Configuration des notifications de rappel de réservation

Comment configurer les rappels de réservation

Pour configurer le rappel de réservation :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Notifications client et sélectionnez le lien associé.
    La fenêtre qui apparaît affiche une liste de toutes les notifications client qui ont été précédemment configurées.
    Vous pouvez modifier un Rappel de réservation existant ou en créer un nouveau. Nous allons en créer un nouveau pour vous aider à mieux comprendre les rappels de réservation.
    Pour créer une nouvelle notification, cliquez sur +Nouveau.
    Dans l'onglet rapide Général, commencez par attribuer un code à la notification client afin de l'identifier dans le système. Dans ce cas, nous allons configurer un Rappel de réservation. Nous allons donc saisir BOOKINGREMINDER2 dans le champ Code.
    Ajoutez également le champ Description, qui remplit également le champ Description d'affichage mais peut être modifié. Description d'affichage est ce que le client voit lorsque la notification est envoyée.
    L'étape suivante consiste à ajouter le Type de notification au système ; dans ce cas, sélectionnez Rappel de réservation parmi les options disponibles.
    Dans le champ Formule de date, saisissez le nombre de jours (D), de semaines (W) ou de mois (M), précédé d'un signe négatif, pour lequel la notification doit être envoyée depuis le système avant la date d'échéance. Il est recommandé que la notification soit envoyée 1 jour avant la date de réservation ; nous allons donc ajouter -1D.
    Sélectionnez le Code source comme Rappel de réservation.
    Ajoutez l'Heure planifiée ; c'est l'heure à laquelle la notification sera envoyée au client.
    Sélectionnez le Filtre de type de service ; cela filtre les Types de service pour lesquels le rappel de réservation sera envoyé si les services sont alloués dans la ou les fiche(s) de travail. Vous pouvez sélectionner tous ceux qui sont applicables.
    Pour exclure un service et sélectionner tous les autres, utilisez <> avant le service. Cela sélectionnera tous les autres services et laissera de côté celui qui a été ajouté. Vous pouvez ajouter d'autres services à exclure en ajoutant &<> après le service déjà exclu, puis ajouter un autre service. Par exemple : <>INTERNAL&<>VEHPREP&<>VEHSALES, cela signifie que tous les autres services, à l'exception de INTERNAL, VEHPREP et VEHSALES, sont configurés pour recevoir le Rappel de réservation s'ils sont alloués dans la ou les fiche(s) de travail.
    Ajoutez le Filtre d'emplacement ; cela filtre les emplacements pour lesquels le Rappel de réservation sera envoyé si la ou les fiche(s) de travail se trouvent à cet emplacement. Pour exclure un emplacement et sélectionner tous les autres emplacements, utilisez <> avant l'emplacement, et vous pouvez exclure d'autres emplacements en ajoutant &<> après l'emplacement déjà exclu. Par exemple : <>NOTTINGHAM&<>BIRMINGHAM, cela signifie que tous les autres emplacements, à l'exception de NOTTINGHAM et BIRMINGHAM, recevront le Rappel de réservation si la ou les fiche(s) de travail se trouvent à cet emplacement.
    Le champ Ne pas afficher l'heure de réservation, lorsqu'il est activé, fait en sorte que l'e-mail de rappel de réservation n'inclut pas l'heure dans le champ Date/Heure de réservation et le champ E-mail Afficher les informations d'emplacement, lorsqu'il est activé, fait en sorte que l'e-mail de rappel de réservation utilise le nom de l'entreprise, l'adresse, l'image, les coordonnées de Informations d'emplacement et non de Informations sur l'entreprise.

Rédaction d'un modèle de message

Après avoir configuré les détails ci-dessus, il est temps de créer le message qui sera envoyé au client. Pour ajouter un modèle de message, suivez les étapes ci-dessous :
    Vous pouvez envoyer un message par e-mail ou par SMS, ou les deux. Il y a deux sections pour configurer les messages pour SMS et e-mail.
    Dans chaque section, il y a un champ appelé Balises de champ qui définit les balises spécifiques à utiliser dans le modèle de message, de sorte que le champ balisé soit automatiquement ajouté au texte en fonction du document de service sélectionné. Voici quelques exemples :
  • [CustName] - Lorsqu'il est inclus dans le modèle de message, le Nom du client du document de service est automatiquement ajouté dans le message.
  • [VehReg] - Lorsqu'il est inclus dans le modèle de message, le Numéro d'immatriculation du véhicule du document de service est automatiquement ajouté dans le message.
  • [Make] - Lorsqu'il est inclus dans le modèle de message, la Marque du véhicule du document de service est automatiquement ajoutée dans le message.
  • [Model] - Lorsqu'il est inclus dans le modèle de message, le Modèle du véhicule du document de service est automatiquement ajouté dans le message.
  • [BookingDate] - Lorsqu'il est inclus dans le modèle de message, la Date de réservation du document de service est automatiquement ajoutée dans le message.
    Créez un message dans le champ Texte SMS et Texte e-mail.
Remarque : La longueur standard d'un SMS est de 160 caractères ; cependant, si des caractères spéciaux sont utilisés, cette limite est réduite à 70 caractères.
Exemple de texte SMS : Bonjour, ceci est un rappel que vous avez votre véhicule [Make] - [VehReg] réservé le [BookingDate]. S'il y a des problèmes, veuillez appeler un membre de notre équipe.

Aperçu et vérification du modèle de message

Pour voir un aperçu des messages que vous avez ajoutés :
    Activez les curseurs Envoyer SMS et Envoyer e-mail et choisissez un N° de véhicule et un N° de client à partir desquels vous pouvez utiliser les informations comme échantillon. Si vous êtes satisfait du message, cliquez sur Oui pour SMS et OK pour e-mail.

Activation de la notification et configuration de la récurrence

Faites défiler jusqu'à l'onglet rapide Récurrence et sélectionnez le curseur sur les jours où vous souhaitez que la notification soit envoyée. Ensuite, à partir de l'onglet rapide Général, activez la notification pour la rendre opérationnelle. Après avoir activé la notification client, elle ne peut pas être modifiée à moins qu'elle ne soit désactivée.

Affichage des notifications envoyées

    Pour voir une liste des notifications client qui ont été envoyées, choisissez l'icône de recherche dans le coin supérieur droit, saisissez Entrées du journal de communication et sélectionnez le lien associé.
    La page qui apparaît répertorie tous les détails des notifications client qui ont été envoyées. Pour voir le statut, consultez la colonne Statut et la colonne Statut de livraison.


Voir aussi

     Configuration de la réservation en ligne 


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