Comment créer des utilisateurs, gérer les rôles et activer les autorisations de données (Admin)

Dans le système Garage Hive, la page Gestion des utilisateurs permet la création d'utilisateurs licenciés, la gestion de leurs rôles et l'activation des permissions de données. Le seul utilisateur qui peut créer des utilisateurs, gérer les rôles et activer les permissions de données pour les utilisateurs est celui désigné comme Administrateur système.
Vérification des droits GH disponibles dans le système
Pour vérifier les droits GH disponibles et attribués dans votre système :
    Recherchez Gestion des utilisateurs dans l'icône de recherche en haut à droite.
    Dans le coin supérieur droit, vous trouverez une icône d'information (Information). Cliquez dessus.
    Cette action ouvrira une nouvelle barre latérale sur le côté droit de l'écran, où le nombre total de droits GH actuellement disponibles ou attribués dans votre système peut être consulté.

Ajout et suppression d'une licence utilisateur

Remarque : Le processus suivant utilise le même bouton, 'Ajouter/Supprimer des licences utilisateur', que vous ajoutiez une nouvelle licence ou supprimiez une licence existante.
Pour pouvoir utiliser des comptes utilisateurs dans le système Garage Hive, ils doivent disposer d'une licence. L'ajout ou la suppression de licences est géré par l'équipe de support de Garage Hive. Ainsi, pour initier le processus d'ajout ou de suppression d'une licence :
    Recherchez Gestion des utilisateurs dans l'icône de recherche en haut à droite.
    Dans la barre de menu, sélectionnez Ajouter/Supprimer des licences utilisateur.
    Entrez le nombre de licences à ajouter ou à supprimer, comme indiqué dans l'image ci-dessous, puis cliquez sur OK.
    Vous recevrez une notification avec le message suivant :
« Votre demande a été soumise au support de Garage Hive. Vous devriez recevoir un e-mail de confirmation immédiatement. Veuillez noter que le traitement des licences Microsoft peut prendre jusqu'à 48 heures. »
Remarque : Si vous n'avez pas reçu l'e-mail de confirmation automatique, veuillez contacter l'équipe de support ; il se peut qu'ils n'aient pas reçu la demande.

Créer un utilisateur Conseiller de service

Pour créer un rôle de Conseiller de service :
    Recherchez Gestion des utilisateurs dans l'icône de recherche en haut à droite.
    La page Gestion des utilisateurs affiche tous les rôles, statuts et droits GH attribués aux utilisateurs.
    Pour créer un nouvel utilisateur Conseiller Service, cliquez sur Créer un utilisateur dans la barre de menu et saisissez le nom complet de l'utilisateur dans la fenêtre contextuelle.
    Le système génère un nom d'utilisateur et un mot de passe pour l'utilisateur.
    Sélectionnez le rôle utilisateur en tant que Conseiller Service, qui aura le droit GH en tant que Utilisateur complet GH. Cliquez sur Suivant.
    Saisissez les Coordonnées de l'utilisateur et les paramètres de notification pour l'utilisateur. Cliquez sur Suivant.
    Spécifiez la préférence d'horloge pour l'utilisateur. Cliquez sur Suivant.
    La page suivante vous permet d'ajouter le Code du vendeur ou d'utiliser un vendeur existant. Cliquez sur Suivant.
    Sélectionnez si vous souhaitez Créer un Employé et choisissez l'employé à lier avec le nouvel utilisateur à partir de l'ID Employé du Système Ext.. Cliquez sur Suivant.
    Choisissez si vous souhaitez envoyer un e-mail de bienvenue. Cliquez sur Créer.
    Un e-mail est envoyé au nouvel utilisateur avec les détails de connexion, et il peut maintenant se connecter.

Créer un utilisateur technicien

Pour créer un utilisateur Technicien :
    Cliquez sur Créer dans la barre de menu et saisissez le nom complet de l'utilisateur.
    Le système génère un nom d'utilisateur et un mot de passe pour l'utilisateur.
    Sélectionnez le rôle utilisateur en tant que Technicien, qui aura le droit GH en tant que utilisateur GH Lite. Cliquez sur Suivant.
    Saisissez les Coordonnées de l'utilisateur et les paramètres de notification pour l'utilisateur. Cliquez sur Suivant.
    Sélectionnez "Utilisera Easy Clocking" et ajoutez le code du groupe de ressources de planification que le technicien utilisera. Le numéro de ressource est généré automatiquement. Cliquez sur Suivant.
    Aucun vendeur n'est requis sur les pages suivantes. Cliquez sur Suivant.
    Sélectionnez si vous souhaitez Créer un employé et choisissez l'employé à lier au nouvel utilisateur à partir de l'ID Employé Système Ext.. Cliquez sur Suivant.
    Sélectionnez Envoyer un e-mail de bienvenue au technicien. Cliquez sur Créer.
    Après avoir créé l'utilisateur technicien, vérifiez le planning pour vous assurer que le technicien a été ajouté.

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Activation et désactivation de l'utilisateur

Pour activer ou désactiver l'utilisateur :
    Cliquez sur Activer ou Désactiver dans la barre de menu.

Réinitialisation du mot de passe pour l'utilisateur de Garage Hive

Pour réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur de Garage Hive :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Gestion des utilisateurs, et choisissez le lien correspondant.
    Sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez réinitialiser le mot de passe, choisissez Gérer dans la barre de menu, puis cliquez sur Modifier.
    Cliquez sur l'action Réinitialiser le mot de passe, puis sur OK.
    L'utilisateur recevra un e-mail avec le nouveau mot de passe et un lien pour se connecter. Lorsque l'utilisateur se connectera, il sera invité à changer le mot de passe pour un nouveau mot de passe. Le Ancien mot de passe doit être le mot de passe reçu par e-mail, et le Nouveau mot de passe doit être choisi par l'utilisateur, puis Confirmer le mot de passe.

Indice : Le mot de passe saisi doit comporter au moins 8 caractères et contenir au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et un caractère spécial. Il ne doit pas contenir une séquence de 3 caractères ou plus en ordre croissant, décroissant ou répétée.

Note : Tous les utilisateurs créés dans le système ont besoin d'une licence ; contactez notre équipe de support pour activer vos licences.

Activation des permissions de données pour un utilisateur

Pour gérer les permissions de données pour un utilisateur :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Gestion des utilisateurs, et choisissez le lien correspondant.
    Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez activer les autorisations de données et faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet rapide Autorisations de données dans la fiche utilisateur.
    Vous pouvez activer les Autorisations de données suivantes pour un utilisateur :
  • Modifier la configuration comptable - Si le curseur Modifier la configuration comptable d’un utilisateur est activé, il peut modifier :
  • Configuration du grand livre
  • Configuration des écritures générales
  • Configuration des écritures de TVA
  • Configuration des écritures d’inventaire
  • Groupe d’écritures commerciales générales
  • Groupe d’écritures de produits générales
  • Groupe d’écritures commerciales de TVA
  • Groupe d’écritures de produits de TVA
  • Groupe d’écritures clients
  • Groupe d’écritures fournisseurs
  • Groupe d’écritures d’inventaire
  • Modifier la limite de crédit client - Lorsqu’elle est activée, l’utilisateur peut modifier le champ Limite de crédit dans la fiche client, qui se trouve sous l’onglet Général.
  • Modifier le blocage du client - Lorsque cette option est activée, l'utilisateur peut bloquer ou débloquer la fiche client dans l’onglet rapide Général de la fiche client.
  • Modifier les conditions de paiement du client - Lorsqu'elle est activée, l'utilisateur peut ajouter ou supprimer les conditions de paiement du client depuis la fiche client sous l'onglet rapide Paiements ou la feuille de travail sous l'onglet rapide Facturation.

https://slite.com/api/files/dG9VHa8ljo5-CC/garagehive-user-management18.png?apiToken=eyJhbGciOiJIUzI1NiIsImtpZCI6IjIwMjMtMDUtMDQifQ.eyJzY29wZSI6Im5vdGUtZXhwb3J0IiwibmlkIjoicHRzYXd5U3YxUjdtODAiLCJpYXQiOjE3NzM0NDU5MDIsImlzcyI6Imh0dHBzOi8vc2xpdGUuY29tIiwianRpIjoiM3VoLU5WUDYxZnV5OW4iLCJleHAiOjE3NzYwMzc5MDJ9.pdY4rND1BgYfJVK0MzxN0DQlzi4Xm1Fo7pD4zfst_aM
ou
  • Publier les journaux d’articles - Lorsqu’il est activé, l’utilisateur peut publier les journaux suivants dans le système :
  • Journaux d’articles - utilisés pour ajuster la quantité disponible d’un article dans le système.
  • Journaux d'inventaire physique - Utilisés après un inventaire physique pour ajuster les quantités d'articles dans le système afin de correspondre à l'inventaire physiquement disponible.
  • Journaux de reclassement d'articles - Utilisés pour changer le code de localisation ou le code de succursale pour les quantités d'articles dans le système.
  • Journaux de réévaluation des articles - Utilisés pour ajuster la valeur des articles en stock sans affecter leur quantité.

Ajouter un e-mail d'authentification avec Azure Active Directory (AAD)

Pour ajouter un e-mail d'authentification, créez d'abord un utilisateur dans le portail d'administration Azure Active Directory,  en savoir plus.  Après avoir créé l'utilisateur, ajoutez l’E-mail comme suit :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Gestion des utilisateurs, et sélectionnez le lien correspondant.
    Sélectionnez l'utilisateur pour ajouter l’Email d'authentification, et saisissez l'email dans le champ Email d'authentification.

Comment filtrer les tuiles du conseiller de service pour un utilisateur

Si vous souhaitez qu'un utilisateur spécifique ne voie que les tuiles qu'il a créées dans le Centre de rôle, vous pouvez activer cette option dans le système pour cet utilisateur ; cela signifie que s'il n'a créé que 4 fiches de travail et qu'il y a un total de 12 fiches de travail créées, il ne verra que les 4 fiches de travail qu'il a créées dans ses tuiles du Centre de rôle. Pour activer cela pour un utilisateur :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Gestion des utilisateurs, et sélectionnez le lien correspondant.
    Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez activer le filtrage des tuiles Service Advisor et faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet rapide Autre. Pour filtrer les tuiles Service Advisor (fiches de travail et devis), utilisez le curseur Filtrer les tuiles Service Advisor ; pour filtrer uniquement les tuiles d'inspection du véhicule (VI), utilisez le curseur Filtrer les tuiles VI de Service Advisor.


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