Comment créer une intervention sous garantie

Remarque : Il existe plusieurs autres façons de créer un travail sous garantie, mais c'est une méthode courante.

Sscénario

Vous avez acheté un embrayage, l'avez installé dans le véhicule du client, facturé le client, puis l'embrayage a lâché. Vous devez maintenant remplacer l'embrayage, mais vous ne le ferez pas gratuitement ; votre fournisseur de pièces paiera la facture. Autrement dit, vous effectuez un travail sous garantie pour le client, mais c'est votre fournisseur de pièces qui paie la facture.
Voici le processus pour créer un travail sous garantie :
    Créez une fiche de travail comme d'habitude, mais en bas ajoutez le nom du fournisseur comme Client facturé et ajoutez le Code des conditions de paiement. Créez un nom de client à partir du nom du fournisseur à utiliser.
    Envoyez la facture au fournisseur et assurez-vous de vous mettre d'accord sur le montant des pièces et de la main-d'œuvre. C'est important car cela déterminera combien le fournisseur inscrira sur la note de crédit.
    Après avoir convenu des montants, demandez au fournisseur d'émettre une note de crédit pour le montant de la facture que vous lui avez envoyée. Bien sûr, si des modifications devaient être apportées, vous les avez déjà faites et renvoyé la facture au fournisseur.
    Le personnel d'accueil/conseiller service publiera maintenant la fiche de travail lorsque la note de crédit est reçue et correspond au montant de la fiche de travail. En cas de divergences, un suivi avec le fournisseur est nécessaire, et la fiche de travail ne peut pas être publiée tant que la note de crédit ne correspond pas au montant de la fiche de travail.
    Le responsable de l'accueil/conseiller service enverra désormais toute la documentation au service comptable.Note : Ne pas comptabiliser la note de crédit car la feuille de travail a déjà été comptabilisée et vous ne pouvez pas avoir les deux dans le système.
    Le service comptable effectuera désormais les paiements d'équilibrage client/fournisseur (également appelés paiements en contrepartie). Pour cette comptabilisation, le service comptable enregistrera les deux écritures comme suit :
  • Ligne 1 - Client : choisissez Type de document comme Paiement, saisissez le numéro de la note de crédit comme Numéro de document, sélectionnez le client comme le nom du fournisseur facturé dans la feuille de travail, sélectionnez Numéro de document appliqué comme la feuille de travail du fournisseur comptabilisée pour le fournisseur, saisissez une valeur négative dans le champ Montant et affectez-la au Compte général 2998 Compte de régularisation.
  • Ligne 2 - Fournisseur : choisissez Type de document comme Note de crédit, saisissez le numéro de la note de crédit comme Numéro de document, sélectionnez le nom du fournisseur comme le fournisseur dont vous avez reçu la note de crédit, saisissez une valeur positive dans le champ Montant, sélectionnez Numéro de document appliqué comme la facture d'achat pour laquelle vous avez reçu les articles que vous avez installés dans le véhicule du client et affectez-la au Compte général 2998.
    Veuillez lire à propos des Paiements Contra et comment les effectuer  ici. 
    Une fois que vous avez terminé avec le journal, sélectionnez Publier/Imprimer dans la barre de menu, puis Publier.


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