Comment appliquer des paiements aux documents de vente impayés
Lorsque vos clients ont effectué des paiements sur votre compte bancaire électronique, vous devez appliquer chaque montant payé au document de vente correspondant, puis enregistrer le paiement pour mettre à jour les écritures client, grand livre général et grand livre bancaire.
Note : Vous pouvez effectuer les mêmes tâches, y compris les paiements aux fournisseurs, dans la fenêtre Journal de rapprochement des paiements en utilisant les fonctions d'importation des relevés bancaires, d'application automatique et de rapprochement des comptes bancaires. Pour plus d'informations, voir Rapprocher les paiements en utilisant l'application automatique.
La fenêtre de Enregistrement des paiements est conçue pour vous aider dans les tâches liées à l'équilibrage des comptes internes en utilisant des chiffres de trésorerie réels afin de garantir que les paiements sont collectés efficacement auprès des clients. Cet outil de traitement des paiements vous permet de vérifier rapidement et d'enregistrer des paiements individuels ou groupés, de traiter des paiements avec remise, et de trouver des documents impayés spécifiques pour lesquels un paiement a été effectué.
Les paiements pour différents clients ayant des dates de paiement différentes doivent être enregistrés comme des paiements individuels. Les paiements pour un même client ayant la même date de paiement peuvent être enregistrés comme un paiement groupé. Cela est utile, par exemple, lorsqu'un client a effectué un seul paiement couvrant plusieurs factures de vente.
Pour configurer le journal d'enregistrement des paiements
Comme vous pouvez enregistrer différents types de paiements sur différents comptes d'équilibrage, vous devez sélectionner un compte d'équilibrage dans la fenêtre Configuration de l'enregistrement des paiements avant de commencer à traiter les paiements clients. Si vous enregistrez toujours sur le même compte d'équilibrage, vous pouvez définir ce compte comme compte par défaut et éviter cette étape à chaque ouverture de la fenêtre Enregistrement des paiements.
Choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration de l'enregistrement des paiements, puis choisissez le lien associé.Sinon, dans la fenêtre Enregistrement des paiements, choisissez l'action Configuration.
Remplissez les champs dans la fenêtre Configuration de l'enregistrement des paiements. Choisissez un champ pour lire une courte description du champ ou un lien vers des informations connexes.
Pour rapprocher les paiements individuellement
Choisissez l’icône de recherche, saisissez Enregistrement de paiement, puis choisissez le lien correspondant.
Sélectionnez la case à cocher Paiement effectué sur la ligne qui représente le document publié pour lequel un paiement a été effectué.Si la case à cocher Remplissage automatique de la date reçue est sélectionnée dans la fenêtre Configuration de l’enregistrement de paiement, alors la date de travail est saisie dans le champ Date reçue.
Dans le champ Date reçue, saisissez la date à laquelle le paiement a été effectué. Cette date peut être différente de la date de travail.
Dans le champ Montant reçu, saisissez le montant qui a été payé.Pour les paiements complets, ce montant est identique à celui du champ Montant restant sur la ligne. Pour les paiements partiels, ce montant est inférieur à celui du champ Montant restant sur la ligne.
Répétez les étapes 2 à 4 pour les autres lignes représentant des documents publiés pour lesquels des paiements ont été effectués.
Choisissez l’action Publier les paiements.
Les informations de paiement sont publiées pour les documents représentés par les lignes où la case à cocher Paiement effectué est sélectionnée.
Les écritures de paiement sont enregistrées dans le grand livre général, les comptes bancaires et les comptes clients. Chaque paiement est appliqué au document de vente publié correspondant.
Pour rapprocher les paiements groupés
Choisissez l’icône de recherche, saisissez Enregistrement de paiement, puis choisissez le lien correspondant.
Sélectionnez la case à cocher Paiement effectué sur les lignes qui représentent des documents publiés pour le même client pour lesquels un paiement groupé a été effectué.
Le client dans le champ Nom doit être le même sur toutes les lignes qui seront publiées en tant que paiement groupé.
Si la case à cocher Remplissage automatique de la date reçue est sélectionnée dans la fenêtre Configuration de l’enregistrement de paiement, alors la date de travail est remplie dans le champ Date reçue.
Dans le champ Date reçue, saisissez la date à laquelle le paiement a été effectué. Cette date peut être différente de la date de travail.
Cette date doit être la même sur toutes les lignes qui seront publiées en tant que paiement groupé.
Dans le champ Montant reçu, saisissez des montants sur plusieurs lignes qui totalisent le montant du paiement groupé.
Essayez de publier autant de paiements complets que possible avec le montant groupé. Saisissez des montants identiques à ceux du champ Montant restant sur autant de lignes que possible.
Répétez les étapes 2 à 4 pour les autres lignes représentant des documents publiés pour le même client pour lesquels un paiement groupé a été effectué.
Choisissez l’action Publier en tant que paiement groupé. Les informations de paiement saisies sont publiées pour les documents représentés par les lignes où la case à cocher Paiement effectué est sélectionnée.
Les écritures de paiement sont enregistrées dans le grand livre général, les comptes bancaires et les comptes clients. Chaque paiement est appliqué au document de vente publié correspondant.
Si un paiement en banque n’est pas représenté par une ligne dans la fenêtre Enregistrement de paiement, cela peut être dû au fait que le document correspondant n’a pas encore été publié. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une fonction de recherche pour trouver rapidement le document et le publier afin de traiter le paiement. Pour plus d’informations, consultez la section « Pour trouver un document de vente spécifique qui n’est pas entièrement facturé ».
Si un paiement en banque n'est représenté par aucun document, vous pouvez alors ouvrir un journal général prérempli depuis la fenêtre Enregistrement de Paiement pour enregistrer le paiement directement sur le compte d'équilibrage sans appliquer le paiement à un document. Alternativement, vous pouvez vouloir enregistrer le paiement dans le journal jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue. Pour plus d'informations, voir la section « Enregistrer ou comptabiliser un paiement sans document associé ».
Pour traiter manuellement les paiements clients avec remises
Si vous avez convenu d'une remise de paiement avec votre client, les montants payés peuvent être inférieurs aux montants des factures si le paiement intervient avant la date de remise convenue.
Les procédures suivantes expliquent quatre façons différentes d'enregistrer les paiements avec remise dans la fenêtre Enregistrement de Paiement.
Le montant du paiement est égal au montant restant après remise, et la date de paiement est avant la date de remise. Vous enregistrez le paiement tel quel.
Le montant du paiement est égal au montant restant après remise, mais la date de paiement est après la date de remise. Vous enregistrez le paiement comme partiel. Le document reste ouvert pour collecter/payer le montant restant. Alternativement, vous pouvez fixer une date de remise ultérieure pour permettre le paiement complet.
Le montant du paiement est inférieur au montant restant après remise. Vous enregistrez le paiement comme partiel. Le document reste ouvert pour collecter/payer le montant restant.
Le montant du paiement est supérieur au montant restant après remise. Vous enregistrez le paiement tel quel. Seul le montant restant est enregistré. Le montant supplémentaire est crédité au client.
Pour traiter un montant de paiement égal au montant avec remise et dont la date de paiement est avant la date de remise
Choisissez l'icône de recherche, saisissez Enregistrement de Paiement, puis choisissez le lien correspondant.
Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant Reçu. Le montant est égal au montant dans le champ Montant Restant après Remise.La case à cocher Paiement Effectué est automatiquement sélectionnée, et le champ Date Reçue est rempli avec la date de travail.
Dans le champ Date Reçue, saisissez la date de paiement. La date est antérieure à la date dans le champ Date de Remise.
Vérifiez que le champ Montant Restant contient zéro (0).
Choisissez l'action Enregistrer les Paiements pour enregistrer le paiement complet dans le grand livre, la banque et les comptes clients.
Pour traiter un montant de paiement égal au montant avec remise mais dont la date de paiement est après la date de remise
Choisissez l'icône, saisissez Enregistrement de Paiement, puis choisissez le lien correspondant.
Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant Reçu. Le montant est égal au montant dans le champ Montant Restant après Remise.La case à cocher Paiement Effectué est automatiquement sélectionnée, et le champ Date Reçue est rempli avec la date de travail.
Dans le champ Date Reçue, saisissez une date de paiement postérieure à la date dans le champ Date de Remise. Les champs de date passent en police rouge, et un message d'erreur s'affiche en bas de la fenêtre.
Si vous souhaitez faire une exception et accorder la remise même si le paiement est en retard, suivez ces étapes :
Choisissez l’action Détails.
Dans la fenêtre Détails de l’enregistrement de paiement, dans le champ Date de remise du paiement de l’onglet rapide Remise de paiement, saisissez une date postérieure à la date du champ Date reçue de la fenêtre Enregistrement de paiement.Le message d’erreur et la police rouge disparaissent, et vous pouvez continuer à traiter le paiement avec remise.
Vérifiez que le champ Montant restant contient le montant restant à payer pour régler la facture en totalité.
Choisissez l’action Comptabiliser les paiements pour comptabiliser le paiement partiel dans le grand livre, la banque et les comptes clients.
Le document associé reste ouvert.
Pour traiter un paiement inférieur au montant restant avec remise
Choisissez l’icône de recherche, saisissez Enregistrement de paiement, puis choisissez le lien associé.
Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant reçu. Le montant est inférieur à celui du champ Montant restant après remise.La case à cocher Paiement effectué est automatiquement sélectionnée, et le champ Date reçue est rempli avec la date de travail.
Dans le champ Date reçue, saisissez la date du paiement. La date est antérieure à celle du champ Date de remise du paiement.
Vérifiez que le champ Montant restant contient le montant restant à payer pour le montant avec remise.
Choisissez l’action Comptabiliser les paiements pour comptabiliser le paiement partiel dans le grand livre, la banque et les comptes clients.
Le document associé reste ouvert.
Pour traiter un paiement supérieur au montant restant avec remise
Choisissez l’icône de recherche, saisissez Enregistrement de paiement, puis choisissez le lien associé.
Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant reçu. Le montant est supérieur à celui du champ Montant restant après remise.La case à cocher Paiement effectué est automatiquement sélectionnée, et le champ Date reçue est rempli avec la date de travail.
Dans le champ Date reçue, saisissez la date du paiement. La date est antérieure à celle du champ Date de remise du paiement.
Vérifiez que le champ Montant restant contient zéro (0).
Choisissez l’action Comptabiliser les paiements pour comptabiliser le paiement intégral dans le grand livre, la banque et les comptes clients.
Le document associé est fermé, et le client est crédité du montant du paiement excédentaire.
Pour trouver un document de vente spécifique qui n’est pas entièrement facturé
La fenêtre Enregistrement de paiement vous aide dans les tâches nécessaires pour équilibrer les comptes internes avec les chiffres réels de trésorerie afin d’assurer une collecte efficace auprès des clients. Elle affiche les paiements entrants en attente sous forme de lignes représentant les documents de vente pour lesquels un montant est dû.
En général, lorsqu’un paiement a été effectué, enregistré en banque ou autrement, le document de vente ou d’achat associé est représenté comme une ligne dans la fenêtre Enregistrement de paiement parce que le document en question attend que le paiement soit comptabilisé contre le montant en souffrance. Cependant, parfois, un paiement effectué n’est pas représenté par une ligne dans la fenêtre Enregistrement de paiement, généralement parce que le document en question n’a pas été entièrement facturé.
Dans la fenêtre Recherche de documents, vous pouvez rechercher parmi les documents qui ne sont pas entièrement facturés. Vous pouvez effectuer une recherche en fonction d'un ou plusieurs des critères suivants :
Numéro de document
Montant ou plage de montants
La procédure suivante explique comment trouver un document spécifique en utilisant les deux critères de recherche.
Choisissez l'icône de recherche, saisissez Enregistrement de paiement, puis choisissez le lien correspondant.
Avec le pointeur sur n'importe quelle ligne, choisissez l'action Rechercher des documents.
Dans la fenêtre Recherche de documents, saisissez une valeur de recherche dans le champ N° de document.
La valeur que vous saisissez dans ce champ est entourée de caractères génériques cachés. Cela signifie que la fonction recherche tous les numéros de document contenant la valeur saisie.
Dans le champ Montant, saisissez le montant spécifique figurant sur le document que vous souhaitez trouver.
Dans le champ Tolérance de montant %, saisissez un pourcentage pour définir la plage de montants que vous souhaitez rechercher afin de trouver le document ouvert.Si vous saisissez 10, la fonction recherchera des montants dans une plage comprise entre dix pour cent en dessous et dix pour cent au-dessus de la valeur dans le champ Montant.
Choisissez l'action Rechercher.
La fonction de recherche recherche parmi les documents qui ne sont pas entièrement facturés en fonction des critères spécifiés.
Si un ou plusieurs documents correspondent aux critères, la fenêtre Résultat de la recherche de documents s'ouvre pour afficher les lignes représentant ces documents. Chaque ligne contient un numéro de document, une description et un montant afin que vous puissiez facilement trouver un document spécifique, par exemple en fonction des informations de votre relevé bancaire.
Si un paiement en banque n'est représenté par aucun document, vous pouvez alors ouvrir un journal général prérempli depuis la fenêtre Enregistrement de paiement pour comptabiliser le paiement directement sur le compte de contrepartie sans appliquer le paiement à un document. Alternativement, vous pouvez vouloir enregistrer le paiement dans le journal jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue.
Pour enregistrer ou comptabiliser un paiement sans document associé
Si un paiement en banque n'est représenté par aucun document, vous pouvez alors ouvrir une ligne de journal général préremplie depuis la fenêtre Enregistrement de paiement pour comptabiliser le paiement directement sur le compte de contrepartie sans appliquer le paiement à un document. Alternativement, vous pouvez vouloir enregistrer le paiement dans le journal jusqu'à ce que l'origine du paiement soit clarifiée.
Choisissez l'icône de recherche, saisissez Enregistrement de paiement, puis choisissez le lien correspondant.
Procédez à l'enregistrement d'un paiement non documenté.
Choisissez l'action Journal général. La fenêtre Journal général s'ouvre avec une ligne préremplie avec le compte de contrepartie du lot de journaux configuré dans la fenêtre Configuration de l'enregistrement de paiement.
Remplissez les champs restants sur la ligne du journal général, tels que le montant et le numéro du client ou d'autres informations provenant du relevé bancaire.
Vous pouvez soit comptabiliser la ligne de journal pour mettre à jour le total sur le compte de contrepartie. Alternativement, vous pouvez laisser la ligne de journal non comptabilisée, et peut-être y ajouter une note indiquant que le paiement nécessite une analyse plus approfondie.
Si vous laissez la ligne de journal non comptabilisée, elle s'ajoutera à la valeur dans le champ Solde non comptabilisé en bas de la fenêtre Enregistrement de paiement.