Intégration de Timetastic
L'intégration Timetastic permet aux utilisateurs de Garage Hive qui utilisent déjà le système RH Timetastic de synchroniser les données des employés, y compris les congés et les enregistrements d'absence. Une fois intégrés, les détails des employés peuvent être liés aux ressources de votre système Garage Hive. Cela garantit que tout congé ou absence bloque automatiquement du temps dans le planning, vous aidant à gérer la disponibilité de l'équipe plus efficacement et à éviter les conflits de réservation.
Intégration de Timetastic avec Garage Hive
Pour commencer l'intégration entre Timetastic et Garage Hive, vous aurez d'abord besoin de votre clé API Timetastic. Pour obtenir cette clé, connectez-vous à votre compte Timetastic et allez dans le menu Paramètres, situé en haut à droite.
Dans le menu Paramètres, sélectionnez Intégrations et faites défiler jusqu'à la section API & Webhooks. Cliquez sur Configurer API & Webhooks.
Dans la section Clé API, cliquez sur Générer une nouvelle clé.
Une nouvelle clé API sera générée. Cliquez sur la clé pour la copier automatiquement.
Ensuite, connectez-vous à votre compte Garage Hive. Choisissez l’icône de recherche en haut à droite, saisissez Configuration de l’intégration RH, et sélectionnez le lien correspondant.
Dans la page Configuration de l'intégration RH, définissez Plateforme RH sur Timetastic et collez la clé API que vous avez copiée dans le champ Clé API Timetastic
Le champ Code de ressource Notes sert d'option centralisée de secours pour les employés qui ne sont pas liés à une ressource spécifique (par exemple, les conseillers de service).
Sélectionnez des options de synchronisation spécifiques dans la section Tâche de synchronisation. Une fois terminé, quittez la configuration.
Une fois terminé, activez le curseur d'intégration RH.
Synchronisation des employés et liaison avec les ressources
Pour synchroniser les employés depuis Timetastic, choisissez l'icône de recherche en haut à droite, saisissez Employés, et sélectionnez le lien correspondant.
Sous le menu Accueil, cliquez sur Obtenir les informations des employés depuis le système RH.
Pour lier un employé à une ressource dans Garage Hive, ouvrez la Fiche Employé, faites défiler jusqu'à l'onglet rapide Administration, et sélectionnez la ressource appropriée dans le champ N° de Ressource.
Pour les employés qui n'ont pas de Code Ressource (comme un conseiller de service), activez le curseur Absence aux Notes sur leur fiche employé ; le champ Numéro de Ressource des Notes apparaîtra.
Sélectionnez le Code Ressource des Notes pour cet employé. Cette configuration est idéale pour une configuration multi-agences.
Supposons que vous activiez le curseur mais laissiez le champ Numéro de ressource Notes vide, le système utilisera automatiquement le Code de ressource Notes centralisé défini dans la Configuration de l'intégration RH .
Synchronisation des causes d'absence
Pour synchroniser la liste des causes d'absence depuis Timetastic, choisissez l'icône de recherche en haut à droite, saisissez Causes d'absence, et sélectionnez le lien correspondant.
Cliquez sur Obtenir des infos du système RH pour synchroniser les causes d'absence depuis Timetastic.
Mettez à jour la colonne Code d'événement standard avec le code d'événement pertinent pour la raison de l'absence.
Dans la colonne Description d'importation d'absence, sélectionnez les causes d'absence pour lesquelles vous souhaitez que la description soit affichée dans le planning.
Important : Certaines descriptions ne doivent pas être importées, car elles peuvent contenir des informations sensibles sur l'employé qui ne doivent pas être affichées dans le planning.
Utilisez l'action Mettre à jour les absences enregistrées dans la barre de menu pour mettre à jour toutes les absences futures déjà enregistrées.
Synchronisation des absences enregistrées
Pour synchroniser les absences enregistrées depuis Timetastic, choisissez l’icône de recherche en haut à droite, saisissez Enregistrement d'absence, et sélectionnez le lien correspondant.
Cliquez sur Obtenir les absences du système RH pour synchroniser les absences enregistrées depuis Timetastic.
Si un employé est lié à une ressource dans le système, ses absences enregistrées apparaîtront désormais dans le planning. En revanche, les absences des employés sans code ressource seront enregistrées sous la ressource Notes & Rappels.
Pour supprimer une absence synchronisée du planning, cliquez sur Related dans le menu du planning, puis choisissez Resource Calendar Changes.
Supprimez les lignes correspondant au technicien que vous souhaitez rendre disponible dans le planning.
Calcul des heures disponibles dans l'emploi du temps avec Timetastic
Lorsqu'une absence est enregistrée dans Timetastic, les heures disponibles dans l'emploi du temps sont recalculées selon une méthode spécifique. Voici comment fonctionne le calcul :
Voici les heures de travail clés à comprendre :
- Capacité par défaut (heures) : Le nombre standard d'heures qu'un technicien est censé travailler chaque jour.
- Temps de travail autorisé (heures) : Le nombre maximum d'heures qu'un technicien peut travailler dans l'emploi du temps.
Par exemple :
- Si la capacité par défaut est de 8 heures et que le temps de travail autorisé est de 10 heures, le technicien est censé travailler 8 heures par jour mais est autorisé à travailler jusqu'à 10 heures si nécessaire.
Garage Hive calcule les Heures Disponibles par jour en multipliant le nombre de techniciens par la Capacité par Défaut (Heures).
Par exemple : Supposons qu'il y ait 6 techniciens, chacun avec une Capacité par Défaut de 8 heures du lundi au vendredi. Total des Heures Disponibles par jour : (6 techniciens × 8 heures) = 48 heures
Lorsqu'une demande d'absence Timetastic est faite (par exemple, ½ journée l'après-midi), le calcul ajuste les heures disponibles en utilisant un coefficient basé sur la différence entre Temps de travail autorisé et Capacité par défaut.
- Formule du coefficient : Capacité par défaut ÷ Temps de travail autorisé = 8÷10 = 0,8
- Supposons que les heures de travail pour une journée soient de 8h00 à 18h00 :
- Matin : 4 heures (8h00–12h00).
- Après-midi : 6 heures (12h00–18h00)
- Calcul de l'absence (½ journée, après-midi) :
- Heures d'absence : 6 heures
- Absence ajustée (en utilisant le coefficient) : 6 × 0,8 = 4,8 heures
Remarque : Les heures peuvent varier en fonction de l'heure de début de la journée de travail, comme 9h00, 22h00 ou d'autres horaires.
Si le total des heures disponibles du technicien pour la journée était initialement de 48 heures, les heures de travail disponibles après l'absence seraient :
48 - 4,8 = 43,2 heures
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et Îles Féroé). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et Îles Féroé). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.