Module 3 - Traitement d’un ordre de réparation jusqu’à la facturation
Le module 3 couvre le processus lorsque un client arrive pour déposer son véhicule. Vous apprendrez à utiliser des fonctionnalités pour marquer les véhicules comme étant sur place, attribuer des emplacements de stationnement et des numéros de clés, et ajouter les heures de collecte prévues. De plus, dans le module 3, vous apprendrez comment traiter une fiche de travail depuis sa complétion jusqu'à sa préparation pour la collecte, et comment convertir une fiche de travail en facture.
Comment traiter un véhicule arrivant
Les étapes suivantes décrivent comment traiter un véhicule arrivant qui a été pré-réservé :
Étape 1
Ouvrez l'agenda pour accéder à l'allocation des réservations.
Étape 2
Cliquez avec le bouton droit sur l'allocation et sélectionnez Rechercher.
Étape 3
Dans l’onglet Général, activez le curseur Véhicule sur site pour confirmer que le véhicule est arrivé.
Étape 4
Attribuez le numéro de clé pour le véhicule dans le champ Numéro d'étiquette de clé.
Étape 5
Si le véhicule reste la nuit, activez le curseur Véhicule Restant la Nuit.
Étape 6
S'il y a une date et une heure demandées pour retourner le véhicule, saisissez la date dans le champ Date de livraison demandée et l'heure dans le champ Heure de livraison demandée.
Étape 7
Faites défiler vers le bas jusqu'à l’onglet Commentaires et ajoutez les commentaires des clients.
Étape 8
Assurez-vous que les bons articles et la main-d'œuvre sont ajoutés dans l’onglet Lignes. Fermez la feuille de travail une fois terminé.
Étape 8
Le travail sera maintenant prêt à être attribué à un technicien.
En savoir plus : Vidéo : Comment traiter l'arrivée d'un véhicule
Vidéo : Comment traiter l'arrivée d'un véhicule
Comment traiter un ordre de réparation pour facturer
Les étapes suivantes décrivent comment transformer une fiche de travail en facture :
Étape 1
Une fois que le technicien a terminé le travail, la fiche de travail apparaîtra dans la tuile Allocation terminée du Centre de rôle et la tuile deviendra rouge. Dans le planning, elle est représentée par une allocation violette.
Étape 2
Cliquez sur la vignette et ouvrez la fiche de travail terminée dans la liste des Fiches de travail. Si le technicien a ajouté des commentaires, ils apparaîtront dans l’onglet rapide Commentaires.
Étape 3
Dans l’onglet Lignes FastTab, sous la colonne Technicien confirmé, le travail effectué par le technicien et les articles installés seront affichés. Le nom du technicien apparaîtra dans la colonne Ressources pour le travail.
Étape 4
Si la colonne Vérification dans l’onglet rapide Lignes contient un emoji, cela indique qu’il y a un problème à résoudre. Pour voir le problème, cliquez sur l’emoji.
Étape 5
Après avoir traité tous les problèmes dans la colonne Vérifier, changez le statut du travail en Prêt pour la collecte dans le champ Code de statut du travail sous l’onglet rapide Général. Cela déplacera le travail vers la tuile Fiches de travail - Prêt pour la collecte.
Étape 6
Envoyez un SMS ou un e-mail au client pour l'informer que le véhicule est prêt à être récupéré. Pour ce faire, cliquez sur l'AssistEdit (…) dans le champ Numéro de téléphone portable, ou dans le champ E-mail sous l'onglet rapide Général.
Étape 7
Lorsque le client arrive pour récupérer le véhicule, ouvrez la fiche de travail pour effectuer le paiement. Sélectionnez Paiements/Publication dans la barre de menu, puis Effectuer le paiement.
Étape 8
Après avoir effectué le paiement, sélectionnez à nouveau Paiements/Comptabilisation, puis Comptabiliser et Imprimer pour comptabiliser le document et imprimer une copie du document pour le client.
En savoir plus : Vidéo : Comment traiter une feuille de travail pour facturer
Liens pour approfondir l'apprentissage dans le module 3
- Gestion des étiquettes de clés
- Ajouter des commentaires aux fiches et documents
- Effectuer un paiement et comptabiliser les ordres de réparations
- Créer un ordre de réparation
- Créer un ordre de réparation depuis différents endroits dans Garage Hive
- Comprendre les notifications du vérificateur de lignes de l'ordre de réparation
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et IZ). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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