Configuration des documents en ligne
Pour activer les documents en ligne dans votre système, vous devez d'abord contacter l'équipe de support Garage Hive afin que le service puisse être activé. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes à suivre après l'activation du service dans votre système.
Configuration des documents en ligne
Si votre système a déjà le service activé, les étapes suivantes vous aideront à configurer complètement les documents en ligne :
dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Configuration des documents en ligne et sélectionnez le lien associé.
Assurez-vous que le curseur Activé est activé.
Définissez les Heures valides pour les documents en ligne, qui correspondent au nombre d'heures pendant lesquelles le document en ligne prévisualisé ou publié reste valide avant d'expirer.
Définissez le champ Type de ligne de commentaire de service sur Doc en ligne. Ce champ spécifie la notification interne que le document en ligne utilisera ; par exemple, lorsqu'un client approuve le document, le système indique la communication comme un commentaire du Code sélectionné dans le champ.
Pour éviter d'avoir une option Télécharger PDF de l'IV lors de la publication du devis d'inspection du véhicule, comme indiqué ci-dessous…
Activez le curseur Ignorer la publication de l'IV liée au DIV.
Ajoutez un texte d'introduction dans le champ Texte d'introduction d'autorisation de travail à partir de l'onglet rapide intitulé Textes par défaut. Il s'agit du texte qui apparaît en haut du document en ligne qui a été prévisualisé ou publié. Vous pouvez utiliser les Balises de champ pour insérer automatiquement un champ particulier dans le texte.
Ajoutez le texte de pied de page dans le champ suivant, Texte de pied de page d'autorisation de travail. Il s'agit du texte qui apparaît après le rapport dans le document en ligne.
Configuration des notifications client
La configuration des notifications client vous permet de spécifier comment le client recevra le lien des documents en ligne, quand et après combien de temps, ainsi que le corps du message. Voici les étapes à suivre pour la configuration :
À partir de l'icône de recherche, dans le coin supérieur droit, recherchez Notifications client et sélectionnez-le dans les résultats de recherche.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez Autorisation de travail en ligne.
Dans la section Général, vous pouvez définir la Formule de date sur -1J (-1 jour) pour vous assurer que le système envoie le lien au client immédiatement.
Ajoutez le corps du message dans les sections SMS et E-mail, en utilisant les balises de champ fournies pour ajouter un champ spécifique dans le corps du message.
Sélectionnez le curseur à côté des champs Envoyer SMS et Envoyer e-mail pour activer l'envoi de SMS et d'e-mail. Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous permettant de sélectionner un document par défaut pour prévisualiser les messages.
Dans la section Récurrence, sélectionnez les jours où vous souhaitez que le système envoie la notification, et activez la notification client dans la section Général.
Après avoir terminé cette configuration, vous êtes prêt à utiliser la fonctionnalité de document en ligne.
Voir aussi
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