Comment utiliser les commentaires
Ajouter des commentaires dans un document
Pour ajouter un nouveau commentaire dans un document :
Ouvrez le document et faites défiler jusqu'à la sous-page Commentaires.
Sélectionnez un Code Type ou créez votre propre Code Type personnalisé avec la configuration suivante :
- Description - Spécifie ce qui sera imprimé sur la facture.
- Bureau uniquement - Indique si le commentaire doit être caché aux techniciens.
- Imprimer sur le document - Indique si le commentaire doit être imprimé pour que le client le voie.
- Ordre d'impression - Ce paramètre spécifie l'ordre dans lequel les commentaires sont imprimés. Des nombres sont utilisés pour spécifier la priorité dans l'ordre ; plus le nombre est bas, plus la priorité est élevée, et vice versa.
- Placement de l'impression - Spécifie si le commentaire apparaît en haut ou en bas de la facture.
Vous pouvez maintenant ajouter un commentaire au document, en sélectionnant le Type de code et en ajoutant le commentaire dans le champ Commentaire.
Voici un exemple de ce à quoi ressemblent les commentaires imprimés ; vous pouvez être aussi créatif que vous le souhaitez avec la description, les positions et les ordres.
Les commentaires sur un téléphone incluent désormais des informations supplémentaires telles que l'heure, la date, l'utilisateur et le code de type.
Avant d'écrire un commentaire, les techniciens doivent choisir un code de type.
Lors de la lecture ou de la saisie de commentaires sur un téléphone, le commentaire est désormais affiché dans une fenêtre contextuelle.
Une fois que vous avez fini de taper votre commentaire, cliquez sur OK.
Comment utiliser les commentaires étendus
Commentaire (étendu) est une fonction dans Garage Hive qui vous permet d’écrire des commentaires plus longs et plus détaillés. Cette fonction est disponible sur tous les documents, peut être imprimée dans les documents et offre la possibilité de se cacher des techniciens.
Sous la sous-page Commentaires, cliquez sur le champ Commentaire (étendu)
Cela ouvre une fenêtre contextuelle qui peut être mise en plein écran et vous permet de taper autant de texte que vous le souhaitez.
Lorsque vous déplacez votre curseur sur le champ Commentaire (étendu), un aperçu contextuel du commentaire complet apparaît.
Créer des commentaires standard
Vous pouvez également avoir des commentaires standard qui peuvent être utilisés plusieurs fois. Cela aide à assurer la cohérence et facilite la mémorisation de ce qu'il faut écrire. Voici comment créer un commentaire standard :
Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Types de commentaires de service, et sélectionnez le lien correspondant.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le commentaire Type de code auquel vous souhaitez ajouter un commentaire standard et cliquez sur le champ Commentaire (étendu).
Saisissez le commentaire standard et cliquez sur OK.
Le commentaire sera désormais disponible pour être ajouté dans tous les documents, tels qu'une fiche de travail.
Ajouter des commentaires dans une carte
Pour ajouter un nouveau commentaire dans une carte, par exemple une Carte Client :
Ouvrez la Carte Client, puis sélectionnez Client et ensuite Commentaires dans la barre de menu.
Ajoutez le commentaire puis fermez la carte.
Lors de l'ajout du client à une nouvelle fiche de travail, le(s) commentaire(s) apparaîtront désormais avant l'ajout du client, vous donnant la possibilité d'utiliser l'action Copier dans le document pour transférer le commentaire dans le document.
Ajout de commentaires prédéfinis
Les commentaires prédéfinis peuvent être ajoutés en utilisant les types de service ou les forfaits de service, ce qui signifie que lorsqu'un type de service ou un forfait de service est ajouté à la fiche de travail, au devis ou au VIE, les commentaires prédéfinis sont automatiquement ajoutés dans la sous-page Commentaires. Pour ajouter des commentaires prédéfinis :
Recherchez les types de service dans l'icône de recherche en haut à droite, puis sélectionnez le lien correspondant.
Sélectionnez le type de service pour lequel vous souhaitez des commentaires prédéfinis, puis faites défiler vers le bas jusqu'à la sous-page Commentaires prédéfinis, sélectionnez le code de type de commentaire Type Code, et saisissez le commentaire dans la colonne Commentaire (étendu).
Sélectionnez les cases à cocher à droite pour ajouter le commentaire aux Fiches de travail, Devis, ou VIE. Au moins un document, sinon tous, doit être sélectionné.
Sélectionnez la case à cocher dans la colonne Imprimer sur le document ou Attention si vous souhaitez qu'elle soit imprimée sur le document ou marquée comme Attention.
Lorsque vous avez terminé, fermez la page.
De même, pour ajouter le(s) commentaire(s) prédéfini(s) dans Forfaits de service, allez dans le menu Catalogues sur l'écran d'accueil et sélectionnez Forfaits de service.
Sélectionnez le Forfait de service pour lequel vous souhaitez ajouter des commentaires prédéfinis, puis faites défiler vers le bas jusqu'à la sous-page Commentaires prédéfinis, sélectionnez le Code de type de commentaire, et saisissez le commentaire dans la colonne Commentaire (étendu).
Lorsqu'un Type de Service ou un Forfait de Service avec un commentaire prédéfini est ajouté à la fiche de travail, au devis ou à un VIE, le(s) commentaire(s) sont automatiquement ajoutés à la sous-page Commentaires.
Voir aussi
Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et Île de Wight). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez ici.
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