jour pour refléter ce changement.

Ajout des modifications du calendrier des ressources

Parfois, il peut y avoir un seul changement de l'heure de travail prévue pour les ressources, et vous devez le modifier dans le planning :
    cliquez sur Associé dans la barre de menu.
    Sélectionnez Modifications du calendrier des ressources dans la page du planning de service.
    Sélectionnez la ressource pour ajuster le temps de travail dans la colonne Code Ressource.
    Entrez la date dans la colonne Date, ajoutez une Description.
    Modifiez la colonne Non travaillée en soit Changement du temps de travail (pour afficher le temps de travail de la ressource dans le planning) ou Non travaillée (pour afficher le temps où la ressource ne travaille pas dans le planning).
    Enfin, ajoutez les heures de début et de fin (si vous souhaitez bloquer toute la journée, laissez les heures de début et de fin vides).
    Le créneau horaire sélectionné est bloqué pour la ressource, ce qui réduit également les heures de travail disponibles.

Voir les statistiques du planning

Les informations statistiques du planning résument la capacité des ressources, les heures restantes après les allocations, une liste de toutes les allocations pour la journée, et le total des fiches de travail pour toutes les allocations effectuées pour la journée. Pour voir les statistiques d'une journée :
    Dans l'onglet Vue rapide, sélectionnez Type de période comme Jour.
    La Date de début comme le jour pour lequel vous souhaitez voir les statistiques.
    Cliquez sur Statistiques dans la barre de menu.

Ajouter un événement standard

Un événement standard est une allocation non liée à une fiche de travail mais qui ajoute d'autres considérations concernant les ressources, telles qu'un arrêt maladie, etc. Pour ajouter un événement standard :
    Cliquez et faites glisser dans le créneau de réservation le long de la ressource à allouer.
    Relâchez jusqu'à l'heure de fin de l'événement standard.
    Sélectionnez le Type d'allocation comme Événement standard.
    Sélectionnez un événement standard dans la liste ou créez un nouvel événement standard.
    Ajoutez un Commentaire concernant l'événement standard et cliquez sur Ok ; cela réduit les heures disponibles et garantit que la ressource est correctement réservée.

Comment exclure certains événements standard lors du calcul des heures disponibles

    Les heures disponibles du planning sont affichées dans l’en-tête. Elles montrent les heures actuellement disponibles après soustraction du total des heures programmées.
    Lorsque vous ajoutez un événement standard, vous pouvez choisir de l'exclure ou de l'inclure dans le calcul des heures disponibles. Pour ce faire, sélectionnez l'icône de recherche en haut à droite, saisissez Événements standard de service, puis cliquez sur le lien correspondant.
    Sélectionnez la case à cocher dans la colonne Exclure des heures disponibles pour les événements standard que vous souhaitez exclure du calcul des heures disponibles. Pour rendre la page modifiable, sélectionnez Modifier la liste.
    Les événements standard sélectionnés seront désormais exclus du calcul des heures disponibles dans le calendrier de service.

Comprendre les emojis dans une allocation

Les emojis sont utilisés dans les allocations pour aider visuellement le conseiller service et les techniciens à comprendre le statut et les exigences du travail. Voici quelques-uns des emojis les plus couramment utilisés :
  • Closed Mailbox with Raised Flag Cela indique un ordre de réparation affichée.
  • Cross MarkCela indique que le véhicule n’est pas marqué sur site à partir de la fiche de travail.
  • Check Mark Button ou  Cela indique que le véhicule a été marqué comme étant sur site à partir de la fiche de travail.
  • Key Cela indique que la clé du véhicule a été assignée à une étiquette de clé.
  • Cl Button Cela indique que le véhicule a été marqué comme nécessitant une collecte et une livraison.
  • Automobile Cela indique que le client nécessite une voiture de courtoisie, et cela est marqué dans la fiche de travail.
  • First Quarter Moon Face Cela indique que le véhicule a été marqué comme restant pour la nuit.
  • Alarm Clock Cela indique que le client a spécifié une heure pour récupérer le véhicule.
  • £ Cela indique le montant incluant la TVA.
  • Anchor Cela indique que le véhicule a été assigné à un code d’emplacement de stationnement.
  • Shrug ou Woman Raising Hand Cela indique que le client attend.
  • Right Arrow Cela indique le nombre d’allocations de fiche de travail disponibles dans le planning.

Comment ajouter le compte des allocations dans le planning

L’ajout du compte des allocations améliore la visibilité des allocations de fiches de travail dans le planning. Garage Hive utilise un emoji flèche droite (Right Arrow) accompagné d’un nombre pour indiquer le nombre d’allocations en attente ou en cours pour chaque fiche de travail. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’identifier facilement les fiches de travail avec plusieurs tâches en cours, améliorant ainsi la gestion du flux de travail. Voici comment ajouter le compte des allocations :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez configuration de cellule de planning, et sélectionnez le lien correspondant.
    Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle ligne, et saisissez les détails suivants sur la nouvelle ligne pour les colonnes indiquées :
  • Type de source - 25006145 ou 70420681 (pour BC Cloud)
  • Réf. source n° - 15020
  • Description de la réf. source - Cela sera rempli automatiquement.
  • Séquence - 9999999
  • Préfixe - Right Arrow (Pour insérer cette flèche, appuyez sur [Win] + [.] sur Windows ou [Control + Command + Spacebar] sur macOS, puis recherchez « flèche droite »).
    Cliquez sur la flèche retour (←) pour fermer la page.
    Lorsqu'une allocation est ajoutée dans le planning, l'emoji apparaîtra sur l'allocation indiquant le nombre d'allocations de feuille de travail disponibles dans le planning.
    Si l’emoji n’est pas visible, vous pouvez passer la souris sur l’allocation pour voir plus d’informations à son sujet.

Utilisation de la fonction de recherche dans le planning

Lorsqu'il y a de nombreuses réservations dans le planning, il devient plus difficile de trouver facilement une allocation que vous recherchez. La fonction de recherche vous aide à surmonter ce défi en vous permettant de rechercher une allocation en utilisant le nom du client, le numéro d'immatriculation du véhicule, la marque ou le modèle du véhicule, ou le numéro de la feuille de travail :
    Dans l'onglet Vue rapide, sous le champ Recherche, saisissez les détails de l'allocation à rechercher.
    Appuyez sur Entrée ; cela masque toutes les autres allocations, ne laissant que l'allocation dont vous avez besoin.

Ajouter un type d'allocation

Le type d'allocation apparaît après l'action de glisser-déposer sur le planning, où vous sélectionnez quelle allocation ajouter.
Pour ajouter un type d'allocation dans le planning :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Menu Nouveau de nouvelle attribution du programme de service et sélectionnez le résultat correspondant.
    La liste qui apparaît contient tous les menus d'allocation configurés précédemment. Pour ajouter une nouvelle ligne, sélectionnez +Nouveau dans la barre de menu. Dans la nouvelle ligne, sélectionnez un Code groupe de travail. Le code de groupe de travail spécifie le type de groupe de travail de service qui sera attribué.
    La colonne suivante, N° de ligne, est un numéro qui sera appliqué à l'allocation pour déterminer l'ordre dans lequel elle apparaîtra lors de la sélection d'un type d'allocation. Plus le numéro est bas, plus il apparaît en haut de la liste, et vice versa.
    La colonne Type spécifie le type d'allocation ; il peut s'agir de Nouvelle commande de service, Événement standard, ou Commande de service existante. Sélectionnez le type et saisissez la Description (le texte à afficher lorsque vous sélectionnez un type d'allocation).
    Si vous n'avez pas sélectionné Événement Standard comme Type d'allocation, laissez la colonne Événement Standard vide, et remplissez la colonne Type de Service si vous avez choisi l'un des deux autres types d'allocation. Si vous avez choisi Événement Standard comme type d'allocation, remplissez la colonne Événement Standard avec les options disponibles et laissez la colonne Type de Service vide.
    Après avoir rempli les colonnes requises, quittez la page actuelle, et un nouveau type d'allocation sera créé.

Bloquer des jours dans le planning

Lorsqu'un jour du planning est bloqué, cela empêche l'ajout de nouvelles allocations. Pour bloquer un jour dans le planning :
Remarque : De nouvelles allocations peuvent être faites pour les emplois existants.
    Ouvrez le planning dans votre système, et activez le curseur Complet dans l'en-tête.
    Cela grisera l'agenda là où il n'y a pas d'allocation.
Les allocations existantes dans le planning peuvent être modifiées.

Mettre une allocation en attente depuis le planning

Pour mettre une allocation en attente pendant qu'elle est en cours, suivez ces étapes :
    Ouvrez le planning et allez à l'allocation qui est En cours. Faites un clic droit dessus et sélectionnez En attente.
    L'allocation passera au rouge, indiquant qu'elle est en attente. Pour reprendre l'allocation, faites un clic droit dessus et sélectionnez Démarrer.
    Si vous souhaitez terminer l'allocation, faites un clic droit dessus et sélectionnez Terminer.


Voir aussi




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