Comment créer des checklists
Les listes de contrôle vous permettent de créer une fiche d'inspection/liste de contrôle pour le diagnostic, l'entretien, le dépannage du véhicule, etc. Une inspection de véhicule est un exemple de liste de contrôle.
Structure d'une liste de contrôle
Avant de commencer, il est important de comprendre la hiérarchie en trois parties d'une liste de contrôle :
Modèle de checklist : Il s'agit du document principal ou du conteneur pour l'ensemble de l'inspection (par exemple, « Inspection complète », « Contrôle avant contrôle technique »).
Groupes d'éléments : Ce sont les sections ou catégories au sein du modèle qui organisent les tâches (par exemple, « Pneus », « Freins », « Compartiment moteur »).
Éléments : Ce sont les questions individuelles ou les vérifications spécifiques au sein de chaque groupe (par exemple, « Vérifier la profondeur de la bande de roulement », « Inspecter les plaquettes de frein »).
Voici un exemple de l'apparence d'une liste de contrôle lorsqu'elle est entièrement configurée :
Modèles de listes de contrôle
Tout d'abord, vous devez créer le modèle principal qui contiendra vos sections d'inspection et vos questions.
Utilisez l'icône de recherche pour trouver et ouvrir la page Modèles de listes de contrôle.
Sélectionnez Nouveau dans la barre de menu pour créer un nouveau Modèle de liste de contrôle.
Voici ce que vous pouvez configurer sur la page Modèles de listes de contrôle :
- Code - Pour identifier le modèle dans le système.
- Description - Pour décrire le modèle.
- Type - Il peut être soit Inspection du véhicule ou Contrôle qualité.
- Invite de signature du technicien case à cocher - Lorsqu'elle est activée, elle invite le technicien à signer la liste de contrôle une fois terminée.
- Invite de signature de l'approbateur case à cocher — Lorsqu'elle est activée, cette case invite la personne confirmant la liste de contrôle à la signer.
- Afficher les défauts et actions case à cocher - Lorsqu'elle est activée, elle affiche l'onglet rapide Défauts et actions dans la liste de contrôle.
- Type d'impression - Il peut être soit Standard ou Deux colonnes.
Note : La description du modèle de liste de contrôle sera la description de la liste de contrôle que vous sélectionnez lorsque vous décidez quelle liste de contrôle compléter en tant que technicien.
Chaque modèle de liste de contrôle doit comporter au moins un groupe d’éléments du modèle de liste de contrôle.
Groupes d’éléments du modèle de liste de contrôle
Ensuite, vous devez ajouter des sections à votre modèle. Les groupes d’éléments peuvent être réutilisés dans différents modèles ; par exemple, un groupe « Contrôle des pneus » peut être utilisé à la fois dans une liste de contrôle de service complet et une liste de contrôle de service intermédiaire.
Avec votre modèle de liste de contrôle nouvellement créé ouvert, sélectionnez Groupes d’éléments liés dans la barre de menu.
Depuis la page Groupes d'éléments du modèle de liste de contrôle, cliquez sur la colonne Code du groupe, et choisissez Sélectionner dans la liste complète.
Une nouvelle fenêtre apparaîtra. À partir de là, vous pouvez soit sélectionner un groupe existant, soit en créer un nouveau en cliquant sur Nouveau.
Pour créer un nouveau groupe, il suffit de fournir un Code unique et une Description claire.
Remarque : Les groupes d'éléments du modèle de liste de contrôle peuvent être liés à plusieurs modèles de liste de contrôle ; par exemple, un groupe d'éléments de liste de contrôle de pneus pourrait appartenir à la fois au modèle de liste de contrôle de service complet et au modèle de liste de contrôle de service intermédiaire.
Éléments de la liste de contrôle
Maintenant, vous allez remplir vos groupes d'éléments avec les questions et vérifications spécifiques. Par exemple :
Depuis la page Groupes d'éléments du modèle de liste de contrôle, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des éléments et cliquez sur le numéro de lignes du groupe d'éléments.
Dans la page Éléments de la liste de contrôle, sélectionnez Nouveau pour chaque question ou case à cocher (assurez-vous que Modifier la liste est sélectionné). Un moyen rapide de le faire est de sélectionner Nouvelle ligne à partir du modèle (assurez-vous que Modifier la liste est sélectionné) dans la barre de menu, ce qui fournit des options préformatées comme :
- Case à cocher
- Boutons radio : B.G.A.R (Bleu, Vert, Ambre, Rouge)
- Zone de texte
Ce qui suit doit être configuré dans la page Éléments de la liste de contrôle :
- N° - Le numéro de ligne, qui détermine l'ordre des questions.
- Description - La question ou l'instruction pour le technicien
- Type d'élément :
- Ligne : Un titre ou en-tête non interactif.
- Contrôle : Un champ interactif pour que le technicien saisisse une réponse.
- Type de contrôle - Si le Type d'élément est Contrôle, sélectionnez la méthode de saisie :
- Bouton radio
- Zone de texte petite & Zone de texte grande
- Case à cocher
- Valeur par défaut - Pré-sélectionnez une option, comme un bouton radio spécifique.
- Attention si une valeur est présente Cochez cette case si une entrée sur cette ligne doit attirer l'attention d'un conseiller.
Le Modèle de liste de contrôle est maintenant prêt à être utilisé. Créez une nouvelle Liste de contrôle et sélectionnez le Modèle de liste de contrôle que vous avez créé comme Code du modèle.
Configuration pour créer une liste de contrôle automatiquement
Les listes de contrôle peuvent être configurées pour être créées automatiquement en réponse à un déclencheur système spécifique, comme suit :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Sélection du modèle de liste de contrôle, et sélectionnez le lien correspondant.
Dans la colonne Déclencheur, choisissez soit Lors de la création de la fiche de travail, ce qui signifie que la liste de contrôle sera créée lorsqu'une nouvelle fiche de travail est créée, soit Lors de l'achèvement de l'allocation, ce qui signifie que la liste de contrôle sera créée lorsqu'une allocation est marquée comme terminée.
Ensuite, dans les autres colonnes, définissez les critères pour créer la liste de contrôle. Sélectionnez le code de catégorie client pour créer une liste de contrôle si le client appartient à cette catégorie.
Sélectionnez le type de service que le document a pour que la liste de contrôle soit créée, suivi du code du modèle de liste de contrôle que la liste de contrôle créée aura.
Cela vous permet désormais de créer automatiquement des listes de contrôle en fonction de vos critères spécifiés.
Voir aussi
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et Île de Wight). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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