Utiliser les commandes de vente de pièces
Commande de vente de pièces est le document dans lequel vous enregistrez les pièces à vendre au client au coût et à la quantité convenus. Les commandes de vente vous permettent d'expédier partiellement, de livrer directement de votre fournisseur à votre client, et d'initier le traitement des stocks. Le processus de commande de vente intègre la facturation des ventes.
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Créer une commande de vente de pièces
Voici comment créer la commande de vente dans Garage Hive :
Vous pouvez créer une nouvelle commande de vente en sélectionnant la tuile Commandes de vente depuis le centre de rôle Administration des ventes de pièces, ou en en créant une à partir d’un devis de vente ; sélectionnez Accueil dans la barre de menu du devis de vente, puis Créer commande.
Depuis la page de la liste Commande de vente, sélectionnez Nouveau dans la barre de menu.
Entrez le nom du client dans le champ Nom du client (si la commande est nouvelle et n’a pas été créée à partir d’un devis de vente).
Ajoutez les articles pour les pièces commandées par le client à la sous-page Lignes.
Faites défiler vers le bas jusqu'à Options d'impression de la facture et sélectionnez le curseur Imprimer le numéro d'article si vous souhaitez imprimer les numéros de pièce/article dans la facture. Les numéros de pièce seront imprimés entre parenthèses dans la description de la ligne de la facture.
Pour modifier les options d'impression de facture par défaut pour tous les documents de commande de vente, choisissez l'icône de recherche en haut à droite, saisissez Configuration des ventes et des comptes clients, et sélectionnez le lien correspondant.
Sélectionnez le curseur Numéro d'impression dans l'onglet rapide Option d'impression du document.
La colonne Prix Unitaire (Calc.) TTC vous aide à calculer le prix de vente et la marge ; cliquez sur le montant dans la colonne, et saisissez le Prix Unitaire ou le Pourcentage de Marge dans la fenêtre Modifier - Prix Calculé.
Par exemple, vous pouvez entrer une marge de 60 % pour tous les articles, et ainsi de suite.
Sélectionnez Imprimer/Envoyer dans la barre de menu, puis Envoyer la facture proforma par e-mail pour envoyer la confirmation de commande au client.
Expédier ou facturer la commande de pièces
Lorsque vous êtes prêt à expédier ou facturer la commande, sélectionnez l’option Publier et imprimer la facture dans le menu déroulant du bouton fractionné Encaisser le paiement sous Accueil dans la barre de menu, pour publier et imprimer la facture. Alternativement, si vous souhaitez seulement publier la facture sans l’imprimer, sélectionnez Publier.
Vous avez trois options :
- Expédier - si le client n’a pas payé mais que vous avez envoyé les pièces au client.
- Facturer - peut être utilisé une fois que les pièces sont expédiées pour créer la facture de vente.
- Expédier et Facturer - si le client a payé et que vous avez envoyé les pièces au client en même temps.
Choisissez celle qui vous convient et cliquez sur OK.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la méthode de paiement du client et saisissez le montant dans le champ Montant pour recevoir le paiement. Cliquez sur le bouton Fermer.
Confirmez la date de publication dans la prochaine fenêtre contextuelle, cliquez sur Oui pour continuer ou sur Non si vous souhaitez modifier les dates. Une fois confirmé, la commande client sera enregistrée avec succès. Pour voir la facture, il suffit de l’ouvrir.
Expédition partielle dans la commande de vente de pièces
Pour expédier partiellement certains articles :
Faites défiler jusqu'à la colonne Qté à expédier dans les lignes d'une commande de vente. Saisissez les articles à expédier.
Pour enregistrer et imprimer la facture, sélectionnez l’option Enregistrer et imprimer la facture dans le menu déroulant du bouton fractionné Encaisser le paiement sous Accueil dans la barre de menu. Alternativement, si vous souhaitez uniquement enregistrer la facture sans l’imprimer, sélectionnez Enregistrer.
Sélectionnez Expédier et facturer dans les options de la fenêtre contextuelle et cliquez sur OK. Vous pouvez également sélectionner uniquement Expédier pour expédier sans facturer.
Entrez les détails de paiement, puis cliquez sur Fermer.
Les articles expédiés seront mis à jour dans la colonne Quantité expédiée, et les articles restants à expédier seront mis à jour dans la colonne Qté à expédier.
Lorsque les articles dans la colonne Qté à expédier sont prêts à être expédiés, vous pouvez suivre la même procédure ci-dessus pour les expédier et les facturer.
Configuration de la date d'expédition pour qu'elle soit égale à la date de travail
Si vous souhaitez que la date d'expédition soit définie par défaut égale à la date de travail :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration des ventes et des comptes clients et sélectionnez le lien correspondant.
Dans l’onglet Général, faites défiler vers le bas jusqu’au curseur Date d’expédition égale à la date de travail, et activez-le. Cela définira toujours par défaut la Date d’expédition égale à la Date de travail.
Pour modifier manuellement la Date d'expédition, ouvrez la commande de vente de pièces, faites défiler jusqu'à l'onglet rapide Expédition et facturation, puis modifiez le champ Date d'expédition.
Ou vous pouvez le changer directement dans la sous-page Lignes, sous la colonne Date d'expédition.
Créer une fiche de travail à partir d'une commande de pièces
Si un client demande que les pièces soient montées sur le véhicule, vous pouvez générer une fiche de travail à partir de la commande. Saisissez le numéro d'immatriculation du véhicule dans le champ Numéro d'immatriculation du véhicule sous l'onglet rapide Service.
Choisissez Accueil dans la barre de menu, puis Créer une fiche de travail.
Remarque : Si vous continuez sans saisir de numéro d'immatriculation, le système générera un numéro d'immatriculation fictif que vous pourrez remplacer plus tard.
Voir aussi
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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