Création de grilles horaires
Les grilles horaires sont des allocations de temps système qui aident à gérer la disponibilité des créneaux horaires pour les réservations en ligne. Lorsqu'un client effectue une réservation en ligne, il sélectionne d'abord un forfait de service. Ensuite, il doit choisir un créneau horaire pour la réservation. C'est là que les grilles horaires interviennent, permettant au système d'afficher les créneaux horaires disponibles. Ces grilles sont configurées pour calculer les heures de travail nécessaires pour le forfait de service sélectionné et suggérer des créneaux horaires appropriés pour la ressource effectuant le travail. Explorons comment configurer et utiliser efficacement les grilles horaires.
Configuration des grilles horaires dans le système
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Grilles horaires, et sélectionnez le lien associé.
La liste qui apparaît concerne les grilles horaires qui ont déjà été configurées.
Pour faciliter votre compréhension, nous allons créer une nouvelle grille horaire. Cliquez sur Modifier la liste puis, sous la colonne Code, saisissez un code pour identifier la grille horaire dans le système, dans notre cas, 1.5HRS.
Ensuite, vous pouvez ajouter une Description ou la laisser vide.
Dans la colonne Durée (Minutes), saisissez le nombre de minutes qui représentera le créneau horaire de cette grille. Dans ce cas, nous allons saisir 90 minutes car 1,5 heure équivaut à 90 minutes.
Dans la colonne Priorité, saisissez un nombre pour définir la priorité du créneau. Plus la priorité est élevée, plus le nombre est bas, et vice versa. Nous allons saisir 10 dans ce cas.
L'étape suivante consiste à définir les différents créneaux horaires dans lesquels une réservation peut être effectuée. Ils doivent tous avoir une durée de 90 minutes comme spécifié dans la fenêtre précédente. Choisissez la ligne 1.5Hrs puis cliquez sur Éléments de grille.
Dans la fenêtre qui apparaît, commencez à ajouter l'Heure de début pour le moment où vous souhaitez que les créneaux de 90 minutes commencent, puis appuyez sur la flèche vers le bas.
Le champ Heure de fin est automatiquement rempli en ajoutant 90 minutes à l'heure de début que vous avez spécifiée.
Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs créneaux horaires à la liste.
Exemple : Le client se connecte à votre plateforme de réservation en ligne et sélectionne le forfait Service complet avec une heure de main-d'œuvre de 0.45hr. Maintenant, afin de fournir les meilleures suggestions de créneaux horaires au client, le système examine d'abord les paramètres de priorité de la grille. Donc, si la durée de 30 minutes a la priorité un, et que la main-d'œuvre (45 minutes) est plus longue que 30 minutes, le système contournera les 30 minutes et passera à la priorité suivante, qui pourrait être 60 minutes, et maintenant, comme les 45 minutes se situent dans les 60 minutes, les créneaux horaires configurés sous la durée de 60 minutes sont suggérés comme heures disponibles pour la réservation.
Ajout de grilles horaires pour une ressource
Les grilles horaires sont ajoutées à la ressource pour spécifier la durée pendant laquelle la ressource peut travailler et les créneaux horaires pendant lesquels la ressource peut être réservée. Par exemple, si nous ajoutons 1Hr à la grille horaire pour la ressource, cela signifie que la ressource peut être réservée pour la durée complète de 60 minutes. Voici comment ajouter des grilles horaires pour les ressources :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Ressources et sélectionnez le lien associé.
La fenêtre qui apparaît répertorie toutes les ressources qui ont été ajoutées au système ; sélectionnez la ressource à laquelle vous souhaitez ajouter les grilles horaires. Dans ce cas, nous allons choisir MOT.
Depuis la page de la ressource, sélectionnez Associé (cliquez sur Plus d'options si non visible) dans la barre de menu, puis sélectionnez Ressources dans le sous-menu, et enfin cliquez sur Grilles horaires.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez ajouter une seule grille horaire à la ressource ou plusieurs.
Suite aux grilles horaires ajoutées ci-dessus, la ressource peut être affectée à un forfait de service et réservée dans les créneaux horaires spécifiés pour les grilles horaires ajoutées.
Ajout de lignes grisées dans le planning à l'aide des grilles horaires
Parfois, vous souhaitez ajouter des lignes grisées dans le planning, pour aider à organiser le planning ; par exemple pour les pauses déjeuner. Il est possible d'ajouter les lignes grisées pour une ressource spécifique. Pour ce faire :
Depuis la page Ressource MOT, faites défiler jusqu'à Code de grille horaire dans l'onglet rapide général, et choisissez une grille horaire précédemment configurée.
Les créneaux horaires configurés dans la grille horaire sélectionnée sont grisés le long de la chronologie MOT en conséquence. Comme expliqué ci-dessus, vous pouvez modifier les paramètres des créneaux horaires.
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