Comment utiliser Payment Assist

Payment Assist est une solution de financement intégrée à Garage Hive qui permet aux clients de demander un financement pour payer leurs services ou achats de véhicules. Elle permet à l'entreprise de garage d'offrir aux clients des plans de paiement flexibles pour les services ou achats de véhicules, facilitant ainsi la gestion des factures plus importantes.

Inscription à l'assistance au paiement

Pour vous inscrire à l'assistance au paiement, veuillez remplir le formulaire ci-dessous :


Configuration de la carte de passerelle de paiement

Cette carte contient tous les paramètres nécessaires pour connecter Garage Hive à votre compte Payment Assist. Pour configurer cette carte :
    Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’icône recherche, saisissez Passerelles de paiement et sélectionnez le lien correspondant.
    Entrez les détails suivants :
  • Code : Un code unique pour la passerelle de paiement, par exemple, PAYASSIST.
  • Clé & Secret : Connectez-vous à votre compte Payment Assist, sélectionnez Paramètres, puis API. Copiez la Clé et le code Secret de l'API. Entrez la clé API unique et le secret dans ces champs. Ils sont essentiels pour authentifier et sécuriser la connexion.
  • Numéro client PayAssist : Sélectionnez le compte client interne utilisé pour la saisie des factures de commission.
  • Compte de commission : Sélectionnez X-1201 comme compte du grand livre (G/L) où les frais de commission de Payment Assist seront enregistrés.
  • Publication automatique du document de commission : Si vous activez cette option, le système publiera automatiquement la facture de commission dès que la demande de financement est approuvée et que le document de service est enregistré. Si elle est désactivée, la facture sera créée mais devra être publiée manuellement.
  • Plan de paiement par défaut : Vous pouvez sélectionner un plan de financement par défaut (par exemple, « 4 paiements »). Ce sera l’option pré-sélectionnée lors de la création d’une demande, mais vous pouvez la modifier pour chaque transaction individuelle.
  • Code source de notification : Créez un code source de notification PayAssist.
  • Emails de notification de paiement : Entrez l'adresse e-mail (ou plusieurs adresses séparées par des points-virgules) où vous souhaitez recevoir les notifications de statut pour chaque demande de financement.
  • Activé : Ce curseur doit être activé pour activer et utiliser l'intégration Payment Assist.

Configuration du mode de paiement

Vous devez configurer Payment Assist comme méthode de paiement pour qu'elle apparaisse comme option sur les documents.
    Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l'icône de recherche, saisissez Modes de paiement et sélectionnez le lien correspondant.
    Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle ligne et remplissez les champs suivants :
  • Code : Entrez un code unique, par exemple, PAYASSIST.
  • Description : Donnez-lui un nom clair, comme Assistance Paiement.
  • Type de compte de solde : Réglez ceci sur Compte G/L.
  • N° de compte de solde : Sélectionnez le numéro de compte G/L X-1202 où les fonds reçus via Assistance Paiement doivent être équilibrés.
    L'étape suivante consiste à rendre l'option d'assistance au paiement disponible à un emplacement de garage spécifique. Recherchez et ouvrez la page Méthodes de paiement par emplacement.
    Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle ligne. Vous devez faire cela pour chaque emplacement qui offrira l'Assistance au Paiement.
  • Code de l'emplacement : Sélectionnez l'emplacement pertinent (par exemple, PRINCIPAL).
  • Code de la méthode de paiement : Sélectionnez le code PAYASSIST que vous avez créé à l'étape précédente.
  • Code de la passerelle de paiement : Sélectionnez le code de passerelle PAYASSIST dans le menu déroulant.

Pré-approbation de l'assistance au paiement

La fonctionnalité de pré-approbation de l'assistance au paiement dans le Jobsheet, les devis et les devis VI permet à l'atelier de demander une pré-approbation à l'assistance au paiement pour les clients avant de procéder. Cela aide à savoir si les clients sont pré-qualifiés pour un financement avant le début des travaux. Voici comment cela fonctionne :
    Avant de demander la pré-approbation, assurez-vous que l'adresse et le code postal du client sont remplis dans la fiche client pour éviter une erreur.
    Dans le document de service, sélectionnez Paiements/Comptabilisation, puis choisissez Pré-approbation d'assistance au paiement.
    Cela ouvre la page Pré-approbation financière avec les informations du client et le champ Date de pré-approbation. Cliquez sur l'action Demander la pré-approbation pour que le système envoie une demande de pré-approbation à Payment Assist.
    Si approuvé, le système met à jour le champ Date de pré-approbation du client avec la date et l'heure actuelles (en cas de refus, un message d'erreur est affiché).
    Cette date de pré-approbation a également été mise à jour dans la carte du client.
Note : Les pré-approbations sont valables pendant une semaine. Après cela, une nouvelle demande de pré-approbation est requise.

Comment créer une demande de financement Payment Assist

    Depuis un Fiche de travail, un Bon de commande ou une Facture de vente, sélectionnez l'option Paiement/Publication dans la barre de menu, puis Effectuer un paiement.
    Dans la fenêtre Paiements de documents, cliquez sur le bouton Demander une assistance de paiement financier.
    La page Initier une demande de financement s'ouvrira et sera pré-remplie avec les détails du client. Vérifiez que leur nom, adresse, code postal, e-mail et numéro de portable sont corrects.
    Examinez le champ Type de plan de financement.
  • Il sera pré-rempli si vous avez défini un Plan de paiement par défaut sur la carte de la passerelle de paiement.
  • Vous pouvez cliquer sur AssistEdit (...) pour sélectionner un plan différent à envoyer au client.
  • Alternativement, vous pouvez laisser le champ vide. Cela permet au client de choisir son propre plan depuis son compte Payment Assist lorsqu'il complète la demande.
    Cliquez sur OK. Le système effectuera une vérification préalable et enverra un lien de candidature au client. Vous serez informé que « La demande de financement a été lancée. »

Vérification du statut de la demande

    Pour voir le statut en temps réel de toute demande, sélectionnez Entrées de passerelle de paiement depuis la page Paiements de documents, ou recherchez Entrées de passerelle de paiement en utilisant l'icône de recherche en haut à droite et ouvrez la page des entrées de passerelle de paiement.

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    Le statut s'affichera comme Créé, En attente, Réussi, ou Échoué.

Demande de financement Payment Assist

    Après avoir demandé un financement Payment Assist, le client recevra un e-mail avec un lien pour commencer le processus de demande de financement. Le client clique sur le lien 'Complétez votre demande' pour démarrer le processus.
    Le client doit remplir toutes les informations requises dans Payment Assist et cliquer sur Continuer à chaque page. Les détails du financement sont affichés sur le côté droit.
    Le client doit saisir les détails de sa carte à utiliser pour les versements avec Payment Assist sur la page du mode de paiement.
    Après avoir cliqué sur Terminer, le processus sera terminé.

Finaliser le financement dans Garage Hive

    Lorsque le financement est autorisé dans Payment Assist, une notification apparaîtra sur la tuile Attention de la page du Centre de rôle.
    Pour l'ouvrir, cliquez sur la tuile puis sur la fiche de travail n° avec le paiement autorisé.
    Sélectionnez Paiement/Publication puis Effectuer un paiement dans la feuille de travail. Par défaut, le champ Montant de la passerelle de paiement le long de la ligne de la méthode de paiement Payment Assist devrait être rempli. Saisissez dans le champ Montant le même montant et cliquez sur Fermer.
    Vous pouvez maintenant poster le document en sélectionnant Paiement/Publication puis Poster.

Publication manuelle de la facture de commission

Après la publication du document, une facture de commission sera générée avec le nom du client comme Payment Assist. Si la configuration de la passerelle de paiement n'est pas configurée pour que la facture de commission soit publiée automatiquement, suivez ces étapes pour publier la facture :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Factures de vente, et sélectionnez le lien correspondant.
    Ouvrez la facture avec le nom du client Payment Assist dans la liste des factures de vente.
    La facture comporte deux lignes : une pour le montant total de la feuille de travail récemment enregistrée et une autre pour les frais d'audit et de comptabilité facturés par Payment Assist ou tout autre compte de commission ajouté à la configuration.
    Le total de la facture sera le montant total sur la feuille de travail moins les frais d'audit et de comptabilité.
    Pour enregistrer la facture de vente, allez dans la barre de menu et sélectionnez Enregistrer sous le bouton fractionné Encaisser dans le menu Accueil.
    Le paiement est maintenant finalisé et correctement enregistré dans vos comptes.


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