Comment utiliser la refacturation de services pour les imputations internes

Le Service recharge est une fonctionnalité disponible dans Garage Hive pour aider à enregistrer les transactions internes entre départements ou les coûts ajoutés tels que les préparations de vente de véhicules, la garantie de vente de véhicules, etc., de sorte que lorsque vous facturez un client interne, le système génère automatiquement une facture d'achat correspondante pour un processus interne complet. Il existe trois types de Service Recharge :
    Article - la valeur d'un document de service interne est refacturée à un Article.
    Compte G/L - la valeur d'un document de service interne est refacturée à un Compte G/L, par exemple un compte G/L pour le département des ventes.
    Frais d'article - la valeur d'un document de service interne est refacturée en utilisant des Frais d'article qui sont configurés dans le système, par exemple Préparations de véhicules.


Facturation interne utilisant l'article

La facturation interne utilisant le Article peut être utilisée pour augmenter la valeur d'un article déjà en stock. Voici comment configurer :
    Commencez par créer une Fiche Fournisseur avec le N° VEHICLE-PREP et la description Préparation à la vente de véhicules (interne).
    C'est ici qu'une facture d'achat correspondante est créée et enregistrée lorsque le client interne est facturé.
    Les Détails de publication, sous l’onglet Facturation, doivent être les suivants (ces détails dépendent de votre configuration financière) :
  • Groupe de publication commerciale général comme VEHSALES
  • Groupe de publication TVA INTERNAL
  • Groupe de publication fournisseur comme VEHSALES
    Ensuite, créez une fiche client avec le numéro VEHSALES-PREP et la description Préparation des ventes de véhicules (Interne).
    C'est le client auquel toutes les factures seront imputées.
    Sous l’onglet Facturation, configurez la Fiche Client comme suit :
  • Type de recharge de service en tant que Article
  • Numéro de recharge de service en tant que Article Véhicule que vous préparez
  • Code de localisation de recharge de service en tant que Emplacement pour la préparation
  • Numéro de fournisseur correspondant en tant que Fournisseur que vous avez créé, c’est-à-dire VEHSALES-PREP Détails de comptabilisation (ces détails dépendent de votre configuration financière) :
  • Groupe de comptabilisation commerciale générale en tant que VEHSALES
  • Groupe de comptabilisation TVA commerciale INTERNE
  • Groupe de comptabilisation fournisseur en tant que VEHSALES
    Avec la configuration de la Fiche Client et de la Fiche Fournisseur, vous pouvez maintenant créer une fiche de travail interne avec le Numéro d'Immatriculation du Véhicule en tant que Interne et le client étant le client que vous venez de créer.
    Saisissez tous les Articles et la Main-d'œuvre pour la préparation du véhicule dans cette fiche de travail. Il est important de noter que le Prix Unitaire peut être le même que le Prix de Revient ou vous pouvez ajouter une marge pour le Prix Unitaire. Cela dépend des opérations du garage.
    Pour valider la fiche de travail, assurez-vous d'avoir le Code des Conditions de Paiement, puis validez la fiche de travail.
    Lorsque la feuille de travail est publiée, la valeur de la feuille de travail est ajoutée au prix de revient de l’article.

Facturation interne à l’aide du compte du grand livre

Les comptes du grand livre sont utilisés pour la facturation interne lors des transactions internes entre départements. Par exemple, lorsqu’une entreprise avec deux départements - le département des ventes de véhicules et le département de service - vend un véhicule par l’intermédiaire du département des ventes de véhicules et revient plus tard pour des travaux sous garantie, le département de service effectuera les travaux sous garantie et les facturera au département des ventes de véhicules. Pour cet article, nous utiliserons l’exemple des travaux sous garantie, mais cette fonctionnalité peut être utilisée de plusieurs autres façons.
    Commencez par créer une fiche fournisseur avec le numéro VEHICLE-WARRANTY et la description Garantie des ventes de véhicules (interne) ; c’est là qu’une facture d’achat correspondante est créée et publiée lorsque le client interne est facturé.
    Assurez-vous que les Détails de publication, de la section de facturation pour la fiche fournisseur, sont les suivants (ces détails dépendent de votre configuration financière) : - Groupe de publication commerciale générale comme VEHWARRANTY - Groupe de publication TVA commerciale INTERNAL (Pas de TVA) - Groupe de publication fournisseur comme VEHWARRANTY.
    Ensuite, vous devez créer une carte client sous le n° VEHSALES-WARRANTY et la description doit être Garantie de vente de véhicule (interne) ; c'est le client auquel toutes les factures de travaux de garantie seront facturées pour le véhicule vendu.
    Assurez-vous que les Détails de publication, de la section de facturation pour la fiche client, sont les suivants (ces détails dépendent de votre configuration financière) :
  • Groupe de publication commerciale générale comme VEHWARRANTY
  • Groupe de publication TVA commerciale INTERNAL (Pas de TVA)
  • Groupe de publication fournisseur comme VEHWARRANTY
    Dans la section de facturation de la fiche client que vous avez créée, sélectionnez Type de recharge de service comme Compte G/L, et N° de recharge de service comme le compte où les coûts de garantie sont comptabilisés dans votre entreprise (cela dépend de votre configuration financière).
    Ajoutez le Code de localisation de recharge de service comme lieu de la transaction et le N° de fournisseur correspondant comme VEHICLE-WARRANTY (tel que créé ci-dessus).
    Dans la section Paiement, ajoutez la méthode de paiement VEHPREP à la fois à la fiche client et à la fiche fournisseur pour garantir que lorsque la facture de vente est enregistrée, elle est automatiquement réglée et l'enregistrement clôturé.
  • Fiche client :
  • Carte du fournisseur :
    Lorsque vous publiez une facture de vente/feuille de travail (travail sous garantie) pour le client Garantie des ventes de véhicules (interne), le montant total de la facture est facturé au département des ventes de véhicules, et le département de service reçoit les revenus pour le travail de garantie effectué. Une facture d'achat correspondante Garantie des ventes de véhicules (interne) est créée et publiée.

Facturation interne à l'aide des frais d'article

La fonctionnalité des frais d'article est utilisée dans les cas suivants :
  • Enregistrer le coût ajouté dans la valeur de votre inventaire, par exemple les préparations de véhicule pour un véhicule en vente.
  • Identifier le coût rendu d'un article afin de prendre des décisions plus précises sur la manière d'optimiser le réseau de distribution.
  • Décomposer le coût unitaire ou le prix unitaire d'un article à des fins d'analyse.
  • Inclure les allocations d'achat dans le coût unitaire et les allocations de vente dans le prix unitaire.
Dans cet article, nous examinerons l'enregistrement du coût ajouté dans la valeur de votre inventaire.

Remarque : Avant de pouvoir attribuer des frais d'article, vous devez configurer les numéros de frais d'article pour les différents types de frais d'article, y compris l'endroit où les coûts des comptes G/L liés aux ventes, achats et ajustements d'inventaire sont enregistrés. Un numéro de frais d'article contient une combinaison de groupe de publication de produit général, groupe de publication de produit TVA, et frais d'article. Lorsque vous saisissez le numéro de frais d'article sur un document d'achat ou de vente, le compte G/L pertinent est récupéré en fonction de la configuration du numéro de frais d'article et des informations sur le document. Pour obtenir de l'aide pour configurer correctement les frais d'article, veuillez contacter notre équipe de support.

Pour configurer les frais d'article :
    Recherchez Frais d'article à partir de l'icône de recherche dans le coin supérieur droit pour configurer les frais d'article.
    Créez un nouveau numéro de charge d'article pour la préparation à la vente de véhicules VEHICLEPREP, avec la description du véhicule comme Préparation à la vente de véhicules.
    Ajoutez le Groupe de publication de produit général en tant que VEHSALES et le Groupe de publication de produit TVA en tant que STANDARD (dépend de la configuration financière requise).
    Après avoir configuré les frais des articles, vous devez créer une Fiche Fournisseur dans le système où les factures d'achat internes sont automatiquement générées et enregistrées. Créez une fiche fournisseur sous le numéro VEHICLE-PREP et la description Préparation à la vente de véhicules (Interne).
    Assurez-vous que les Détails de publication, de la section de facturation pour le fournisseur que vous avez créé, sont les suivants (ces détails dépendent de votre configuration financière) :
  • Groupe de publication commerciale général comme VEHSALES
  • Groupe de publication TVA commerciale INTERNAL (Pas de TVA)
  • Groupe de publication fournisseur comme VEHSALES
    D'autre part, vous devrez créer une Fiche Client dans le système où les factures internes pour les coûts ajoutés sont facturées. Créez une fiche client sous le numéro INTERNAL-VEHSALES et la description Préparation de la vente de véhicules (interne).
    Assurez-vous que les Détails de publication, de la section de facturation pour le client que vous avez configuré, sont les suivants (ces détails dépendent de votre configuration financière) :
  • Groupe de publication commerciale générale en tant que VEHSALES
  • Groupe de publication TVA commerciale INTERNAL (Pas de TVA)
  • Groupe de publication fournisseur en tant que VEHSALES
    Depuis la section de facturation de la fiche client que vous avez créée, sélectionnez Type de recharge de service comme Facturation d'article, N° de recharge de service comme VEHICLEPREP, Code de localisation de recharge de service comme l'emplacement où la préparation a lieu et sélectionnez le N° de fournisseur correspondant comme VEHICLE-PREP (tel que configuré ci-dessus).
    Dans la section Paiement, ajoutez la méthode de paiement VEHPREP à la fois à la fiche client et à la fiche fournisseur pour garantir que lorsque la facture de vente est enregistrée, elle est automatiquement réglée et l'enregistrement est clôturé.
    D'autre part, la facture d'achat est également réglée et compense la facture de vente, garantissant que les comptes débit et crédit sont équilibrés et clôturés.
  • Fiche client :
  • Carte du fournisseur :
    Lorsque vous publiez une facture de vente/feuille de travail pour le client Préparation de vente de véhicule (interne), le montant total de la facture est ajouté à la valeur totale du véhicule, et une facture d'achat correspondante Préparation de vente de véhicule (interne) est créée et publiée.


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