Gestion des acomptes
Cet article fournit des conseils sur la manière de gérer les dépôts d'un client dans le système Garage Hive :
Table of contents
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Comment prendre un acompte dans un document
Pour prendre un acompte sur un document, tel qu'une fiche de travail, une commande de vente ou une facture de vente :
Ouvrez le document à partir duquel vous souhaitez prendre un acompte, puis sélectionnez Paiements/Publication dans la barre de menu, suivi de Prendre un acompte.
Entrez le Mode de paiement dans le champ Code du mode de paiement et cliquez sur Suivant.
Dans le champ Montant, saisissez le montant que le client souhaite verser comme acompte pour le document. Vous pouvez également ajouter une description dans le champ Description. Cliquez sur Suivant.
Avant de poster, vérifiez bien les détails du dépôt. Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur Retour pour revenir à la page précédente.
Cliquez sur Poster après avoir examiné et confirmé que tous les détails sont corrects.
Vous pouvez choisir d’Imprimer ou d’Envoyer par e-mail le reçu.
Comment enregistrer les dépôts sur les comptes clients
Depuis le Centre de rôle, sélectionnez Encaisser un paiement.
Dans le champ Nom du client, tapez pour trouver et sélectionner le nom du client.
Une fois sélectionné, le solde du client sera affiché dans le champ Solde du client.
Cliquez sur AssistEdit (…) dans le champ Code du mode de paiement pour sélectionner un mode de paiement.
Puisque vous souhaitez effectuer un paiement d'acompte, sélectionnez le curseur Paiement d'acompte.
Le bouton Suivant est maintenant actif, et vous pouvez passer à la page suivante.
Sur la page suivante, saisissez le montant du dépôt à recevoir dans le Montant et ajoutez une description, qui est par défaut Dépôt.
Le bouton Suivant est maintenant actif, et vous pouvez passer à la page suivante.
Avant de publier, vérifiez les détails du paiement du dépôt à la dernière page.
Dans le champ Reçu, choisissez si vous souhaitez Imprimer ou Envoyer par e-mail le reçu.
Si vous disposez d'un terminal de carte intégré et avez choisi un mode de paiement par carte, l'option Paiement global sera sélectionnée par défaut. Cela signifie que si vous choisissez de valider ce paiement, le terminal de carte sera déclenché et l'entrée sera enregistrée si le paiement est réussi.
Sélectionnez Publier pour enregistrer le paiement.
Utilisation du montant du dépôt comme méthode de paiement dans une feuille de travail
Si vous souhaitez utiliser le montant du dépôt comme méthode de paiement dans une feuille de travail :
Ouvrez la feuille de travail à laquelle vous souhaitez appliquer le dépôt.
Sélectionnez le menu Paiements/Publication puis cliquez sur Effectuer un paiement.
Le dépôt disponible est affiché en haut de la page Prendre le paiement. Si le document a un client Facturé à différent du client Vendu à, les deux dépôts seront indiqués.
Sélectionnez UseDeposit dans la liste des méthodes de paiement et saisissez le montant que vous souhaitez utiliser dans la colonne Amount.
Vous pouvez également utiliser l'action Appliquer le montant du dépôt, qui apparaît dans la notification en haut, pour utiliser la totalité du montant du dépôt disponible pour le client ou pour remplir la Différence pour le montant payé dans la méthode de paiement UseDeposit.
Fermez la fenêtre de la méthode de paiement en cliquant sur Fermer.
Vous pouvez maintenant Publier la fiche de travail, et le Montant du dépôt sera appliqué à la fiche de travail comme méthode de paiement.
Application des dépôts aux documents publiés
Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Entrées du grand livre client, et sélectionnez le lien correspondant.
Sélectionnez le document auquel vous souhaitez appliquer le dépôt, puis Accueil dans la barre de menu, suivi de Fermer avec dépôt - Aperçu pour prévisualiser la publication.
La page Aperçu de la publication apparaît. Après avoir confirmé la publication, fermez la page.
Vous pouvez maintenant appliquer le dépôt en sélectionnant Accueil dans la barre de menu, puis Clore avec dépôt.
Dans la page Entrées de dépôt, sélectionnez le dépôt que vous souhaitez appliquer et cliquez sur OK.
Dans la notification « Voulez-vous publier les lignes du journal ? » sélectionnez Oui.
Transférer un dépôt entre clients
L’action Transférer un dépôt vous permet de déplacer un dépôt d’un compte client à un autre. Cela est utile lorsqu’un dépôt a été enregistré sur le mauvais client, ou lorsqu’un client demande à transférer son dépôt vers un autre compte. Voici comment transférer un dépôt entre clients :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Entrées de dépôt, et sélectionnez le lien correspondant. La page Entrées de dépôt s’ouvre, où toutes les transactions de dépôt sont listées.
Trouvez et sélectionnez l'entrée de dépôt que vous souhaitez transférer, en vous assurant qu'elle est mise en surbrillance. Dans la barre d'actions, sélectionnez Actions, puis Fonctions et cliquez sur Transférer le dépôt.
La fenêtre Entrée de dépôt de transfert s'ouvrira, pré-remplie avec les détails de l'entrée de dépôt sélectionnée. Spécifiez le Client de destination, la date de comptabilisation, et saisissez la Description.
Si vous sélectionnez le curseur Correction, la date de comptabilisation et la description de l'entrée de dépôt originale seront utilisées, et ces champs seront non modifiables.
Cliquez sur OK pour confirmer le transfert.
Le montant du dépôt sera transféré du compte client d'origine vers le compte de destination spécifié.
Conseil : Vérifiez toujours les détails avant de confirmer un transfert afin d'éviter de déplacer des dépôts vers le mauvais compte.
Comment rembourser un dépôt
L'action Rembourser un dépôt vous permet de retourner un montant de dépôt à un client directement depuis la page des Entrées de dépôt. Cela est utile lorsqu'un client a droit à un remboursement de son dépôt, par exemple, si un travail est annulé ou si le dépôt n'est plus nécessaire. Voici comment rembourser un dépôt :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Entrées de dépôt, et sélectionnez le lien correspondant. La page Entrées de dépôt s'ouvre, où toutes les transactions de dépôt sont listées.
Trouvez et sélectionnez l'entrée de dépôt que vous souhaitez rembourser, en vous assurant qu'elle est mise en surbrillance. Dans la barre d'actions, sélectionnez Actions, puis Fonctions et cliquez sur Rembourser le dépôt.
Sur la page Effectuer un paiement, choisissez le Code de méthode de paiement à utiliser pour le remboursement, puis cliquez sur Suivant.
Entrez la description, ou laissez-la telle quelle. Cliquez sur Suivant.
Vérifiez les détails avant de publier. Dans le champ Reçu, vous pouvez sélectionner si vous souhaitez Imprimer ou Envoyer par e-mail le reçu. Cliquez sur Publier.
Le montant du dépôt sera remboursé au client, et l'entrée sera mise à jour en conséquence.
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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