Comment envoyer les relevés par e‑mail

Vous pouvez envoyer les relevés clients directement depuis Garage Hive, mais vous devez d'abord effectuer une configuration dans la fiche client.


Comment configurer les cartes clients pour envoyer des relevés par e-mail

Note : Pour utiliser la fonction d'envoi d'email de relevé, vous devez d'abord compléter la configuration suivante.
Pour configurer la fiche client :
    Sélectionnez d'abord Clients depuis le Centre de rôle, puis sélectionnez la Fiche client spécifique à configurer.
    Sélectionnez Client dans la barre de menu de la fiche client, puis Mises en page des documents dans les sous-menus.
    Remplissez les paramètres suivants comme indiqué :
  • Utilisation - Relevé client
  • ID du rapport - 25006141
Remarque : Pour les clients cloud, l'ID du rapport doit être 70420606.
  • Titre du rapport - Relevé client AAR
  • Description de la mise en page personnalisée - Laissez vide
  • Envoyer à l'email - Email du client
  • Utiliser pour le corps de l'email - Laissez vide
  • Description de la mise en page du corps de l'email - Laissez vide
    Lors de l'exécution du rapport d'état, changer l'option Sortie du rapport en Email enverra désormais l'état du client par email.

Envoi des états clients par email

Pour envoyer l'état du client par email :
    Sélectionnez la liste Clients depuis le Centre de rôle, choisissez Rapport dans la barre d'actions, puis sélectionnez État.
    Sélectionnez Âgé au comme la date à partir de laquelle vous souhaitez exécuter le relevé. En général, cela devrait être la date à partir de laquelle vous avez encore des factures impayées du client. Dans ce cas, nous utiliserons la fin du mois précédent.
    Le champ Âgé par peut être défini sur Date d’échéance, Date de comptabilisation ou Date du document. Cela spécifie la date de fin pour l’exécution du relevé. Dans ce cas, nous sélectionnerons Date d’échéance.
    Sélectionnez la Durée de la période pour laquelle vous souhaitez voir le relevé. Pour les jours, utilisez J, comme 5J, pour les mois, M, comme 1M, et pour les années, A, comme 1A.
    Choisissez le Type d’en-tête soit Intervalle de dates, qui apparaîtra comme 01/12/21…31/12/21, soit Nombre de jours, qui apparaîtra comme 1 - 31 jours sur l’en-tête des montants du solde.
    Sélectionnez Email comme Sortie du rapport sous Options de sortie.
    Activez le curseur Imprimer même si l’email est manquant si vous exécutez des relevés pour plusieurs clients ; cela produira des relevés PDF pour tous les clients qui n’ont pas encore configuré d’email.
    Si vous souhaitez envoyer un e-mail à un client particulier, assurez-vous de saisir le numéro de compte du client dans le champ Filtrer : Client.
    Cliquez sur le bouton OK. Le relevé sera maintenant envoyé au client qui a une configuration d'e-mail.


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