Auditer et optimiser l’utilisation du système Garage Hive

Au fur et à mesure que vous continuez à utiliser le système Garage Hive, il est important de s'assurer que le système est utilisé de manière efficace et efficiente. C'est là qu'intervient un audit/nettoyage du système. Un audit/nettoyage du système aide à revoir vos processus et flux de travail actuels afin d'améliorer continuellement l'efficacité et d'optimiser l'utilisation des fonctionnalités de Garage Hive. Dans cet article, nous verrons ce que vous pouvez faire sur une base hebdomadaire, mensuelle et annuelle pour auditer et nettoyer votre système.
RemarquePour compléter la routine annuelle, vous devez d'abord compléter les routines hebdomadaires et mensuelles listées.
Routines Hebdomadaires
Ces routines doivent être effectuées chaque semaine.

Nettoyage de la Liste des Fiches de Travail

Pour vous assurer que votre liste de fiches de travail est nettoyée :
    Depuis le Centre de Rôle, cliquez sur la tuile Total sous les Fiches de Travail pour ouvrir la liste de toutes les fiches de travail qui ont été créées.
    Sélectionnez l'icône du volet de filtre à droite de la barre de menu pour afficher le volet de filtre.
    Ajoutez un filtre Date de réservation au volet des filtres en cliquant sur le bouton +Filtre et en recherchant Date de réservation. Dans le filtre Date de réservation, saisissez ''|..T-1d (copiez et collez). C'est le filtre pour toutes les réservations effectuées dans le passé, jusqu'à hier.
    La liste filtrée inclut tous les travaux qui ne sont pas au planning ou qui sont programmés pour une date passée. Vérifiez que tous les travaux sont corrects, qu'ils ont été publiés/supprimés, et que toutes les lignes sont correctement remplies.

Nettoyage de la liste des estimations

Pour vous assurer que votre liste d'estimations est nettoyée :
    Depuis le Centre de Rôle, cliquez sur la tuile En attente d'action sous Estimations pour ouvrir la liste de toutes les estimations qui ont été créées.
    Sélectionnez l'icône du volet de filtre à droite de la barre de menu pour afficher le volet de filtre.
    Dans le filtre Statut de l'estimation, sélectionnez En attente d'action, En attente de pièces, En attente du conseiller, et En attente d'autorisation ; cela filtre toutes les estimations qui n'ont pas été complétées, puis ajoutez un filtre Créé le au panneau de filtres en cliquant sur le bouton +Filtre et en recherchant Créé le, saisissez ''|..T-1d dans le filtre Créé le ; cela filtre toutes les estimations faites dans le passé, jusqu'à hier.
    Assurez-vous que toutes les estimations dans la liste filtrée sont correctement catégorisées.

Nettoyage de la liste des inspections de véhicules (liste de contrôle)

Pour vous assurer que votre liste d'inspections de véhicules est nettoyée :
    Depuis le Centre de rôle, cliquez sur la vignette Actuelle sous Inspections de véhicules pour ouvrir la liste de toutes les inspections de véhicules qui ont été créées.
    Sélectionnez l'icône du volet de filtre à droite de la barre de menu pour afficher le volet de filtre.
    Dans le filtre Date de réservation de la feuille de travail, saisissez ''|..T-1d (copiez et collez) ; cela filtre toutes les inspections de véhicules effectuées dans le passé, jusqu'à hier, puis dans le filtre Statut du processus, sélectionnez En attente et En cours ; cela filtre toutes les inspections de véhicules qui n'ont pas été terminées.
    Assurez-vous que toutes les inspections de véhicules dans la liste filtrée sont correctement catégorisées.

Nettoyage des estimations d'inspection de véhicule et des rappels d'estimations

Pour nettoyer les rappels :
    La tuile Rappels en retard sous les tuiles Estimations d'inspection de véhicule et Estimations dans le Centre de rôle doit toujours être à zéro.
    S'il y a des documents dans les tuiles, cliquez sur la tuile, sélectionnez le document dans la liste, puis cliquez sur Ouvrir le document dans la barre de menu pour faire le suivi du rappel.

Nettoyage de la liste des tâches utilisateur

Pour vous assurer que votre liste de tâches utilisateur est nettoyée :
    Depuis le Centre de rôle, cliquez sur la tuile Échéances soulevées par moi sous Tâches utilisateur pour ouvrir la liste des tâches utilisateur qui ont été créées.
    Sélectionnez l'icône du volet de filtre à droite de la barre de menu pour afficher le volet de filtre.
    Supprimez le filtre Créé par pour voir toutes les tâches créées. Vérifiez pourquoi les tâches n'ont pas encore été terminées et assurez-vous qu'elles sont complètes avant de les retirer de la liste en cliquant sur le bouton Marquer comme terminé.

Nettoyage des commandes d'achat et des commandes de retour d'achat

Pour vous assurer que votre liste de commandes d'achat et de commandes de retour d'achat est nettoyée :
    Sélectionnez le menu Achats dans la barre de navigation du Centre de rôle, puis Commandes d'achat pour afficher une liste de toutes les commandes d'achat ouvertes.
    Examinez chaque bon de commande et assurez-vous que tous les bons de commande ouverts attendent des pièces ou une facture. Assurez-vous de comprendre pourquoi les pièces sont toujours dans le bon de commande ; sinon, supprimez-les et supprimez le bon de commande.
    Il en va de même pour les bons de retour d'achat ; sélectionnez le menu Achats dans la barre de navigation du Centre de rôle, puis Bons de retour d'achat pour afficher une liste de tous les bons de retour d'achat ouverts et passez en revue chacun d'eux.

Vérifier le rapport des articles à retourner

Après avoir parcouru la liste des articles et supprimé la politique de réapprovisionnement pour les articles qui ne doivent pas être catégorisés comme stockés, vous pouvez maintenant consulter le rapport Articles à retourner afin de retourner les articles qui ne sont pas nécessaires ou de les radier si nécessaire. Pour accéder au rapport Articles à retourner :
    Sélectionnez le menu d’actions Rapports, Supplémentaire puis Articles à retourner.
    Le rapport Articles à retourner doit être vide. Vous pouvez créer des ordres de retour d'achat pour les articles de la liste (pour les retourner au fournisseur), cliquez  ici  pour en savoir plus, ou vous pouvez radier les articles du système en utilisant une fiche de travail interne (si l'article a été perdu), cliquez  ici  pour en savoir plus.

Nettoyage des enquêtes

Pour vous assurer que vos enquêtes sont nettoyées :
    Faites défiler vers le bas jusqu'aux tuiles Enquêtes clients et Enquêtes internes dans le Centre de rôle. Vérifiez que la tuile À examiner est à zéro.
    S'il y a des enquêtes dans les tuiles À Revoir, cliquez sur la tuile, lisez l'enquête, puis cliquez sur Marquer comme Revu.

Routines Mensuelles

Ces routines doivent être effectuées sur une base mensuelle.

Nettoyage du Planning

Pour vous assurer que votre planning est nettoyé :
    Vérifiez qu'il n'y a pas d'entrées d'allocation en double pour une seule ressource ; s'il y en a, déplacez l'une des allocations à un moment ou un jour ultérieur.
    Ceci est un exemple de l'apparence d'un emploi du temps.
    La deuxième chose à vérifier est toute allocation bleue (En attente - il s'agit d'une allocation qui n'a pas encore commencé) ou rouge (En pause - il s'agit d'une allocation mise en pause) du période précédente. Cliquez sur le Période précédente dans la barre de menu, et vérifiez si certaines allocations sont bleues ou rouges ; le cas échéant, déplacez-les à une date ultérieure.

Nettoyage de la liste des articles

Pour vous assurer que vos articles sont correctement catégorisés :
    Sélectionnez le menu Catalogues dans la barre de navigation du Centre de rôle, puis Articles pour afficher une liste de toutes les fiches articles créées.
    Sélectionnez l'icône du volet de filtre à droite de la barre de menu pour afficher le volet de filtre.
    Ajoutez un filtre Politique de réorganisation au volet de filtres en cliquant sur le bouton +Filtre et en recherchant Politique de réorganisation. Dans le filtre Politique de réorganisation, sélectionnez toutes les options sauf celle qui est vide. La raison de sélectionner toutes sauf la vide est que Garage Hive ne prend en charge que la Quantité maximale, et en sélectionnant toutes, vous pourrez voir toutes les cartes d'articles mal catégorisées et vous pourrez les modifier en Quantité maximale.
    Vérifiez les articles sur la liste filtrée et confirmez qu'ils doivent être catégorisés comme stockés. S'ils ne doivent pas être catégorisés comme stockés, ouvrez la fiche de l'article et sélectionnez la Politique de réapprovisionnement comme vide.

Nettoyage des communications client

Les communications client incluent les Rappels de réservation, Confirmations de réservation, Rappels de contrôle technique (MOT) parmi d'autres qui ont été configurés dans le système. Vous devez toujours vous assurer que les notifications que vous souhaitez envoyer aux clients sont activées dans le système.
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Notification client, et sélectionnez le lien correspondant. Si une notification est configurée pour Envoyer un SMS et/ou Envoyer un e-mail, assurez-vous que Activé est sélectionné.

Routines Annuelles

Ces routines doivent être effectuées sur une base annuelle.

Inventaire Annuel

Après avoir parcouru l'ensemble du processus d'audit, la dernière étape consiste à effectuer un inventaire physique des articles dans le système. Les inventaires physiques permettent de comparer les articles présents dans le système avec ceux qui sont physiquement disponibles. Vous ne pouvez pas effectuer un inventaire physique sans d'abord passer par les processus d'audit du système. Suivez ce  lien  pour en savoir plus sur la façon de réaliser un Inventaire Physique.


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