Encaisser un paiement et comptabiliser un ordre de réparation

Lorsqu'une fiche de travail est terminée, elle doit maintenant être enregistrée afin de mettre à jour les comptes pertinents dans le système. Pour ce faire, vous devez comprendre comment encaisser un paiement sur une fiche de travail, mettre à jour les lignes de la fiche de travail, puis enregistrer la fiche de travail.
Ajout de ressources aux lignes de main-d'œuvre dans une fiche de travail
Avant de poster la fiche de travail, toutes les lignes de main-d'œuvre doivent avoir des informations sur les ressources ajoutées. Il existe plusieurs façons de le faire :
    Si le technicien utilise le bouton Confirmé du technicien sur son appareil, la colonne des ressources sera pré-remplie.
    Si un membre du personnel de la réception connaît le Numéro de ressource du technicien, il peut l’ajouter directement à la ligne de travail puis appuyer sur la touche Tab pour attribuer 100 % de cette ligne de travail à ce technicien spécifique.
    Si plusieurs techniciens travaillent sur le travail ou s'il y a plusieurs lignes de main-d'œuvre sur lesquelles un seul technicien s'est connecté, vous pouvez sélectionner Accueil suivi de Ajouter des ressources aux lignes. Cela répartira soit le temps total passé entre plusieurs techniciens sur toutes les lignes, soit ajoutera 100 % à toutes les lignes de main-d'œuvre pour un technicien spécifique.
    Si vous publiez la fiche de travail sans ajouter les ressources, le message d'erreur suivant s'affichera dans la fenêtre Messages d'erreur.

Mise à jour des numéros et quantités des articles

    Tous les numéros d'article doivent être mis à jour à partir de Article de remplacement, comme DIVERS, vers leurs numéros d'article réels. Assurez-vous que les quantités et les prix des articles restent inchangés.
    Si tous les numéros de pièce avec Élément de remplacement n'ont pas été mis à jour dans la feuille de travail, le message d'erreur suivant s'affichera dans la fenêtre Messages d'erreur lors de la publication de la feuille de travail.
    Toutes les pièces doivent être mises en stock. Si toutes les pièces n'ont pas été acceptées en stock via un bon de commande, vous recevrez un message d'erreur :

Prendre un paiement dans une fiche de travail et la valider

Une fois le travail terminé et les détails financiers corrects, vous avez deux options. Vous pouvez soit prendre le paiement du client et valider la fiche de travail, soit  ajouter des conditions de paiement  à la fiche de travail puis la valider.
Vous pouvez vérifier le résultat de la validation avant de la confirmer en utilisant l'action Aperçu de la validation située dans le menu Paiements/Validation.
Pour encaisser le paiement depuis la fiche de travail :
    Sélectionnez Paiements/Publication dans la barre de menu de la fiche de travail.
    Sélectionnez Encaisser le paiement. Alternativement, vous pouvez sélectionner l’action Publier ; cela ouvrira automatiquement la fenêtre Encaisser le paiement pour vous permettre de saisir les détails du paiement avant que le processus de publication ne soit terminé.
    Saisissez le montant payé dans la ligne de la méthode de paiement correspondant à la méthode de paiement choisie par le client.
    Sélectionnez l'action pertinente dans la barre de menu pour lancer le processus de paiement spécifique requis pour la transaction (par exemple, terminaux de carte, demandes de financement ou Garagelink).
    Vous pouvez consulter d'autres paiements qui ont été appliqués dans le document en sélectionnant l'action Entrées de passerelle de paiement.
    Fermez la page Prendre un paiement. Si vous avez lancé le processus via le bouton Prendre un paiement, sélectionnez l'action Publier dans le menu Paiements/Publications pour terminer. Si vous avez utilisé le bouton Publier initialement, le processus de publication se poursuivra automatiquement.

Publier la feuille de travail sans prendre le paiement

    Faites défiler vers le bas jusqu'à l’onglet rapide Facturation et saisissez le Code des conditions de paiement du client, tel que 10 jours à partir de la facture (10J).
    Ensuite, dans la barre de menu, sélectionnez Paiement/Publication, puis vous pouvez choisir l'une des options suivantes :
  • Publier - Publier/facturer cette feuille de travail sans option d'impression ou d'envoi par e-mail.
  • Publier et Imprimer - Publier/facturer cette feuille de travail et imprimer une copie de la facture.
  • Publier et Envoyer par Email - Publier/facturer cette feuille de travail et envoyer une copie de la facture par e-mail au Client facturé.
Cliquez sur Oui dans la notification contextuelle de voulez-vous publier la feuille de travail ?.

Remarque : Après la publication de la fiche de travail, elle peut être trouvée dans Documents publiés et archivés sous la liste des fiches de travail publiées, accessible depuis le menu de navigation du Centre de rôle.


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