Module 2 – Achats
Le module 2 porte sur les achats dans Garage Hive. Dans ce module, vous apprendrez comment émettre une commande achat à partir d'une fiche de travail et comment traiter la commande achat une fois la facture arrivée. Vous apprendrez également comment consulter votre rapport d'articles à retourner et comment émettre un bon de retour d'achat.
Comment créer une commande d'achat
Voici comment commander des articles via le planning :
Étape 1
Ouvrez le planning, faites un clic droit sur l'allocation avec les articles à commander, et sélectionnez Rechercher.
Étape 2
Naviguez vers l’onglet rapide Lignes, et cochez la case Achat (Spécial) pour les articles concernés.
Étape 3
Choisissez le fournisseur auprès duquel commander dans la colonne N° de fournisseur.
Étape 4
Dans la barre de menu, allez à Pièces et sélectionnez Créer une ou des commandes achats. Cela générera le(s) commande(s) achat(s).
Étape 5
Dans l’onglet Lignes, localisez la colonne Numéro de commande spéciale à droite, puis cliquez sur le lien de la commande d’achat qui a été créé.
En savoir plus : Vidéo : Comment créer un bon de commande
Comment traiter une commande achat/facture
Suivez ces étapes pour traiter une commande achat après réception des articles :
Étape 1
Depuis le Centre de Rôle, sélectionnez Achats suivi de Commandes d'achat.
Étape 2
Dans la liste des commandes achats, cliquez sur la commande d'achat que vous souhaitez traiter afin de l’ouvrir.
Étape 3
Pour les articles pour lesquels vous avez utilisé le numéro Placeholder, saisissez le numéro de pièce réel dans la colonne No..
Étape 4
Si l'article était disponible dans le système, sélectionnez-le dans la liste déroulante, sinon appuyez sur la touche tabulation, et vous aurez l'option de créer un nouvel article.
Étape 5
Créez un nouvel élément, avec le modèle d'élément correct, et cliquez sur Fermer. Le numéro de pièce sera également mis à jour dans l'ordre de réparatoin lié. Répétez le processus pour tous les éléments avec le numéro de remplacement.
Étape 6
Ajoutez les prix des articles, saisissez le Numéro de facture du fournisseur pour correspondre à la facture que vous avez reçue du fournisseur, saisissez la Date de comptabilisation pour qu'elle soit la date d'aujourd'hui, et la Date du document pour correspondre au numéro de facture du fournisseur.
Étape 7
Dans la barre de menu, allez à Accueil et sélectionnez Valider.
Étape 8
Cliquez OK, pour Recevoir et facturer les pièces.
En savoir plus : Vidéo : Comment traiter une commande d'achat/facture
Comment voir les articles à retourner
Le rapport des articles à retourner vous permet de suivre quels articles sont en stock et doivent être retournés en fonction des critères énumérés ci-dessous :
- L'article ne figure pas dans un ordre de réparation.
- L'article ne figure pas sur une commande retour d'achat.
- L'article n'a pas de politique de réapprovisionnement.
Voici comment consulter le rapport :
Étape 1
Allez au Centre de Rôle et cliquez sur Rapports dans le Menu Actions. Ensuite, sélectionnez Supplémentaire et cliquez sur Articles à retourner.
Étape 2
Cela ouvrira le Rapport des articles à retourner. Pour consulter l’historique d’un article, choisissez l’article et sélectionnez Aperçu de l’historique dans la barre de menu.
En savoir plus : Vidéo : Comment traiter une commande achat/facture
Comment créer une commande retour d'achat
Étape 1
Allez au Centre de Rôle et sélectionnez Achats, puis Commande de retour d'achat.
Étape 2
Cliquez Nouveau pour créer une nouvellle Commande de retour d'achat.
Étape 3
Remplissez le champ Nom du fournisseur avec le nom du fournisseur auquel vous souhaitez retourner des articles.
Étape 4
Dans l’onglet Lignes, ajoutez les articles que vous souhaitez retourner.
Étape 5
Informez le vendeur/fournisseur de votre intention de retourner les articles.
Étape 6
Dans la notification contextuelle, choisissez Expédier et cliquez sur OK. Cela mettra à jour la colonne Quantité retournée expédiée dans l’onglet rapide Lignes.
Étape 7
Lorsque vous recevez la Note de Crédit du fournisseur, assurez-vous qu'elle correspond aux détails de la Commande de Retour d'Achat. Ensuite, saisissez le Numéro de Mémo Cr. du Fournisseur tel qu'il figure sur la Note de Crédit du fournisseur.
Étape 8
Définissez la Date de publication comme aujourd'hui et la Date du document comme la date de la note de crédit.
Étape 9
Cliquez sur Accueil et sélectionnez Publication. Dans la notification contextuelle, choisissez Facture et cliquez sur OK.
En savoir plus : Vidéo : Comment créer une commande de retour d'achat
Ressources d'apprentissage supplémentaires pour le module 2
- Créer une commande achat
- Créer une fiche article
- Articles à retourner
- Traiter les retours d'achat
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