Prévisualisation et publication des documents en ligne
La prévisualisation d'un document en ligne se fait lorsque le document à prévisualiser a été modifié et que vous souhaitez confirmer son apparence avant l'envoi au client, tandis que la publication se fait lorsque le document est terminé et prêt à être envoyé au client.
Comment prévisualiser un document en ligne
Pour prévisualiser un document en ligne à partir d'une fiche de travail :
Faites défiler jusqu'à la section Éléments de groupe (où vous avez déjà créé les groupes, lisez Regroupement des lignes de document ).
En fonction du niveau d'urgence et de la nature du travail, ajoutez une Catégorie d'action à chaque groupe. Vous avez la possibilité de personnaliser les catégories d'action ou d'utiliser les catégories d'action prédéfinies.
Remarque : Pour garantir que les catégories d'action s'affichent en tant que groupe en ligne, chacune d'elles doit avoir un Type.
Pour prévisualiser le document en ligne, sélectionnez Imprimer/Envoyer dans la barre de menu du document, puis Publier le document en ligne.
Sélectionnez Aperçu interne comme Mode. Vous pouvez cliquer sur OK car Aperçu interne est toujours le mode par défaut.
Le document sera prévisualisé sans l'option permettant au client d'autoriser en ligne. Cette option est principalement utilisée pour informer le client du travail à effectuer.
Pour prévisualiser le document avec l'option permettant au client d'autoriser en ligne, sélectionnez le curseur Avec autorisation sur la page Publier le document en ligne , puis cliquez sur OK.
Le document sera prévisualisé avec la ou les options permettant au client d'autoriser le travail en ligne.
Sur le document actuel, vous pouvez modifier l'introduction pour qu'elle soit spécifique au client, mais le texte d'introduction reviendra au texte par défaut lorsque le document sera publié. Cliquez sur le champ Texte d'introduction de la page Publier le document en ligne pour modifier le texte d'introduction.
Comment publier un document en ligne
Après avoir terminé la préparation du document et être prêt à l'envoyer au client, vous pouvez maintenant le publier. Pour rendre le document disponible au client, suivez ces étapes :
Dans la barre de menu du document, sélectionnez Imprimer/Envoyer, puis Publier le document en ligne.
Sélectionnez le Mode comme Publier au client et spécifiez la méthode d'envoi du document en ligne. Cela peut être par SMS, e-mail ou les deux.
Vous pouvez également personnaliser le texte utilisé pour le SMS, l'e-mail ou l'introduction du document en ligne, ou utiliser des messages texte précédemment enregistrés. Cliquez sur OK pour envoyer le document en ligne au client sans lui donner la possibilité d'autoriser le travail à effectuer en ligne.
Si les informations de contact sont nouvelles, vous avez la possibilité de mettre à jour les informations.
Le document sera publié et envoyé au client pour consultation, avec l'option Demander un rappel pour toute question relative au document.
Pour publier le document avec l'option permettant au client d'autoriser le travail à effectuer en ligne, sélectionnez le curseur Avec autorisation sur la page Publier le document en ligne . Cliquez sur OK.
Faites défiler jusqu'à l'onglet rapide Document en ligne pour voir quelles actions le client effectue à partir du document en ligne envoyé. Ici, vous pouvez voir combien de versions modifiées du document sont disponibles, quand le document en ligne publié a été ouvert, quand il expirera, etc.
Lorsqu'un client effectue une action, l'onglet rapide Document en ligne est mis à jour après un certain temps. Voici un exemple de lorsque le client approuve le document.
Remarque : Si le document est modifié après avoir été publié, il doit être republié. La version du document précédemment envoyée est révoquée et le client doit utiliser le dernier lien du document en ligne.
Configurer le document en ligne pour exiger une autorisation par défaut
Pour toujours publier le document qui nécessite l'autorisation du client pour le travail à effectuer :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration du document en ligne, et sélectionnez le lien associé.
Sous l'onglet rapide Général , sélectionnez le curseur Avec autorisation .
Voir aussi
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