Utilisation de la fonctionnalité d’envoi d’e-mails

Configuration de l'email

Si votre système n'a pas de configuration d'email, vous devez effectuer la configuration avant d'utiliser la fonction d'envoi d'emails :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Comptes Email, et sélectionnez le lien correspondant.
    Sélectionnez Nouveau puis Ajouter un compte e-mail.
    Lisez les informations dans la fenêtre contextuelle, puis appuyez sur Suivant.
    La configuration de l'email utilise le type de compte SMTP. Nous allons expliquer comment configurer un compte email Microsoft Office 365 et un compte email Gmail. Pour accéder à la configuration dont vous avez besoin, cliquez sur l'un des liens ci-dessous.
  •  Configuration du compte email Microsoft Office 365 
  •  Configuration du compte email Gmail 
    Pour configurer la fonctionnalité d'emailing de Garage Hive, référez-vous à cette documentation  Utilisation de Garage Hive Sendgrid .

Configuration du compte email Microsoft Office 365

Il y a deux options pour configurer le compte email Microsoft Office 365, la première est lorsque vous avez activé une méthode de Authentification multi-facteurs, c'est lorsque l'utilisateur doit fournir deux facteurs de vérification ou plus pour accéder à votre compte Microsoft, et la deuxième est lorsque vous n'avez pas activé l'Authentification multi-facteurs. Regardons d'abord le premier scénario.
    Lorsque vous avez activé l'Authentification multi-facteurs, vous aurez besoin d'un Mot de passe d'application que vous obtenez depuis votre compte Microsoft,  lire la suite . Un Mot de passe d'application est un code à 16 chiffres qui donne à l'application Garage Hive la permission d'accéder à votre compte Microsoft.
    Pour obtenir le Mot de passe d'application, connectez-vous à votre compte Microsoft, allez à la  page Mon compte  et sélectionnez Informations de sécurité.
    Sélectionnez Ajouter une méthode de connexion, choisissez Mot de passe d’application dans la liste, puis sélectionnez Ajouter.
    Entrez un nom pour le mot de passe de l’application, puis sélectionnez Suivant ; ce nom aide à différencier le mot de passe de l’application des autres.
    Copiez le mot de passe depuis la page Mot de passe de l’application, puis sélectionnez Terminé.
    Ouvrez la page Configurer l'email dans Garage Hive, choisissez SMTP, puis sélectionnez Suivant.
    Dans la page Configurer le compte SMTP, sélectionnez Appliquer les paramètres du serveur Office 365.
    Saisissez le Nom du compte (ceci peut être le nom de l’utilisateur), le Nom de l’expéditeur (le nom qui apparaît dans l’en-tête de l’email lorsqu’un email est envoyé), votre Adresse e-mail (l’adresse e-mail Microsoft Office 365 à configurer), le Nom d’utilisateur (c’est l’adresse e-mail Microsoft Office 365), puis collez le Mot de passe d’application, que vous avez créé dans votre compte Microsoft, dans le champ Mot de passe.
    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
    Pour confirmer les paramètres, cliquez sur Envoyer un e-mail de test, puis sur Autre et saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail de test. Si un e-mail est envoyé, les paramètres de messagerie sont corrects ; sinon, veuillez contacter l'équipe d'assistance de Garage Hive pour obtenir de l'aide avec la configuration.
    Sélectionnez Terminer pour ajouter l'e-mail.
    Si vous n’avez pas activé la Authentification Multi-facteurs, répétez les étapes 7 et 8 et saisissez le mot de passe de votre compte e-mail au lieu du Mot de passe d’application dans le champ Mot de passe.

Configuration du compte email Gmail

Pour configurer un compte email Gmail :
    Tout d'abord, vous devez générer un mot de passe d'application, depuis votre  compte Google . Un mot de passe d'application est un code à 16 chiffres qui donne à une application Garage Hive la permission d'accéder à votre compte Google. Les mots de passe d'application ne peuvent être utilisés qu'avec des comptes ayant la vérification en deux étapes activée,  en savoir plus .
    Depuis votre compte Google, sélectionnez Sécurité, et sous Connexion à Google, sélectionnez Mots de passe d'application.
    En bas, choisissez Sélectionner une application et sélectionnez Autre (nom personnalisé). Entrez le nom du mot de passe d'application et cliquez sur Générer.
    Copiez le mot de passe d'application généré dans la barre jaune.
    Ouvrez la page Configurer l'email dans Garage Hive, choisissez SMTP, et sélectionnez Suivant.
    Dans la page Configurer le compte SMTP, saisissez le Nom du compte (cela peut être le nom de l’utilisateur), le Nom de l’expéditeur (le nom qui apparaît dans l’en-tête de l’email lorsqu’un email est envoyé), votre Adresse email (l’adresse Gmail à configurer), sélectionnez Authentification comme Basique, le Nom d’utilisateur (c’est l’adresse email Gmail), puis collez le Mot de passe d’application, que vous avez créé dans votre compte Google, dans le champ Mot de passe.
    Pour l’URL du serveur et le Port (port pour SSL), copiez depuis la section Serveur de courrier sortant (SMTP) sur  cette page de Google .
    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
    Pour confirmer les paramètres, cliquez sur Envoyer un email de test, puis sur Autre et saisissez l'adresse email à laquelle vous souhaitez envoyer l'email de test. Si un email est envoyé, les paramètres email sont corrects ; sinon, veuillez contacter l'équipe d'assistance de Garage Hive pour obtenir de l'aide avec la configuration.
    Sélectionnez Terminer pour ajouter l'email.

Envoyer un e-mail depuis un document

La fonction d'envoi d'e-mails est disponible dans les feuilles de travail, les devis, les devis d'inspection de véhicule et les listes de contrôle. Voici comment tirer le meilleur parti de cette fonction :
    Pour utiliser la fonction Email, allez dans la barre de menu du document ;
  • Sélectionnez Imprimer/Envoyer suivi de Email pour les devis, les devis d'inspection de véhicule et les listes de contrôle.
  • Sélectionnez Imprimer/Envoyer puis Envoyer la facture par e-mail ou Envoyer la facture proforma par e-mail pour les feuilles de travail.
    Lorsque vous sélectionnez l'option e-mail, le document est automatiquement joint à l'e-mail. Vous pouvez le trouver en bas de la page sous l'onglet rapide Pièces jointes.
    La signature électronique (qui inclut le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail) ainsi que le logo dans le corps du message électronique sont obtenus à partir de la page Informations sur l'entreprise du système.
    Vous pouvez mettre à jour les informations en recherchant Informations sur l'entreprise dans l'icône de recherche en haut à droite et en sélectionnant le lien correspondant. Les champs à mettre à jour sont : Nom, Numéro de téléphone, Email, ou Image.
    Sous l’onglet Détails de l’email, saisissez l’adresse email à laquelle envoyer dans le champ À et l’objet de l’email dans le champ Objet.
    Vous pouvez maintenant ajouter le corps du Message email du client. Vous pouvez formater le message comme vous le souhaitez en modifiant les formats disponibles en bas du champ Message, tels que la police, la taille de la police, la couleur du texte, etc.
    Lorsque vous avez terminé de modifier l'email, sélectionnez Envoyer l'email dans la barre de menu pour l'envoyer.
    Si vous souhaitez enregistrer l'email en tant que brouillon et y revenir plus tard, cliquez sur le bouton retour et choisissez Conserver comme brouillon dans la boîte d'envoi ; sinon, choisissez Supprimer l'email.

Ajout de modèles de texte pour les e-mails

Pour faciliter la gestion du corps du Message de l’e-mail, vous pouvez créer des Modèles de texte vous permettant de réutiliser un texte similaire dans plusieurs e-mails que vous envoyez.
    Cliquez sur Sélectionner un modèle de texte sous l’onglet rapide Détails de l’e-mail.
    Sélectionnez Nouveau dans la barre de menu.
    Entrez le Code pour le modèle (vous pouvez le nommer en fonction de ce que vous mettez dans le corps du message), sélectionnez Type comme Corps de l'email, puis saisissez le corps du Message dans l'espace d'écriture sous l'onglet rapide Général.
    Pour ajouter un modèle, cliquez sur le lien Sélectionner un modèle de texte sous l’onglet Détails de l’e-mail FastTab, choisissez le modèle, puis cliquez sur le bouton OK.
    Pour insérer le modèle dans le corps du Message, sélectionnez la position souhaitée et appuyez sur les touches Ctrl+V pour coller le modèle.

Joindre un document à l'e-mail

    Vous pouvez joindre un fichier à l'e-mail en faisant défiler jusqu'à l’onglet rapide Pièces jointes et en sélectionnant l’une des options suivantes :
  • Ajouter des documents liés - Vous pouvez joindre des documents liés au document actuel tels que des devis, des devis VI ou des listes de contrôle.
  • Ajouter des fichiers à partir de la sélection par défaut - Vous pouvez joindre des fichiers stockés dans Pièces jointes du scénario d’e-mail.
  • Ajouter un fichier - Vous pouvez joindre divers types de fichiers tels que des PDF, des documents Word, des images, etc., directement depuis votre ordinateur.
  • Ajouter un fichier à partir du document source - Vous pouvez ajouter des documents liés au document source, si le document sur lequel vous travaillez a été créé à partir d’un autre document.

Accéder à la boîte d'envoi des e-mails

Pour accéder aux e-mails brouillons dans la boîte d'envoi :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l'icône de recherche, saisissez Boîte d'envoi des e-mails, et sélectionnez le lien correspondant.
    Choisissez le brouillon d'email que vous souhaitez continuer à modifier. Vous pouvez voir le document à partir duquel l'email a été créé en sélectionnant Afficher la source.

Accéder aux e-mails envoyés

Pour accéder aux e-mails envoyés dans le système :
    Dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez E-mails envoyés, et sélectionnez le lien correspondant.
    Vous pouvez voir l’e-mail envoyé en le sélectionnant dans la liste qui apparaît.
    Sélectionnez Renvoyer si vous souhaitez renvoyer l’e-mail, ou Modifier et envoyer si vous avez fait une erreur et souhaitez la corriger.

Afficher les journaux d'e-mails pour les documents publiés

Vous pouvez suivre combien de copies d'un document publié ont été envoyées par e-mail. Voici comment faire :
    Ouvrez le document publié que vous souhaitez vérifier depuis le menu Documents publiés et archivés dans le Centre de rôle, comme Fiche de travail publiée et Facture de vente publiée.
    Faites défiler vers le bas jusqu'à l’onglet rapide Détails dans le document Feuille de travail publiée que vous avez choisi (cliquez sur Afficher plus pour voir tous les champs).
    Le champ Nombre de documents envoyés par e-mail indique combien de copies de ce document ont été envoyées par e-mail.
    Pour le document Facture de vente publiée, allez à l’onglet rapide Général.
    Lorsque vous cliquez sur le numéro dans le champ Nombre de documents envoyés par e-mail, les Entrées du journal de communication pour ce document s'ouvrent, et vous pouvez voir le client à qui le document a été envoyé, qui l'a envoyé, etc.

Configuration de l'email pour un garage multi-agences

Garage Hive vous permet de configurer des adresses email personnalisées pour chaque agence, vous permettant d'envoyer des emails à partir de documents ou de rappels aux clients en utilisant des adresses email spécifiques à chaque agence. Pour configurer cela :
    Assurez-vous que tous les comptes email de vos agences sont configurés ; voir comment configurer les emails  ici⁠. 
    Puis, dans le coin supérieur droit, choisissez l’icône de recherche, saisissez Emplacements, et sélectionnez le lien correspondant.
    Cliquez sur le Code de la carte de localisation de l'agence où vous souhaitez configurer un e-mail personnalisé.
    Sous l’onglet Général, définissez le champ Type de compte e-mail sur Personnalisé dans la fiche de localisation. Ensuite, cliquez sur le AssistEdit (…) à côté du champ Compte e-mail pour choisir l’adresse e-mail souhaitée.
    Sélectionnez le compte e-mail approprié et cliquez sur OK.
    L'e-mail personnalisé pour la succursale est maintenant configuré. Répétez ce processus pour chaque succursale afin de configurer leurs e-mails respectifs.
    Lorsque vous envoyez un e-mail depuis le système, qu'il s'agisse d'un document ou d'un rappel de réservation, l'adresse "De" par défaut sera l'e-mail que vous avez configuré pour cette succursale.


Globe with Meridians Anglais (Royaume-Uni, Irlande, Île de Man et Îles Féroé). Pour trouver la documentation dans d'autres régions où Garage Hive opère, cliquez  ici.