Intégration de l’API Xero

Ce que vous pouvez exporter via l'API Xero
Garage Hive vous permet d'exporter vos données vers Xero via une API. Vous pouvez exporter les éléments suivants :
  • Factures clients
  • Avoirs clients
  • Paiements clients
  • Remboursements clients
  • Factures fournisseurs
  • Avoirs fournisseurs
Note : Nous ne supportons pas actuellement l'exportation des paiements fournisseurs, il est recommandé de le faire dans votre système comptable externe.

Configuration initiale

    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration de l'intégration comptable, et sélectionnez le lien correspondant.
    Dans l’onglet Général, sélectionnez Xero comme système comptable dans le champ Système comptable.
    Sélectionnez Date de publication dans Exporter le grand livre client par et Date du document dans les champs Exporter le grand livre fournisseur par.
    Saisissez la Date d’exportation par défaut à partir de, qui spécifie la date de début de l’exportation. Ceci est optionnel, et nous recommandons de remplir la date de mise en service.
    Faites défiler vers le bas jusqu'à l’onglet rapide Xero. Dans les champs Statut du document de vente Xero et Statut du document d'achat Xero, spécifiez le statut des documents lorsqu'ils sont exportés vers Xero. Les options sont Brouillon, Soumis ou Autorisé. Vous pouvez sélectionner une option différente pour les documents de vente et d'achat.
Important : Les documents de vente doivent être approuvés si vous prévoyez d'exporter des reçus/paiements de vente.
    Sélectionnez le curseur Activation de l'intégration pour activer l'intégration.
    Pour commencer avec l'intégration, vous devrez créer une « Application » dans Xero. Connectez-vous avec vos identifiants Xero à  ce lien . Maintenant, au centre ou en haut à droite de l'écran, choisissez Nouvelle Application.
    Nommez l'Application ; elle doit être unique, nous recommandons donc d'utiliser GarageName-GH, mais cela peut être tout autre nom de votre choix. Remplissez les détails ci-dessous :
  • URL de l'entreprise ou de l'application -  https://www.garagehive.co.uk 
  • URL de redirection -  https://hivemgtservice.garagehive.co.uk/xero-oauth2/callback 
    Sélectionnez la case à cocher Termes & Conditions puis cliquez sur Créer l'application.
    Sur la page suivante, sélectionnez Configuration sur le côté gauche.
    Copiez l'identifiant client et collez-le dans Garage Hive dans le champ Xero Client Id sous l'onglet rapide Xero.
    Ensuite, choisissez Générer un secret, copiez-le, et saisissez-le dans Garage Hive dans le champ Xero Client Secret.Application Xero
    Garage Ruche
    Maintenant, sous la Configuration de l'intégration comptable de Garage Hive, dans la barre de menu, choisissez Actions, puis Xero, et enfin Autoriser.
    Vous serez redirigé vers le site Web Xero et invité à sélectionner Autoriser l'accès avant qu'une intégration réussie ne soit confirmée.Autoriser l'accès
    Intégration réussie

Intégrer le Plan Comptable

Pour intégrer le Plan Comptable au système comptable Xero Accounting :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Plan Comptable et sélectionnez le lien correspondant.
    Dans la page Plan Comptable, sélectionnez Modifier la liste dans la barre de menu.
    Dans la colonne Numéro de système externe, saisissez le numéro de compte pour les comptes que vous souhaitez intégrer au système externe. Dans ce cas, nous allons intégrer tous les comptes 4000.Remarque : en général, seuls les comptes 4000 et 5000 sont nécessaires.

Intégrer les méthodes de paiement

Pour ajouter le Numéro du système externe aux Méthodes de paiement :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Méthodes de paiement et sélectionnez le lien correspondant.
    Dans la colonne Numéro du système externe, cliquez sur les trois points pour sélectionner le code correspondant aux Méthodes de paiement que vous utilisez dans votre système externe.

Intégrer la comptabilisation de la TVA

Pour intégrer la comptabilisation de la TVA dans votre système :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Configuration de la comptabilisation de la TVA et sélectionnez le lien correspondant.
    Dans les colonnes Type de taxe d'entrée Xero et Type de taxe de sortie Xero, remplissez la configuration selon votre configuration Xero.

Initialisation des numéros de comptabilité externes pour les clients et les fournisseurs

    Pour configurer les numéros de comptabilité externes pour les clients et les fournisseurs, revenez à la page Configuration de l'intégration comptable dans Garage Hive.
    Cliquez sur l'action Init Customers pour lancer la configuration des numéros de comptabilité externes des clients, et Init Vendors pour lancer la configuration des numéros de comptabilité externes des fournisseurs. Ensuite, cliquez sur Yes lorsqu'on vous le demande.
    Le Numéro de Système Externe dans toutes les fiches clients et fournisseurs sera rempli avec les numéros générés.Client
    Vendeur

Comment exécuter l'exportation

Remarque : Lors de l'utilisation de l'intégration Xero, aucun fichier physique n'est créé. Les transactions apparaîtront directement dans votre compte Xero.
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Exporter vers le système comptable, et sélectionnez le lien correspondant.
    Sélectionnez les options suivantes :
  • Exporter les factures/crédits clients - Cela exportera toutes les factures/crédits clients pour la plage de dates donnée.
  • Exporter les paiements/remboursements clients - Cela exportera les paiements/remboursements de factures ainsi que les paiements aux comptes dans la plage de dates spécifiée.
  • Exporter les factures/crédits fournisseurs - Cela exportera tous les bons de commande/factures d'achat publiés ainsi que les bons de retour/crédits d'achat publiés dans la plage de dates donnée.
  • Date jusqu'à - Choisissez la date de fin du rapport.
  • Options avancées - si ce curseur est sélectionné, plus d'options sont disponibles :
  • Type d'exportation - Tout ou Nouveau. Sélectionnez Nouveau. Sélectionner Nouveau exclura tous les documents déjà exportés. Lors de l'utilisation de Nouveau, une transaction déjà exportée ne sera pas exportée à nouveau.
  • Date de début et Date jusqu'à - Choisissez votre plage de dates pour le rapport.
  • Sous Catalogues :
  • Exporter tous les clients - Cela générera une exportation de tous les clients dans le système.
  • Exporter tous les fournisseurs - Cela générera une exportation de tous les fournisseurs dans le système.
    Cliquez OK, pour commencer à exporter les données.


Ajouter des catégories de suivi dans Xero

    Pour ajouter une catégorie de suivi telle que Agence dans Xero, choisissez l'icône de recherche, saisissez Dimensions, et sélectionnez le lien correspondant.
    Sélectionnez la ligne avec la dimension Agence puis sélectionnez Dimension dans la barre de menu, suivi de Valeurs de dimension.
    Ajoutez la colonne Code de valeur de dimension externe à la page qui apparaît en utilisant la  fonction de personnalisation  de Garage Hive.
    Saisissez les valeurs dans cette colonne pour correspondre au Code de la succursale, puis quittez la page.
    Choisissez l’icône de recherche, saisissez Configuration de l’intégration de la comptabilité, et sélectionnez le lien correspondant.
    Faites défiler jusqu’à l’onglet rapide Xero, et dans le champ Code de dimension du département, saisissez Agence.
    Maintenant, connectez-vous à votre compte Xero et sélectionnez Comptabilité dans le menu supérieur, puis Avancé.
    Sélectionnez Catégories de suivi dans la page qui apparaît, puis ajoutez-la aux favoris en sélectionnant l'étoile à gauche. En l'ajoutant aux favoris, elle apparaîtra sous Avancé dans le menu principal Comptabilité.
    Sélectionnez Ajouter une catégorie de suivi sur la page Catégories de suivi et nommez-la de la même manière que le Code de dimension du département (sensible à la casse) comme dans Garage Hive. Ensuite, ajoutez les Options de catégorie, identiques aux différentes branches de votre entreprise (sensible à la casse).
    Les Catégories de suivi seront ajoutées avec succès, et vous pouvez maintenant lancer l'exportation comme décrit ci-dessus.


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