Configuration initiale
La réservation en ligne dans Garage Hive permet aux clients de réserver, par exemple, un contrôle technique, un entretien ou des réparations depuis les sites web de l'entreprise ou les plateformes de médias sociaux disponibles, et la réservation est enregistrée directement dans le système Garage Hive.
Configuration de la réservation en ligne
Pour configurer la réservation en ligne :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration de la réservation en ligne et choisissez le lien associé.
Sous l'onglet rapide Général, vous verrez le Jeton d'accès, l'ID d'instance et si la configuration est activée.
Ajustez les paramètres suivants sous l'onglet rapide Réservation :
- Délai minimum en minutes - Il s'agit de la différence de temps entre maintenant et la première réservation disponible, c'est-à-dire que 180 minutes équivalent à un délai de 3 heures, ce qui implique qu'à 8 heures du matin, un client peut effectuer une réservation pour 11 heures le même jour.
- Nombre maximum de jours dans le futur - Il s'agit du nombre maximum de jours dans le futur pour lesquels des réservations peuvent être effectuées.
- Code de type d'offre par défaut - Il est recommandé de le définir sur OB. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, veuillez contacter un membre de l'équipe.
- Politique de reconnaissance du client - Il est préférable de définir ceci sur Automatique. Veuillez contacter un membre de l'équipe pour plus d'informations sur cette fonctionnalité.
- N° de client fictif – Doit être défini sur Réservation en ligne.
- Groupe de comptabilisation TVA marché – doit être défini sur National.
- Statut du véhicule par défaut – Doit être défini sur Client.
- Masquer les prix des services – Cela masquera le prix de vente de tous les forfaits de service.
- Confirmation automatique de réservation – Si activé, enverra une confirmation par e-mail et/ou SMS au client.
- Code de région de recherche de données de véhicule principal – Dans ce champ, vous pouvez sélectionner la région de recherche de véhicule par défaut pour la réservation en ligne parmi les régions disponibles.
- Masquer le temps prévu du service – Cela masque les temps de service prévus des forfaits de service. (affiché lorsque Plus d'infos est cliqué, ainsi que toutes les descriptions étendues configurées dans les forfaits).
- Informations de contact et kilométrage - Sur la dernière page du formulaire de réservation en ligne, il est demandé aux clients de fournir leurs coordonnées. Vous pouvez personnaliser les informations requises en ajustant les champs suivants :
- Option de demande de nom de contact : Choisissez entre demander uniquement le nom, ou une combinaison de titre, prénom et nom de famille.
- Option de demande d'adresse : Sélectionnez s'il faut demander uniquement le numéro de maison et le code postal ou l'adresse complète.
- Option de demande de kilométrage : Choisissez de Ignorer la demande de kilométrage, de la rendre Facultative ou de la définir comme Obligatoire.
- N° de téléphone obligatoire : Décidez si le client doit fournir un numéro de téléphone.
Sous l'onglet rapide Notification interne, vous pouvez définir les éléments suivants :
- Envoyer aux e-mails – Ceci est généralement laissé vide, mais peut être utilisé pour des destinataires d'e-mail supplémentaires ; il s'agit d'un e-mail de confirmation envoyé à la succursale.
- Envoyer aux e-mails en copie cachée – Vous pouvez les utiliser si vous devez envoyer la confirmation en copie cachée ailleurs. Plusieurs adresses peuvent être saisies en utilisant le caractère « ; », comme dans service@thegarage.com ;management@thegarage.com .
- Envoyer à l'e-mail de la succursale - Il est recommandé de cocher cette case, car cela enverra le message de confirmation à l'adresse e-mail spécifiée dans la configuration de la succursale, que nous ferons plus tard dans la configuration.
Configuration du paiement d'acompte pour la réservation en ligne
Les paiements d'acompte pour la réservation en ligne permettent aux clients de sécuriser leurs réservations avec des paiements fixes (partiels) ou complets. Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec l'intégration de paiement Stripe. Voici comment la configurer :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration de la réservation en ligne et choisissez le lien associé.
Sur la page Configuration de la réservation en ligne, faites défiler jusqu'à l'onglet rapide Paiements d'acompte.
Saisissez le Code de passerelle de paiement pour la méthode de paiement Stripe, sélectionnez soit Montant complet soit Montant fixe, selon l'exigence de prépaiement.
- Paiement complet - Cette option exige que le client paie le montant total de la réservation en ligne en tant qu'acompte à la fin du processus de réservation.
- Montant fixe - Cette option demande un montant fixe spécifié ou le montant total de la réservation, selon le plus petit.
Si vous avez sélectionné Montant fixe, le champ Montant du paiement d'acompte apparaîtra. Saisissez le montant à payer d'avance pour sécuriser la réservation.
Après avoir ajouté la configuration du Paiement d'acompte, une nouvelle page sera disponible dans la réservation en ligne.
Pour payer l'acompte, le client peut cliquer sur le lien « Effectuer le paiement ». Un nouvel onglet s'ouvrira, lui permettant de choisir parmi les méthodes de paiement disponibles.
Une fois le paiement réussi, la notification de paiement apparaîtra dans la section Commentaires de la fiche de travail.
Lorsque le travail est terminé et que vous Encaissez le paiement depuis la fiche de travail, l'acompte payé en ligne sera affiché dans le champ Acompte disponible.
Utilisez l'action Appliquer le montant de l'acompte pour appliquer l'acompte au travail dans la fiche de travail.
Configuration de la région de recherche de données de véhicule
La configuration de la région de recherche de données de véhicule permet l'identification des numéros d'immatriculation pour les régions disponibles, permettant aux clients de ces zones d'effectuer des réservations en ligne. Pour activer la recherche de données de véhicule pour ces régions :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration de la recherche de données de véhicule et choisissez le lien associé.
Faites défiler jusqu'à l'onglet rapide Régions de recherche de données de véhicule et cochez la case dans la colonne Activé à côté de la région que vous souhaitez rendre disponible pour la réservation en ligne.
Les régions seront désormais disponibles dans la réservation en ligne, permettant aux clients de sélectionner leur région sous la zone de saisie du N° d'immatriculation sur la page de réservation.
Obtenir le code HTML d'intégration
La balise Embed en HTML est utilisée pour intégrer le lien de réservation à votre fichier HTML (le site web). Pour obtenir le lien HTML d'intégration, sélectionnez Actions dans la page Configuration de la réservation en ligne, et cliquez sur Obtenir le code HTML d'intégration pour la réservation en ligne ou Obtenir le code HTML d'intégration pour demande uniquement pour les demandes en ligne.
Obtenir l'URL de la page autonome
L'URL de la page autonome convient aux entreprises qui n'ont pas de site web auquel ajouter une balise HTML d'intégration. Dans ce cas, une URL de page autonome peut être utilisée comme lien dédié pour la réservation, par exemple sur les plateformes de médias sociaux comme Facebook, où un bouton Réserver maintenant peut être ajouté, et lors de l'envoi de notifications SMS aux clients. Pour obtenir l'URL de la page autonome, accédez à la page Configuration de la réservation en ligne et cliquez sur Obtenir l'URL de la page autonome. Copiez le lien et utilisez-le pour obtenir des réservations. Vous pouvez raccourcir le lien en utilisant des services tels que bitly.
L'URL de la page autonome ouvre une page web, comme indiqué ci-dessous.
🌐 Anglais (UK, IE, IM et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.