Comment rapprocher manuellement les paiements clients

Lorsque vous recevez un reçu en espèces d'un client, ou que vous effectuez un remboursement en espèces, vous devez décider si vous appliquez le paiement ou le remboursement pour clôturer une ou plusieurs écritures de débit ou de crédit ouvertes. Vous pouvez spécifier le montant que vous souhaitez appliquer. Par exemple, vous pouvez appliquer des paiements partiels aux écritures du grand livre client. La clôture des écritures du grand livre client garantit que des informations telles que les statistiques clients, les relevés de compte et les frais financiers sont corrects.
Note : Dans la fenêtre Écritures du grand livre client, le texte en rouge signifie que le paiement concerné est en retard.
Vous pouvez appliquer les écritures du grand livre client de plusieurs façons :
  • En saisissant des informations dans des fenêtres dédiées, telles que les fenêtres Journal des encaissements et Journal de rapprochement des paiements.
  • À partir des documents de note de crédit client.
  • À partir des écritures du grand livre client après la comptabilisation des documents de vente mais non appliquées.
Important : Si le champ Méthode d'application sur la fiche client contient Appliquer au plus ancien, les paiements sont appliqués à la plus ancienne écriture de crédit ouverte, sauf si vous spécifiez manuellement une écriture. Si la méthode d'application est Manuelle, vous appliquez toujours les écritures manuellement.
Vous pouvez appliquer manuellement les paiements clients dans la fenêtre Journal des reçus de caisse. Un journal des reçus de caisse est un type de journal général, vous pouvez donc l'utiliser pour enregistrer des transactions dans les comptes du grand livre général, banque, client, fournisseur et immobilisations. Vous pouvez appliquer le paiement à une ou plusieurs écritures au débit lors de la saisie du paiement, ou vous pouvez appliquer à partir des écritures déjà saisies plus tard.
Vous pouvez également appliquer les paiements clients et fournisseurs dans la fenêtre Journal de rapprochement des paiements, en utilisant les fonctions d'importation des relevés bancaires, d'application automatique et de rapprochement des comptes bancaires. Pour plus d'informations, voir  Rapprocher les paiements en utilisant l'application automatique . Alternativement, vous pouvez rapprocher les paiements clients à partir d'une liste de documents de vente impayés dans la fenêtre Enregistrement des paiements. Pour plus d'informations, voir  Rapprocher les paiements clients à partir d'une liste de documents de vente impayés. 
Remplir et poster un journal de reçus en espèces
    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Journal de reçus en espèces, puis choisissez le lien correspondant.
    Choisissez l’action Modifier le journal.
    Sélectionnez le lot pertinent dans le champ Nom du lot.
    Remplissez le champ Date de comptabilisation.
    Dans le champ Type de document, sélectionnez Paiement.Le champ N° de document est rempli par la série de numéros attribuée au lot.
    Utilisez le champ N° de document externe pour stocker un identifiant, tel que le numéro de chèque du client.
    Dans le champ Type de compte, sélectionnez Client.
    Dans le champ N° de compte, sélectionnez le compte grand livre pertinent.
    Si vous souhaitez comptabiliser l’application en même temps que vous postez le journal, faites l’une des actions suivantes.
    Dans le champ Type de compte de contrepartie, sélectionnez Compte grand livre pour les paiements en espèces, et Compte bancaire pour les autres paiements.
    Dans le champ N° de compte de contrepartie, sélectionnez le compte de caisse pour les paiements en espèces, ou le compte bancaire pertinent pour les autres paiements.
    Postez le journal.

Appliquer un paiement à une seule écriture du grand livre client

    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Journal de reçus en espèces et choisissez le lien correspondant.
    Choisissez l’action Modifier le journal.
    Sur la première ligne du journal, saisissez les informations pertinentes concernant l’écriture à appliquer.
    Dans le champ Type de document, saisissez Paiement.
    Dans le champ Type de compte, saisissez Client.
    Dans le champ Type de compte de contrepartie, saisissez Compte bancaire.
    Dans le champ N° de document appliqué, choisissez le champ pour ouvrir la fenêtre Appliquer les écritures client.
    Dans la fenêtre Appliquer les écritures client, sélectionnez l’écriture à laquelle appliquer le paiement.
    Dans le champ Montant à appliquer, saisissez le montant que vous souhaitez appliquer à l’écriture. Si vous ne saisissez pas de montant, le montant maximum est appliqué.En bas de la fenêtre Appliquer les écritures client, vous pouvez voir le montant spécifique dans le champ Montant appliqué ainsi que si l’application est équilibrée.
    Choisissez le bouton OK. La fenêtre Journal de reçus en espèces affiche maintenant l’écriture que vous avez sélectionnée dans les champs Type de document appliqué et N° de document appliqué.
    Postez le journal de reçus en espèces.

Appliquer un paiement à plusieurs écritures du grand livre client

    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Journal des reçus de caisse, puis choisissez le lien correspondant.
    Choisissez l’action Modifier le journal.
    Sur la première ligne du journal, saisissez les informations pertinentes concernant l’écriture à appliquer.
    Dans le champ Type de document, saisissez Paiement.
    Dans le champ Type de compte, saisissez Client.
    Dans le champ Type de compte solde, saisissez Compte bancaire.
    Dans le champ Montant, saisissez le paiement complet en montant négatif.
    Pour appliquer le paiement à plusieurs écritures du grand livre client lors de la comptabilisation, choisissez l’action Appliquer les écritures.
    Sélectionnez les lignes avec les écritures auxquelles vous souhaitez appliquer l’écriture d’application, puis choisissez l’action Définir l’ID d’application.
    Sur chaque ligne, dans le champ Montant à appliquer, saisissez le montant que vous souhaitez appliquer à l’écriture individuelle. Si vous ne saisissez pas de montant, le montant maximum est appliqué.En bas de la fenêtre Appliquer les écritures client, vous pouvez voir le montant spécifique dans le champ Montant appliqué ainsi que si l’application est équilibrée.
    Choisissez le bouton OK.
    Comptabilisez le journal des reçus de caisse.

Pour appliquer une note de crédit à une seule écriture du grand livre client

    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Notes de crédit de vente, puis choisissez le lien correspondant.
    Ouvrez la note de crédit de vente concernée.
    Pour appliquer la note de crédit à une seule écriture du grand livre client lors de la comptabilisation, dans le champ N° doc. d’application, sélectionnez l’écriture à laquelle vous souhaitez appliquer le paiement.
    Sur la ligne, dans le champ Montant à appliquer, saisissez le montant que vous souhaitez appliquer à l’écriture.Si vous ne saisissez pas de montant, le programme applique automatiquement le montant maximum. En bas de la fenêtre Appliquer les écritures client, vous pouvez voir le montant spécifique dans le champ Montant appliqué ainsi que si l’application est équilibrée.
    Choisissez le bouton OK. La fenêtre Note de crédit de vente affiche maintenant l’écriture que vous avez sélectionnée dans les champs Type de doc. d’application et N° doc. d’application, ainsi que le montant de la note de crédit à comptabiliser, ajusté pour d’éventuelles remises de paiement.
    Comptabilisez la note de crédit.

Pour appliquer une note de crédit à plusieurs écritures du grand livre client

    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Notes de crédit de vente, puis choisissez le lien correspondant.
    Ouvrez la note de crédit de vente concernée.
    Pour appliquer la note de crédit à plusieurs écritures du grand livre client lors de la comptabilisation, choisissez l’action Appliquer les écritures.
    Sélectionnez les lignes avec les écritures auxquelles vous souhaitez appliquer l’écriture d’application, puis choisissez l’action Définir l’ID d’application.
    Sur chaque ligne, dans le champ Montant à appliquer, saisissez le montant que vous souhaitez appliquer à l’écriture individuelle. Si vous ne saisissez pas de montant, le montant maximum est appliqué.En bas de la fenêtre Appliquer les écritures client, vous pouvez voir le montant spécifique dans le champ Montant appliqué ainsi que si l’application est équilibrée.
    Choisissez le bouton OK. La fenêtre Note de crédit de vente affiche maintenant le montant de la note de crédit à comptabiliser, ajusté pour d’éventuelles remises de paiement.
    Comptabilisez la note de crédit.

Pour appliquer des écritures du grand livre client comptabilisées

    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Clients, puis choisissez le lien correspondant.
    Ouvrez la fiche client pour le client dont vous souhaitez appliquer les écritures.
    Choisissez l’action Écritures du grand livre, puis sélectionnez la ligne avec l’écriture qui sera l’écriture d’application.
    Choisissez l’action Appliquer les écritures. La fenêtre Appliquer les écritures client s’ouvre et affiche les écritures ouvertes pour le client.
    Sélectionnez les lignes avec les écritures auxquelles vous souhaitez appliquer l’écriture d’application, puis choisissez l’action Définir l’ID d’application.
    Pour chaque ligne dans le champ Montant à appliquer, saisissez le montant que vous souhaitez appliquer à l’écriture individuelle. Si vous ne saisissez pas de montant, le montant maximum est appliqué.En bas de la fenêtre Appliquer les écritures client, vous pouvez voir le montant spécifique dans le champ Montant appliqué.
    Choisissez l’action Poste l’application. La fenêtre Poste l’application apparaît avec le numéro de document de l’écriture d’application et la date de comptabilisation de l’écriture avec la date de comptabilisation la plus récente.
    Choisissez le bouton OK pour comptabiliser l’application.Si l’application comptabilisée a entraîné la clôture d’écritures du grand livre client, le champ Ouvert est effacé pour ces écritures du grand livre.
    Pour voir les écritures du grand livre, choisissez l’icône de recherche, saisissez Clients, puis choisissez le lien correspondant. Accédez à la fiche du client concerné pour voir les écritures du grand livre.
Dans la liste des écritures du grand livre, sur la ligne contenant l’écriture du grand livre qui a été entièrement appliquée, vous pouvez voir que la case à cocher Ouvert n’est pas sélectionnée.

Après avoir sélectionné une écriture dans la fenêtre Appliquer les écritures client, ou plusieurs écritures en définissant l’ID d’application, le champ Montant appliqué sur la ligne du journal contiendra la somme des montants restants pour les écritures comptabilisées que vous avez sélectionnées, sauf si le champ contient déjà quelque chose. Si vous sélectionnez Appliquer au plus ancien dans le champ Méthode d’application sur la fiche client, l’application se fait automatiquement.

Pour corriger une application des écritures client

Lorsque vous corrigez une application, des écritures de correction identiques à l’écriture originale mais avec un signe opposé dans le champ montant sont créées et comptabilisées pour toutes les écritures, y compris toutes les écritures de grand livre général dérivées de l’application, telles que les remises de paiement et les gains/pertes de change. Les écritures qui ont été clôturées par l’application sont rouvertes.
    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Clients, puis choisissez le lien correspondant.
    Ouvrez la fiche client concernée.
    Choisissez l’action Écritures du grand livre.
    Sélectionnez l’écriture du grand livre concernée, puis choisissez l’action Désappliquer les écritures.
    Alternativement, choisissez l’action Écriture détaillée du grand livre.
    Sélectionnez l’écriture d’application, puis choisissez l’action Désappliquer les écritures.
    Remplissez les champs dans l’en-tête, puis choisissez l’action Désappliquer.

Remarque : Si une écriture a été appliquée par plus d’une écriture d’application, vous devez d’abord désappliquer la dernière écriture d’application.


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