Utilisation du devis

Un devis est utilisé pour fournir une répartition des articles et services à fournir aux clients potentiels, y compris la quantité et les prix. Cela aide à communiquer avec les clients à l'avance et à assurer la transparence des prix et des services fournis.
Créer une estimation
Pour créer une nouvelle estimation :
    Sélectionnez Estimations dans l'écran d'accueil, puis choisissez Nouveau.
    Sélectionnez le Type de Service - Il s'agit du type de travail pour lequel vous faites un devis.
    Remplissez le Numéro d'Immatriculation du Véhicule :
  • Si le véhicule est dans le système, la fiche client sera remplie automatiquement.
  • Si le véhicule n'est pas dans le système, le système le recherchera en utilisant le VRM pour obtenir les détails du véhicule.
    Après la recherche VRM pour le véhicule, saisissez les informations du client :
  • Si les informations du client ont été précédemment saisies pour un autre véhicule, le système récupérera les informations du client et les liera au véhicule.
  • Si le client est nouveau dans le système, le système vous invitera à  Créer une nouvelle fiche client. 
    Vous pouvez saisir toutes les informations que le client a fournies concernant le devis dans la section Commentaires.

Ajouter des éléments de groupe

    Dans la section Éléments de groupe, vous pouvez créer des groupes où vous ajoutez des lignes en fonction du travail à chiffrer. Les groupes aident à la catégorisation des lignes, par exemple vous pouvez créer des groupes comme Service complet et contrôle technique, Remplacement de pneus ou d'autres éléments de groupe. En savoir plus ici  Regroupement des lignes de document. 

Ajouter des articles et de la main-d'œuvre

    Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des lignes de Main-d'œuvre, des lignes Articles ou des Forfaits de service à l'estimation :
  • Colonne Type - Sélectionnez soit Main-d'œuvre soit Article comme ligne.
  • Colonne N° - Entrez le numéro pour la Main-d'œuvre ou l’Article dans le système. Par exemple, pour un article, vous pouvez utiliser un numéro d'article temporaire, tel que DIVERS pour les articles que vous n'avez pas actuellement en stock, articles d'inventaire comme les filtres à air et l'huile moteur, articles hors inventaire comme les consommables, ou services externes, ou d'autres articles ; pour la main-d'œuvre, vous pouvez choisir main-d'œuvre de service, main-d'œuvre standard ou d'autres types de main-d'œuvre.
  • Colonne Description - C'est la description de l'article ou de la main-d'œuvre qui apparaîtra dans le devis client.
  • Colonne Quantité - Entrez la quantité d'articles ou d'heures à deviser.
  • Colonne Coût Unitaire - C'est le coût d'un article pour l'entreprise. Ce champ est laissé vide pour la main-d'œuvre.
  • Prix Unitaire - C'est le prix auquel le client achètera l'article ou la main-d'œuvre par unité.
  • Prix Unitaire (Calc) TTC - Lorsque vous cliquez sur le montant dans ce champ, une fenêtre contextuelle apparaîtra, affichant le Prix Unitaire, le Pourcentage de Marge, le Prix Unitaire TTC et le Total TTC, vous permettant de faire le calcul du prix.
  • Colonne % Remise Ligne - Si vous souhaitez appliquer une remise au travail, remplissez ce champ avec le pourcentage de remise.
  • Colonne Montant Remise Ligne - C'est le montant appliqué à la ligne en tant que remise. Par défaut, cette colonne n'est pas visible, mais vous pouvez utiliser la  personnalisation  pour l'ajouter.
  • Montant Ligne HT - C'est le montant total de la ligne avant TVA.
    Si vous cliquez sur n'importe quel montant dans la section Totaux TTC, qui se trouve sous les lignes de l'estimation, une fenêtre contextuelle apparaît et affiche les totaux Total du document, Calcul du prix, Client autorisé et Client non autorisé.

Conversion du devis en fiche de travail

Vous pouvez soit créer une fiche de travail avec tous les articles du devis ajoutés, ce qui clôturera le devis, soit sélectionner des lignes spécifiques du devis à ajouter à une fiche de travail ouverte si elle existe déjà. Pour convertir l'ensemble du devis en fiche de travail :
    Dans la barre de menu, sélectionnez Accueil, puis cliquez sur Créer une fiche de travail. Cela convertira votre devis en fiche de travail, que vous pourrez ensuite utiliser pour  créer une allocation pour le travail  dans le planning du jour concerné.

Ajout de l'autorisation du client et copie des lignes dans une feuille de travail

Pour sélectionner des lignes partielles du devis à ajouter à une feuille de travail ouverte :
    Dans les lignes du devis, cochez la case dans le champ Autorisé par le client, pour toutes les lignes qui ont été autorisées par le client.
    Sélectionnez Accueil dans la barre de menu, puis Copier les lignes autorisées vers la feuille de travail, sélectionnez la feuille de travail vers laquelle vous souhaitez copier les lignes, puis cliquez sur OK.
    Vous serez invité, « Voulez-vous copier les commentaires liés à l'estimation actuelle ? » ** Sélectionnez Oui pour copier les commentaires dans la feuille de travail.
    Sélectionnez les commentaires à copier dans la fiche de travail. Cliquez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, puis cliquez sur tous les commentaires que vous souhaitez copier dans la fiche de travail. Cliquez sur OK.
    Cela ajoutera les lignes et commentaires sélectionnés à la fiche de travail choisie.
    Sélectionnez la fiche de travail pour copier les lignes autorisées, puis cliquez sur OK.
    Vous pouvez cliquer sur Oui pour ouvrir la fiche de travail.


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