Rappelé mais non réservé
L'objectif principal de l'envoi de rappels aux clients est de les inciter à réserver le service pour lequel ils ont été notifiés. Cependant, dans certains cas, le client peut ne pas réserver comme prévu et nécessiter un suivi supplémentaire. C'est là que la fonctionnalité Rappelé Non Réservé est utile. Elle crée une liste dans le système pour vous aider à suivre quels clients nécessitent une action de suivi concernant leur réservation.
Configuration de Reminded Not Booked
Cette configuration ne peut être effectuée que par un Administrateur Système. Pour configurer Reminded Not Booked :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Reminded Not Booked Setup et sélectionnez le lien associé.
Sur la page de configuration Reminded Not Booked, vous verrez différents Types de Rappel répertoriés. Ceux-ci ne sont disponibles que si vous avez activé les notifications pour les Dates de Rappel Véhicule dans le système. Pour savoir comment activer ces rappels, cliquez ici .
Par défaut, le système définira le nombre maximum de jours jusqu'à la date d'échéance à 30 jours. Vous pouvez modifier cette durée si nécessaire.
Dans l'onglet rapide Général, choisissez comment vous souhaitez que le système mette à jour les données du véhicule lorsque la notification Reminded Not Booked est envoyée. Vous avez trois options : Remarque : Modifier la configuration de Aucune à toute autre option entraînera plus de recherches de données que d'habitude, et cela se reflétera dans votre abonnement. Les détails sont décrits ci-dessous. Si vous avez besoin d'assistance ou de clarification, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.
- Aucune : Aucune mise à jour des données du véhicule ne sera effectuée.
- Mettre à jour le contrôle technique : Met à jour les données du contrôle technique pour les véhicules applicables. Les frais standard s'appliquent.
- Mettre à jour le contrôle technique et les données du véhicule par VIN : Met à jour toutes les données du véhicule en utilisant le VIN du véhicule, mais uniquement si elles n'ont pas été consultées au cours des 30 derniers jours ; cependant, si la raison nécessitant une recherche est due à un contrôle technique, une recherche de contrôle technique sera effectuée au lieu d'une recherche VIN. Les frais standard s'appliquent.
Pour mieux comprendre le fonctionnement de la logique de configuration, veuillez consulter cet organigramme.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur le curseur Activé pour activer la configuration dans le système.
Examen des vignettes Reminded Not Booked
Une fois la configuration Reminded Not Booked activée, vous verrez les vignettes suivantes sous l'en-tête Reminded Not Booked dans votre Centre de Rôle.
Remarque : Vous pouvez personnaliser votre Centre de Rôle pour masquer ces vignettes si nécessaire. En savoir plus sur la personnalisation dans notre documentation.
Dans la vignette Nouveau, vous trouverez la liste des véhicules qui correspondent à la configuration Reminded Not Booked. Cette liste sera régénérée une fois par jour (pendant la nuit).
Cliquez sur la vignette Nouveau pour afficher la liste.
Dans la barre de menu, vous pouvez utiliser les différentes actions disponibles. Sélectionner Suggérer des lignes actualisera et régénérera la liste.
Utilisez l'action Créer un document pour créer un Devis ou une Feuille de travail pour le client.
Pour déplacer une ligne vers la vignette En cours ou la marquer comme fermée, cliquez sur Traiter et choisissez soit Définir en cours soit Marquer comme fermé.
Si un rappel reste dans l'état Nouveau et dépasse sa date d'échéance, il sera automatiquement défini sur Fermé.
Pour envoyer un e-mail ou un SMS au client, sélectionnez Créer une interaction puis choisissez Envoyer un e-mail, Envoyer un SMS ou Envoyer un SMS groupé. Pour des instructions détaillées sur l'utilisation de la fonction d'envoi d'e-mails, cliquez ici .
Utilisez l'action Mettre à jour les données du véhicule pour mettre à jour les données du contrôle technique et du véhicule soit pour une seule ligne sélectionnée, soit pour plusieurs véhicules en masse en utilisant le VIN ou le VRM.
Pour ajouter un Code motif spécifique ou un Commentaire à un rappel, cliquez sur Modifier la liste. Ensuite, sélectionnez le motif approprié dans la colonne Code motif et saisissez votre commentaire dans la colonne Commentaire d'examen. Pour en savoir plus sur la configuration des Codes motif, cliquez ici .
🌐 Anglais (UK, IE, IM et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici .