Routines comptables

Cet article vise à soutenir vos routines comptables. En accomplissant régulièrement toutes les tâches décrites ici, vous pouvez maintenir des comptes précis. Si vous avez besoin de clarifications sur certaines étapes, veuillez contacter le support pour obtenir de l'aide.

Conseils et recommandations

  • Habituez-vous à utiliser la fonction de recherche (Alt+Q) au lieu du menu pour naviguer dans le système comptable.
  • Si un client a payé par virement bancaire, nous recommandons fortement d'appliquer le paiement uniquement lors de la réalisation d'un Journal de Rapprochement des Paiements et d'éviter d'appliquer le paiement manuellement. Cela réduit considérablement le risque de duplication des transactions sur votre compte bancaire.
  • Regardez cette vidéo pour apprendre comment ajouter de nouveaux comptes G/L (codes nominaux)  Vidéo. 

Routines quotidiennes

Ces tâches devraient idéalement être effectuées quotidiennement ; si possible, le rapprochement doit être fait le même jour. Certains de ces processus concernent l'utilisation générale du service côté Garage Hive.
  • Publier les feuilles de travail (clients de détail).
  • Publier les feuilles de travail (clients avec conditions de paiement).
  • Exécuter le rapport WIP (Rapports -> Fin de journée -> Feuilles de travail - Travaux en cours) et s'assurer que toutes les feuilles de travail nécessaires sont publiées ou supprimées.
  • Publier les factures d'achat de pièces.
  • Vérifier le rapport des articles à retourner (Rapports -> Supplémentaires -> Articles à retourner) -  Vidéo. 
  • Ajouter les articles retournés aux bons de retour d'achat -  Vidéo. 
  • Publier les notes de crédit d'achat de pièces.

Rapprochement quotidien

Votre rapprochement quotidien est l'aspect le plus important de votre processus comptable. Si votre processus de fin de journée est strict et que le rapprochement est précis, le reste de votre processus comptable sera beaucoup plus facile.
Nous recommandons d'avoir un dossier séparé pour chaque jour de la semaine. Pendant la journée, chaque facture d'achat publiée doit être placée dans ce dossier. Cela est également utile pour séparer les factures d'achat publiées de celles qui doivent encore être publiées.
Pour un rapprochement quotidien précis, les éléments suivants doivent être complétés :
  • Rapprocher le rapport de fin de journée (Rapports -> Fin de journée -> Rapport de fin de journée) :
  • Rapprocher les reçus/remboursements clients :
  • Exécuter le reçu PDQ/carte à la fin de la journée.
  • Vérifier la caisse/les reçus en espèces.
  • Rapprocher les factures d'achat publiées :
  • Vérifier que le numéro de fournisseur, le numéro de document, la date du document et les montants sont corrects sur le rapport de fin de journée.
Note : Si vous avez pris des paiements de compte et les avez publiés, vous devez exécuter un rapport supplémentaire pour le rapprochement de fin de journée.
  • Rapprocher les paiements clients/caisse (Rapports -> Supplémentaires -> Paiements clients/caisse)
À la fin de chaque journée, vous devriez avoir les éléments suivants dans votre dossier « Fin de journée » pour ce jour.
  • Rapport de fin de journée
  • Rapport de paiement client/caisse (si nécessaire)
  • Factures d'achat publiées (publiées ce jour-là)
  • Rapport PDQ de fin de journée
  • Reçus de carte
  • Espèces prises ce jour-là (si sécurisé)
Ce dossier « Fin de journée » doit ensuite être remis à la personne responsable de votre tenue de livres/comptabilité pour vérification et archivage.

Routines hebdomadaires

  • Saisir les factures d'achat après l'activité (services publics, etc.) -  Vidéo. 
  • Vérifier les bons de commande en attente depuis plus d'une semaine.
  • Vérifier les bons de retour d'achat en attente depuis plus d'une semaine.
  • Rapprochement bancaire / journal de rapprochement des paiements (cela peut également être fait quotidiennement) -  Vidéo. 
  • Vérifiez que vos soldes bancaires sont corrects — Utilisez la fonction de recherche et recherchez « Compte bancaire ». Sélectionnez le compte bancaire pertinent, puis dans la barre d'action, sélectionnez Naviguer -> Solde. Sélectionnez les options « Afficher par » et « Afficher en tant que » souhaitées selon les besoins. S'il y a une différence, identifiez la date à laquelle la différence est survenue et sélectionnez le chiffre du solde. Cela ouvrira les écritures du grand livre bancaire liées à ce jour pour que vous puissiez les analyser.
  • Vérifiez que le décompte des débits/crédits et les comptes G/L de caisse sont corrects dans la balance de vérification -  Vidéo .

Routines mensuelles

  • Rapprochement bancaire / journal de rapprochement des paiements (cela aurait dû être fait chaque semaine ; assurez-vous que le mois est complètement enregistré) -  Vidéo. 
  • Vérifiez que vos soldes bancaires sont corrects — Utilisez la fonction de recherche et recherchez « Compte bancaire ». Sélectionnez le compte bancaire pertinent, puis dans la barre d'action, sélectionnez Naviguer -> Solde. Sélectionnez les options « Afficher par » et « Afficher en tant que » souhaitées selon les besoins. S'il y a une différence, identifiez la date à laquelle la différence est survenue et sélectionnez le chiffre du solde. Cela ouvrira les écritures du grand livre bancaire liées à ce jour.
  • Vérifiez les bons de commande en attente depuis plus d'un mois.
  • Vérifiez les bons de retour d'achat en attente depuis plus d'un mois.
  • Rapprochez les relevés fournisseurs -  Vidéo. 
  • Vérifiez les écritures ouvertes du grand livre fournisseur ; s'il y a des écritures ouvertes, assurez-vous qu'il s'agit de transactions légitimes qui ne nécessitent pas d'application - Vidéo.
  • Vérifiez que les clients âgés sont corrects et correspondent à la balance de vérification -  Vidéo. 
  • Vérifiez que les fournisseurs âgés sont corrects et correspondent à la balance de vérification -  Vidéo. 
  • Vérifiez la balance de vérification -  Vidéo. 
  • Envoyez les relevés clients -  Vidéo. 
  • Saisir le journal des salaires -  Vidéo. 
  • Effectuer les écritures de fin de mois nécessaires  Vidéo. 
  • Vérifiez votre TVA due pour le mois -  Vidéo. 
  • Analysez vos écritures de TVA pour le mois -  Vidéo. 

Routines trimestrielles

  • Vérifiez votre responsabilité TVA pour le trimestre -  Vidéo. 
  • Analysez vos écritures TVA pour le trimestre -  Vidéo. 
  • Soumettez votre TVA via MTD -  Vidéo. 
  • Assurez-vous qu'une fois que vous avez soumis votre TVA, vous calculez et enregistrez votre règlement de TVA conformément à cette  Vidéo . 
Avertissement : Il s'agit d'un processus critique ; veuillez contacter le support si vous avez des questions.
  • Routines annuelles
  • Vérifiez si les débiteurs âgés sont corrects et correspondent à la balance de vérification -  Vidéo. 
  • Vérifiez si les créanciers âgés sont corrects et correspondent à la balance de vérification -  Vidéo. 
  • Vérifiez la balance de vérification -  Vidéo. 
  • Analysez / exportez les écritures du grand livre selon les besoins -  Vidéo. 
  • Clôturez l'exercice financier -  Vidéo. 


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