Traitement des devis d’inspection véhicule
Devis post inspection dans Garage Hive vous permet de gérer et de surveiller vos ventes additionnelles, autorisations supplémentaires et devis pour l'ensemble de votre personnel de service. Les DPI sont créés en confirmant une liste de contrôle, telle qu'une checklist du véhicule ou une checklist de contrôle qualité.
Créer un devis post inspection à partir d'un modèle de checklist
Pour créer un devis post inspection à partir d'un modèle de checklist :
Cliquez sur Checklist dans le menu de navigation, puis sélectionnez +Nouveau. Vous pouvez choisir de lier la liste de contrôle à une fiche de travail ou non.
Dans le champ Code du modèle, sélectionnez le type de checklist que vous souhaitez créer.
Effectuer les contrôles du véhicule à partir du modèle de checklist
Le modèle de checklist créé comporte des champs à remplir en fonction des contrôles réels sur le véhicule.
Pour chaque champ, il y a des codes couleur pour indiquer le niveau de priorité requis (voir la clé des couleurs).
À côté de chaque code couleur, vous pouvez ajouter un commentaire.
Confirmez la checklist pour créer un devis post inspection du véhicule
Après avoir terminé les vérifications du véhicule, la checklist est maintenant prête pour l'étape suivante :
Cliquez sur Accueil dans la barre de menu et sélectionnez Confirmer.
Vous recevrez une invite vous demandant si vous souhaitez créer une estimation d'inspection du véhicule ; cliquez sur Oui.
Conseil : Après avoir confirmé la checklist, changez le statut du processus sur la liste de contrôle en Terminé pour archiver la fiche checklist
Ajouter des articles et de la main-d'œuvre à l'estimation de l'inspection du véhicule et changer le statut
Depuis le Centre de rôle, vous pouvez vérifier les tuiles de statut de l'estimation de l'inspection du véhicule.
Après avoir créé un VIE à partir de la liste de contrôle, le statut est En attente d'action, ce qui donne au conseiller service une alerte pour agir :
Cliquez sur la tuile En attente d'action pour ouvrir la liste des VIE, et sélectionnez le VIE sur lequel travailler.
Ajoutez des articles et de la main-d'œuvre au VIE selon les vérifications effectuées.
Changez le Statut du devis inspection en En attente d'autorisation du client, ce qui le déplace de la tuile En attente d'action à la tuile En attente d'autorisation.
Si vous cliquez sur un montant sous le Totaux TTC qui se trouve en dessous des lignes d'estimation de l'inspection du véhicule.
Une fenêtre contextuelle apparaît et affiche les totaux de Total du Document, Calcul du Prix, Valeur de la Fiche de Travail (Actuelle), les totaux Autorisé par le Client, les totaux Non Autorisé par le Client, et le Total Combiné (Autorisé).
Ajouter l'autorisation du client et copier les lignes autorisées dans l'ordre de réparation
Vous avez déjà communiqué avec le client et été informé des travaux à effectuer à ce stade. L'étape suivante consiste à approuver les lignes du document. Il existe deux méthodes pour autoriser les lignes du document :
La première est à partir des lignes du document :
- Faites défiler vers la droite sur le document jusqu'à atteindre la colonne Client autorisé. Cochez toutes les lignes que le client a approuvées.
- Dans la barre de menu, sélectionnez Accueil puis Copier les lignes autorisées dans la feuille de travail. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle feuille de travail ou de la fusionner avec une existante ; vous pouvez faire l'un ou l'autre, selon vos préférences.
Alternativement, à partir des éléments de groupe où les lignes de document ont été ajoutées :
- Faites défiler vers le haut jusqu'à la section Éléments de groupe (voir Regroupement des lignes de document ), où les groupes ont déjà été créés.
- Sélectionnez les éléments de groupe qui ont été approuvés dans la colonne Client Autorisé. Lorsqu'un groupe est coché, toutes les lignes de document de ce groupe sont approuvées. Une seule ligne de document qui fait déjà partie d'un groupe ne peut pas être autorisée séparément.
- Dans la barre de menu, sélectionnez Accueil puis Copier les lignes autorisées vers la feuille de travail.
- Sélectionnez le document vers lequel copier depuis la page qui apparaît, puis cliquez sur OK.
- S'il y a des commentaires dans le document, vous serez invité, « Voulez-vous copier les commentaires liés au VIE actuel ? » Sélectionnez Oui pour copier les commentaires dans la fiche de travail, et Non pour ignorer les commentaires.
- Appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier pour sélectionner tous les commentaires à copier dans la fiche de travail, puis cliquez sur OK.
- Cela ajoutera les lignes et commentaires sélectionnés à la fiche de travail choisie.
- Sélectionnez le document sur lequel copier dans la page qui apparaît, puis cliquez sur OK.
- Sélectionnez Ouvrir la fiche de travail pour ouvrir la fiche de travail, ou Ouvrir la fiche de travail et marquer VIE comme terminée pour ouvrir la fiche de travail et marquer le VIE comme terminé.
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