Utilisation des documents en ligne dans les devis, les checklists et les devis post inspection
Dans cet article, nous examinerons comment les documents en ligne sont utilisés et affichés dans les Devis, les listes de contrôle, les Devis d'inspection de véhicule et les Feuilles de travail. Cela vous aidera à déterminer quel document est le mieux adapté pour utiliser la fonctionnalité de documents en ligne.
Utilisation des documents en ligne dans les devis
Lorsqu'un client appelle le garage avant d'amener son véhicule pour une réparation et demande le coût d'un contrôle technique et d'une révision complète, le document pertinent à utiliser est le Devis. Pour partager le devis en ligne, ouvrez le document, sélectionnez Imprimer/Envoyer, puis choisissez Publier le document en ligne.
Il n'y a pas de catégories d'action dans le document en ligne pour le devis ; à la place, tous les éléments de groupe créés sont répertoriés sous l'en-tête Devis, comme indiqué ci-dessous.
Si un client a autorisé les travaux, vous pouvez utiliser l'action Créer une fiche de travail pour créer une nouvelle fiche de travail pour ces travaux et la planifier, ou vous pouvez ajouter les travaux autorisés à une fiche de travail existante en utilisant l'action Copier les lignes autorisées vers la fiche de travail.
Utilisation des documents en ligne dans les listes de contrôle
Lorsque le client amène le véhicule au garage pour des travaux pré-réservés, le garage peut avoir pour politique d'effectuer un contrôle général de l'état du véhicule. Dans un tel scénario, la Liste de contrôle doit être créée, ce qui implique de vérifier physiquement le véhicule, de prendre des photos des défauts et d'ajouter les commentaires des techniciens. Pour partager la liste de contrôle en ligne, ouvrez le document, sélectionnez Imprimer/Envoyer, puis choisissez Publier le document en ligne.
Suite à l'inspection, un rapport est créé et peut être envoyé au client sous forme de téléchargement via un document en ligne.
Après avoir examiné la liste de contrôle, le client peut Demander un rappel s'il a des questions ou donner son accord pour préparer un devis d'inspection du véhicule.
Utilisation des documents en ligne dans les devis d'inspection du véhicule
Lorsqu'une Liste de contrôle est effectuée et que des défauts auparavant inconnus sont découverts, pour préparer un devis pour les travaux nécessaires pour les réparer, le Devis d'inspection du véhicule est créé.
Il existe plusieurs fonctionnalités qui aident à la tarification rapide et efficace des problèmes précédemment découverts. Le scénario idéal serait que les lignes de la liste de contrôle soient configurées pour être signalées comme nécessitant une attention si un technicien les marque en orange ou en rouge, voir Comment créer une liste de contrôle . Lorsqu'une ligne est marquée comme nécessitant une attention, le technicien est invité à prendre une photo du défaut pour la montrer au client plus tard. De plus, le technicien ajoute un texte expliquant le défaut, qui peut être tiré de modèles. Le modèle de texte est lié à un ensemble de services qui contient une description de la raison pour laquelle cela doit être fait, ainsi que les éléments de travail.
Lorsqu'un devis d'inspection du véhicule est créé, des éléments de groupe sont générés à l'aide de l'action Ajouter les lignes d'attention de la liste de contrôle. Cela transfère tous les défauts de la liste de contrôle vers les Éléments de groupe du DIV, lie les photos de la liste de contrôle à ces groupes et applique les ensembles de modèles de texte de la liste de contrôle avec des descriptions et des lignes. Les lignes peuvent ensuite être tarifées et les descriptions des Éléments de groupe modifiées pour le cas spécifique.
Lorsque le devis d'inspection du véhicule est tarifé, il peut être partagé via un document en ligne avec différentes catégories de groupes, telles que conseillé, requis, supplémentaire, etc. Pour partager le devis d'inspection du véhicule en ligne, ouvrez le document, sélectionnez Imprimer/Envoyer, puis choisissez Publier le document en ligne.
En conséquence, le client reçoit un document en ligne où il peut approuver les travaux.
Le client peut approuver tous les éléments d'une catégorie ou seulement certains sous-éléments. Pour copier les éléments approuvés dans le document en ligne vers la fiche de travail, utilisez l'action Copier les lignes autorisées vers la fiche de travail sous Accueil dans la barre de menu du DIV.
Utilisation des documents en ligne dans les fiches de travail
Le client a approuvé les travaux et vous créez une fiche de travail pour ces éléments. Pendant le travail sur la voiture, des travaux supplémentaires peuvent être découverts qui doivent être effectués et pour cela, vous pouvez simplement ajouter ces travaux à la même fiche de travail et publier une autorisation de travail en ligne. Pour partager la fiche de travail en ligne, ouvrez le document, sélectionnez Imprimer/Envoyer, puis choisissez Publier le document en ligne.
Cela permet au client de suivre tous les éléments approuvés ainsi que tous les éléments supplémentaires qui surviennent.
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