Utilisation de la fiche de travail
Il existe différentes méthodes pour créer une fiche de travail, comme décrit ici. Dans cet article, nous examinerons la manière standard d’utiliser la fiche de travail. La fiche de travail inclut généralement des informations sur la main-d’œuvre et les articles utilisés lors du processus de réparation ou d’entretien du véhicule, ainsi que sur les frais supplémentaires ou les remises éventuelles.
Créer une nouvelle fiche de travail
Sélectionnez Feuille de travail dans l'écran d'accueil, puis choisissez Nouveau.
Sélectionnez le Type de Service - C'est le type de travail à effectuer.
Remplissez le Numéro d'Immatriculation du Véhicule :
- Si le véhicule est dans le système, les informations du véhicule seront remplies automatiquement.
- Si le véhicule n'est pas dans le système, le système le recherchera en utilisant le VRM pour obtenir les détails du véhicule.
Confirmez avec le client que la Description du Véhicule correspond au véhicule réel. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez Recherche dans la barre de menu et utilisez l'action Mettre à jour les données du véhicule par VRM. Cela mettra à jour les détails du véhicule dans le système.
Saisissez le kilométrage actuel du véhicule dans le champ Kilométrage.
Après la recherche VRM du véhicule, saisissez les informations du client :
- Si les informations du client ont été précédemment saisies pour un autre véhicule, le système récupérera les informations du client et les liera au véhicule.
- Si le client est nouveau dans le système, celui-ci vous invitera à Créer une nouvelle fiche client.
Vous pouvez maintenant ajouter les détails suivants :
- Date d'arrivée et Heure d'arrivée - C'est le jour et l'heure auxquels le véhicule arrivera sur le site, ou quand il est prévu d'arriver.
- Date de livraison demandée et Heure de livraison demandée - C'est la date et l'heure auxquelles le client a demandé que la voiture soit livrée après que le travail ait été terminé.
- Numéro de document externe - C'est le numéro du document externe lié au travail effectué sur le véhicule.
- Code d'état du travail - C'est le statut du travail effectué sur le véhicule.
- Véhicule sur site - Cela indique que le véhicule est sur le site.
- Véhicule restant la nuit - Cela indique que le véhicule restera la nuit dans le garage.
- Collecte et livraison - Cela indique si la voiture doit être récupérée à l'emplacement du client et livrée une fois le travail terminé.
- Texte de l'étiquette de clé - C'est le numéro marqué sur l'attache de la clé du véhicule, qui peut aussi être un texte.
- Numéro de l'étiquette de clé - C'est le numéro marqué sur l'attache de la clé du véhicule, et configuré dans le système pour aider également à identifier les pièces appartenant au véhicule en utilisant le même numéro dans un bon de commande.
- Canal marketing - C'est le canal par lequel le client a trouvé l'entreprise.
- Description du travail - C'est la description des produits ou services offerts, elle apparaît en haut de la facture lors de l'impression.
L’onglet rapide Dates de rappel du véhicule affiche les dates auxquelles diverses pièces du véhicule doivent être changées, entretenues ou vérifiées.
Sous la sous-page Checklist, vous pouvez consulter et accéder à toutes les listes de contrôle liées à la fiche de travail.
Dans la sous-page Commentaires, vous pouvez saisir toutes les informations que le client a fournies concernant le travail à effectuer.
Sous la section Éléments de groupe, vous créez des groupes où vous ajoutez des lignes en fonction du titre du groupe. Les groupes aident à la catégorisation des lignes. En savoir plus ici Regroupement des lignes de document.
Ajouter des articles et de la main-d'œuvre
Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des lignes de Main-d'œuvre, des lignes Article ou des Forfaits de service au bon de travail :
- Colonne Type - Sélectionnez soit Main-d'œuvre soit Article pour définir le type de détails à saisir dans la ligne.
- Colonne N° - Saisissez le numéro pour Main-d'œuvre ou Article tel qu'ajouté dans le système. Par exemple, pour la main-d'œuvre, vous pouvez choisir main-d'œuvre de service, main-d'œuvre standard ou d'autres types de main-d'œuvre ; pour les articles, vous pouvez choisir des articles d'inventaire comme les filtres à air et l'huile moteur, des articles hors inventaire comme les consommables, ou des services externes ou autres articles.
- Colonne Description - Ceci est la description de l'article ou de la main-d'œuvre qui apparaîtra sur la facture du client.
- Colonne Quantité - Saisissez la quantité d'articles ou d'heures à vendre.
- Colonne Coût Unitaire - C'est le coût d'un article pour l'entreprise. Ce champ est laissé vide pour la main-d'œuvre.
- Prix Unitaire - C'est le prix auquel le client achètera l'article ou la main-d'œuvre par unité.
- Prix Unitaire (Calc) TTC - Lorsque vous cliquez sur le montant dans ce champ, une fenêtre contextuelle apparaîtra, affichant le Prix Unitaire, le Pourcentage de Marge, le Prix Unitaire TTC et le Total TTC, vous permettant de faire le calcul du prix.
- Colonne Remise sur ligne % - Si vous souhaitez appliquer une remise à la ligne, remplissez ce champ avec le pourcentage de remise.
- Colonne Montant de la remise sur ligne - C'est le montant appliqué à la ligne en tant que remise. Par défaut, cette colonne n'est pas visible, mais vous pouvez utiliser la personnalisation pour l'ajouter.
- Montant de la ligne HT - C'est le montant total de la ligne avant TVA.
Voir la Factbox et copier le VIN
La FactBox se trouve à droite d'une fiche de travail et fournit des informations rapides et des liens concernant le travail effectué sur la fiche, le client et le véhicule, y compris un lien pour copier immédiatement le VIN.
Visualisation des statistiques du document
La page des statistiques du document vous donne un aperçu des indicateurs financiers pour l'ordre de réparation couvrant les ventes et les marges bénéficiaires pour les pièces et la main-d'œuvre. Elle vous aide à comprendre la rentabilité du travail et comment les ressources ont été utilisées. Pour afficher la page des statistiques du document :
Ouvrez la fiche de travail, puis cliquez sur Accueil et sélectionnez Statistiques dans la barre de menu.
Cela ouvre la page Statistiques du document pour la fiche de travail.
Si vous souhaitez recevoir une notification lorsque les heures à facturer sont inférieures aux heures totales enregistrées, vous devrez activer le paramètre Notification de dépassement de main-d'œuvre sur la feuille de travail.
Pour l'activer, recherchez Paramétrage Gestion des services – GH en utilisant l'icône de recherche en haut à droite, puis sélectionnez le lien correspondant.
Sous l’onglet Général, activez le curseur Notification de dépassement de main-d’œuvre de la feuille de travail.
Maintenant, lorsque vous ouvrez une fiche de travail qui a moins d'heures à facturer que le total des heures enregistrées, vous recevrez une notification en haut.
Cliquez sur l’action Ouvrir les statistiques pour voir les Informations de pointage dans la page Statistiques du document.
Vous pouvez ajuster les heures à facturer dans les lignes du document, ou les laisser telles quelles, car cela n’affectera pas la comptabilisation du document.
Configuration des raisons de suppression de la feuille de travail
Pour configurer les raisons de suppression de la feuille de travail :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Paramétrage Gestion des services – GH , et sélectionnez le lien correspondant.
Faites défiler jusqu’à l’onglet rapide Archive et activez le curseur Demander une raison lors de la suppression de la feuille de travail vers la droite. Quittez la page de configuration.
Pour personnaliser vos raisons de suppression de feuille de travail, choisissez l’icône de recherche, saisissez Raisons de suppression de document, et sélectionnez le lien correspondant.
Choisissez Nouveau dans la barre de menu, puis Type de document comme Feuille de travail, un Code pour la raison, puis la description. Par exemple, vous pouvez saisir Réservation comme code et Réservation annulée comme description.
Ajoutez plusieurs raisons puis quittez la page lorsque vous avez terminé.
Ouvrez la fiche de travail à supprimer, et en haut de la fiche de travail, vous verrez une icône pour supprimer une fiche de travail ; cliquez dessus, choisissez Oui dans la fenêtre contextuelle, et choisissez la raison de la suppression de la fiche de travail.
Transférer des lignes vers un devis
Le transfert de lignes vers un devis est une fonctionnalité disponible dans une fiche de travail qui permet à l'utilisateur de créer un devis directement à partir de la fiche de travail lorsque les lignes ajoutées dans la fiche de travail n'ont pas encore été approuvées par le client. Pour transférer des lignes vers un devis :
Ouvrez la fiche de travail avec les lignes que vous souhaitez transférer, puis sélectionnez Accueil dans la barre de menu, suivi de Transférer les lignes vers un devis.
Cela ouvre une liste de toutes les lignes ajoutées à cette fiche de travail. Sélectionnez les cases à cocher dans la colonne Incluse pour les lignes que vous souhaitez transférer vers un devis, puis cliquez sur Transférer les lignes vers le devis dans la barre de menu.
Vous verrez une notification contextuelle indiquant qu'un devis a été créé et vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur Oui.
Il convient de noter que les éléments de groupe sont transférés en tant qu'éléments de groupe.
Voir aussi
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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