FAQ sur les fonctionnalités du système

Cet article répond à certaines questions courantes que vous pourriez avoir sur le fonctionnement du logiciel Garage Hive.

À quel point est-il facile de faire une réservation ?

Faire une réservation avec Garage Hive est extrêmement rapide et simple.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations :
  •  Créer une réservation 


Où puis-je trouver un ordre de réparation qui a été facturée ?

Une fiche de travail publiée peut être trouvée en allant à l'écran d'accueil puis en sélectionnant Documents publiés et archivés, suivi de Ordre de réparations publiés.


Comment puis-je voir si un technicien a terminé une inspection du véhicule ?

Une fois qu'un technicien a terminé une inspection du véhicule, elle apparaîtra dans vos tuiles sur l'écran d'accueil sous VI en attente de confirmation.


Comment puis-je ajouter un travail autorisé à partir d'un devis post inspection de véhicule ?

Une fois que vous avez créé le devis dans le Devis d'inspection de véhicule et que le client a approuvé les travaux supplémentaires, cochez la case Client Autorisé à côté de toutes les lignes autorisées.
Ensuite, dans la barre de menu, choisissez Accueil, puis Copier les lignes autorisées vers l'ordre de réparation.
Cela vous invitera ensuite à sélectionner le travail auquel vous souhaitez ajouter les lignes ; une fois sélectionné et confirmé, le travail autorisé sera ajouté au travail.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Autorisation en ligne du client 


Comment puis-je voir combien un client doit ?

Sélectionnez le client dans la liste des clients en choisissant Clients depuis l'écran d'accueil, puis le nom du client.
Une fois que vous avez trouvé le client concerné, vous pourrez voir le solde du client, ainsi que tous les frais associés. Vous pouvez également cliquer sur le chiffre pour ouvrir les écritures du grand livre client, qui montreront les détails de ce montant.

Comment puis-je créer une prestation ?

Sélectionnez Catalogues, puis Prestation depuis l'écran d'accueil. Cela vous donnera la possibilité de modifier une prestation existante ou d'en créer un nouveau.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Prestation 


Le système envoie-t-il des rappels ?

Oui, Garage Hive peut envoyer des rappels de contrôle technique (MOT), de service, et de réservation automatisés.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Configuration des notifications client 


Comment puis-je changer un mode de paiement si un ordre de réparation a été publiée ?

Si vous avez publié une fiche de travail avec un mode de paiement incorrect, vous devez utiliser l'option de document Correction. Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Annulation et correction d'un ordre de réparation 


Puis-je définir des remises spécifiques pour différents clients ?

Oui, vous pouvez définir des remises spécifiques sur la main-d'œuvre et les pièces pour tous les clients ou groupes de clients.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Tarification et remises 


Puis-je définir des majorations ou marges spécifiques sur les pièces ?

Oui, vous pouvez configurer des majorations et/ou marges pour une pièce spécifique ou une catégorie d'articles.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Créer une fiche article 


Puis-je diviser un ordre de réparation ?

Oui, un ordre de réparation peut être divisée. Voir les instructions étape par étape ci-dessous.
    Depuis l'ordre de réparation, sélectionnez Accueil, puis Diviser le document. Cela vous mènera à la page de division de service.
    Faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet rapide Répartition des lignes de service et décochez les lignes dans la colonne Inclure que vous souhaitez mettre sur une feuille de travail séparée.
    Après avoir décoché ces lignes, allez dans la barre de menu et sélectionnez Séparer.
    Vous verrez alors un message contextuel vous informant du nouveau numéro de feuille de travail pour les lignes que vous avez décochées.
    Vous aurez maintenant deux feuilles de travail ouvertes pour ce client/véhicule.


Comment puis-je savoir à l'avance quand le garage est occupé et quand il est libre dans Garage Hive ?

Garage Hive vous aide à gérer votre atelier en attribuant des créneaux horaires dans le planning, plutôt que des feuilles de travail, afin que vous puissiez facilement voir quand le garage est occupé et quand il est libre.
Voir le lien de l'article ci-dessous pour plus d'informations.
  •  Comprendre le planning de service 


Garage Hive serait-il accessible hors ligne si les serveurs de Garage Hive tombaient en panne ?

Garage Hive ne dispose pas d'un mode hors ligne. Si les serveurs de Microsoft (où le système Garage Hive est hébergé) tombaient en panne, ce qui est extrêmement improbable, je crains que vous deviez vous fier au stylo et au papier jusqu'à ce que le service soit rétabli ; mais Microsoft a un temps de disponibilité de plus de 99,99 %. Des millions de petites entreprises dans le monde utilisent des logiciels cloud.


Garage Hive calcule-t-il la TVA sur les encaissements ou sur les débits ?

En France, il existe deux modes d’exigibilité de la TVA :
  • Avec la TVA sur les encaissements, vous déclarez et payez la TVA en fonction des paiements que vous recevez de vos clients et vous récupérez la TVA sur les paiements que vous effectuez à vos fournisseurs pendant la période de déclaration. Vous ne pouvez donc déclarer ou déduire la TVA qu’une fois les paiements effectivement réalisés dans un sens ou dans l’autre.
  • Avec la TVA sur les débits, la TVA est calculée et devient exigible au moment où les factures sont émises, quel que soit le moment des paiements.
Le régime des débits est généralement préféré pour les garages, car un garage doit souvent davantage à ses fournisseurs qu’à ses clients. Cela permet de récupérer la TVA sur les achats dès réception des factures, avant même le paiement des marchandises, ce qui peut améliorer la trésorerie.
Parce que Garage Hive est construit sur Microsoft Dynamics, il ne calcule la TVA que sur une base de débits, même lors de l’exportation vers des systèmes comptables externes. Ainsi, une entreprise qui adopte Garage Hive et utilise actuellement la TVA sur les encaissements devra passer au régime des débits.
En France, le passage du régime des encaissements au régime des débits doit être signalé à votre Service des Impôts des Entreprises (SIE). Lors du changement, vous devez déclarer la TVA devenue exigible, y compris celle relative aux factures déjà émises et non encore réglées par vos clients, selon les modalités de votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12).


Garage Hive utilise-t-il une numérotation séquentielle des factures en France ?

Dans Garage Hive, nous utilisons généralement la même série de numéros pour les ordres de réparation et pour les factures associées. Par exemple, l’ordre de réparation SJ00001 génère la facture SJ00001, etc. Cela permet d’assurer une traçabilité complète et très simple entre l’intervention et la facturation.
Les numéros d’ordres sont créés de manière séquentielle. Toutefois, certains travaux peuvent être facturés avant d’autres : par exemple, l’ordre numéro 6 peut être facturé avant l’ordre numéro 2.
Chaque numéro utilisé reste néanmoins justifiable, même en cas de suppression, car les documents sont archivés dans le système.
En France, le fait d’avoir des écarts apparents dans la séquence des factures est acceptable par l’administration fiscale, à condition que la numérotation soit chronologique, continue dans son principe, et que toute rupture de séquence puisse être expliquée et justifiée (conformément aux exigences du Code général des impôts – article 289).


Comment Garage Hive gère-t-il la numérotation des factures pour le logiciel comptable intégré ?

Voici comment Garage Hive gère l'intégration avec divers logiciels comptables :
  • Sage 50 - Intégration Sage 50, utilise le numéro de facture de Garage Hive comme numéro de facture dans la facture Sage 50.
  • Sage Accounting - Intégration Sage Accounting, attribue son numéro de facture lors du processus d'importation et utilise le numéro de facture Garage Hive comme référence sur la facture.
  • Xero API - Intégration Xero API, utilise le numéro de facture de Garage Hive comme numéro de facture dans la facture Xero API.
  • QuickBooks Online - Intégration QuickBooks Online, utilise le numéro de facture de Garage Hive comme numéro de facture dans la facture QuickBooks.
  • ISuite Expert - Dans le cadre d’une intégration avec ISuite Expert, le numéro de facture généré dans Garage Hive est transmis dans le fichier d’export.Selon le paramétrage du dossier dans ISuite Expert, ce numéro peut être :
  • repris comme numéro de pièce comptable, ou
  • enregistré comme référence de facture, si ISuite Expert applique sa propre séquence interne.
Dans tous les cas, le numéro d’origine de Garage Hive est conservé dans les données transmises, garantissant la traçabilité entre le DMS et la comptabilité.


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